Terug OCMW-raad

Artikel 1.
Zijn goedkeuring te verlenen aan navolgende samenwerkingsovereenkomst wat betreft webapplicatie software loket kinderopvang met Tactics bvba met maatschappelijke zetel te 2950 Kapellen, Starrenhoflaan 14: 

Tussen Tactics bvba met maatschappelijke zetel te Kapellen, Starrenhoflaan 14 en met ondernemingsnummer 0471.174.233, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door Taco Orens, zaakvoerder

en
OCMW Zoersel, met zetel te Zoersel, Handelslei 167 en met ondernemingsnummer 0212.186.807,
OCMW Brecht, met zetel te Brecht, Gasthuisstraat 11 en met ondernemingsnummer 0212.243.522,
OCMW Zandhoven, met zetel te Zandhoven, Liersebaan 12 en met ondernemingsnummer 0212.191.359,
OCMW Wijnegem, met zetel te Wijnegem, Koolsveldlaan 94 en met ondernemingsnummer
0212.183.540,
OCMW Schilde, met zetel te Schilde, Turnhoutsebaan 67 en met ondernemingsnummer 0212.167.704
hierna de klant genoemd,

OVERWEGENDE
Dat de oplossing ‘Software loket kinderopvang’, ontwikkeld door Tactics wordt geïnstalleerd en onderhouden voor de klant.
Dat het de bedoeling is dat de diverse opvangvragen van ouders en toeleiders voor kinderen met een opvangnood centraal via deze applicatie worden geregistreerd en behandeld, hetgeen ook decretaal verplicht is gesteld;
Dat de verschillende opvanginitiatieven die gebruik maken van de webapplicatie thans een overeenkomst opstelden met hun wederzijdse rechten en verplichtingen aangaande het gebruik van de webapplicatie.
WORDT HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN:
Artikel 1 – Verplichtingen Tactics bvba
1. Tactics bvba voorziet dat klant aan individuele gebruikers een niet-exclusief gebruiksrecht voor een of meerdere rechtenniveau(s) van de webapplicatie ‘Loket kinderopvang, zoals omschreven in bijlage 1, kan verlenen.
De webapplicatie Loket Kinderopvang bestaat uit enerzijds een front-office die toegankelijk is voor ouders en toeleiders en anderzijds een back-office die toegankelijk is voor opvanginitiatieven. Deze back-office omvat verschillende modules. Deze modules zijn op maat van individuele opvanglocaties aanpasbaar vanuit een respect voor de autonomie en eigenheid van voorzieningen en de diversiteit op vlak van inschrijvings-, facturatie- en communicatiebeleid, ... .
2. Tactics bvba garandeert een betrouwbare en veilige hosting van de webapplicatie ‘Loket Kinderopvang KLANT op een virtuele applicatieserver, en garandeert de “end-to-end” beschikbaarheid van de applicatie naar de eindgebruiker, zoals gespecificeerd in bijlage 1.
3. Het up to date houden van de webapplicatie is een continu proces.
a. Tactics bvba voert op vraag van gratis regelmatig updates uit om de webapplicatie aan te passen aan nieuwe decretale verplichtingen. Daarnaast kan de klant vragen om updates, patches & bugfixes met als doel de webapplicatie te optimaliseren, uit te voeren. Deze worden uitgevoerd onder de Service Level Agreement (hierna: SLA) of gebeuren tegen betaling (in geval van nieuwe features).
b. Tactics bvba garandeert dat updates, patches en bugfixes die via het bugtrackingsysteem zijn ingevoerd en niet als feature gedefinieerd worden, maximaal binnen de volgende termijnen worden behandeld en opgelost (dag 0 = dag dat het probleem gemeld wordt, mits het gemeld wordt voor 16u. Het gaat over werkdagen):

c. Tactics bvba garandeert dat alle updates, patches en bugfixes (ongeacht of ze gevolgen hebben voor de dienstverlening) in de testomgeving uitvoerig worden uitgetest.
d. Tactics bvba voorziet per update een overzicht van de wijzigingen en nieuwe
functionaliteiten.
e. Updates, patches en bugfixes die gevolgen hebben voor de dienstverlening aan opvangvoorzieningen gebeuren in overleg met de klant, nooit tussen 7u en 18u en nooit tijdens een facturatieperiode (tussen de 31e van de maand en de 10e van de daaropvolgende maand). Tactics bvba informeert de klant via het gezamenlijke bugtrackingsysteem over de voortgang van deze werkzaamheden.
f. Indien het doorvoeren van updates, patches & bugfixes leidt tot een onderbreking van de dienstverlening aan de klant , zal deze hierover voor uitvoering geïnformeerd worden, volgens onderstaande tabel:

g. Er wordt dagelijks, wekelijks en maandelijks een back-up gemaakt van de applicatie door Tactics bvba.

h. Tactics bvba is niet verantwoordelijk voor verlies van data veroorzaakt door handelen van individuele gebruikers, noch kan zij verantwoordelijk gehouden worden voor verlies van data welke ouder is dan 10 jaar. Voor dergelijke data geldt dat de klant en haar gebruikers verantwoordelijk is voor het zeker stellen van data.
3. Tactics bvba voorziet een module waarmee de klant op een gebruiks-vriendelijke manier kant en klare, up to date en relevante beleidsinformatie uit de databank kan trekken.
4. Indien Tactics zou ophouden te bestaan en/of de oplossing voor kinderopvang niet meer zou aanbieden, zal de klant in zee gaan met een andere software-ontwikkelaar. Tactics bvba zal op dat moment aan de klant de volledige database van de klant bezorgen. Tactics bvba garandeert hierbij een overgangstermijn van 12 maanden na ondertekening van het nieuwe contract, zodat de klant en haar individuele gebruikers geen hinder ondervinden van deze leverancierswissel.
5. In geval van opzegging of ontbinding van de overeenkomst door een individuele opvanglocatie heeft deze gedurende een periode van 12 maanden de mogelijkheid om data en content zeker te stellen. De data wordt ter beschikking gesteld via een exportbestand met alle nodige info.
Dit gebeurt steeds in overleg met Tactics bvba.
Artikel 2- Verplichtingen van klant
1. De klant engageert zich om technische problemen, pannes, noodzakelijke updates of optimalisaties,.. te melden aan Tactics bvba.
2. De klant engageert zich om relevante informatie die door Tactics bvba wordt doorgegeven, door te geven aan haar gebruikers.
3. De klant engageert zich om individuele gebruikers een gebruikers- en
vertrouwelijkheidsovereenkomst te laten tekenen
4. De klant engageert zich om personen die hiertoe geen mandaat hebben vanuit een opvanglocatie in geen geval toegang te geven tot (een specifiek rechtenniveau binnen) de applicatie.
5. De klant engageert zich individuele opvanglocaties te ondersteunen bij het gebruik van de webapplicatie, onder meer door de organisatie van
a. ondersteuning en begeleiding, zowel op groepsniveau als individueel op maat van een opvanglocatie, zowel online, telefonisch als fysiek en dit gedurende 5 dagen per week tijdens de kantooruren (van 9u tot 16u).
b. De organisatie van technische vormingssessies in functie van de opstart van nieuwe medewerkers of de ingebruikname van nieuwe modules.
c. Het aanbieden van up to date handleidingen en ondersteunend materiaal
(bijvoorbeeld opvolgingstabel met lopende vragen en gedane updates; informatie
over software-updates, veelgestelde vragen en aanpassingen per mail) die
toegankelijk is via de back-office;
d. De analyse van cijfers
e. Het up to date houden van de noodlijst.
f. de bemanning van het fysieke loket kinderopvang zowel online, telefonisch als fysiek gedurende 5 dagen per week tijdens de kantooruren (van 9u tot 16u), voor ouders en toeleiders die vragen hebben rond kinderopvang.
Artikel 3 - Geheimhouding
1. Beide partijen respecteren de privacy van de aanvrager en leven de wetgeving hieromtrent na (wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en de Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen ivm de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens)
Daarom:
a. worden enkel persoonsgegevens van de aanvrager bevraagd en gebruikt die noodzakelijk of van belang zijn voor de verwerking van een opvangvraag;
b. worden deze gegevens uitsluitend gebruikt voor het verwerken van de opvangvraag en daartoe opgenomen in de betreffende bestanden;
c. worden deze gegevens, zonder uitdrukkelijke en formele toestemming van de aanvrager, niet doorgegeven aan derden;
d. worden enkel algemene gegevens doorgegeven aan derden (bvb. Beleid,
onderzoeksinstellingen) en worden geen gegevens op het niveau van individuele
opvanglocaties of gezinnen doorgegeven zonder toestemming van de klant .
2. De klant sloot bij opstart van de webapplicatie een vertrouwelijkheidsovereenkomst waarin deze bepalingen verder gestipuleerd staan.
3. Tactics bvba garandeert dat de klant bij een doorbreking van de rechtenbeveiliging op de hoogte wordt gebracht en zet alle mogelijke stappen om dit zo snel mogelijk op te lossen.
Artikel 4 – Duur van de overeenkomst
1. Deze overeenkomst geldt voor een periode van onbepaalde duur.
2. De overeenkomst kan door elk van de partijen opgezegd worden mits een opzegperiode in acht wordt genomen van 6 maanden. Opzegging gebeurt door aangetekend schrijven gericht aan de klant of Tactics bvba. Datum van aangetekende zending is de startdatum van de opzegperiode van 6 maanden.
3. In geval van ernstige tekortkomingen van Tactics bvba in het naleven van zijn verplichtingen volgend uit deze overeenkomst, kan de klant de overeenkomst met Tactics bvba met onmiddellijke ingang ontbinden. Indien de webapplicatie ‘Loket Kinderopvang’ langer dan 1 week niet beschikbaar is, zal er 30% van het jaarbedrag onderhoudscontract terugbetaald worden aan de klant.
Artikel 5 – Operationele voorwaarden
1. Voor gebruik van de webapplicatie ‘Loket Kinderopvang geldt een ‘fair use policy’. Zowel de klant als Tactics bvba engageren zich de webapplicatie te gebruiken als een goede huisvader.
2. Gebruik van de webapplicatie ‘Loket Kinderopvang’ in strijd met nationale of internationale wetgeving is verboden.
Artikel 6 - Rechtsmacht
Alle geschillen, die naar aanleiding van deze overeenkomst mochten ontstaan, worden berecht overeenkomstig het Belgische recht. De rechtbanken van Antwerpen zijn als enige bevoegd.

Artikel 2.
Mevrouw Paula Henderickx en mevrouw Annick Smeets, respectievelijk voorzitter OCMW-raad en algemeen directeur, worden gemachtigd deze samenwerkingsovereenkomst te ondertekenen namens OCMW Zandhoven.
Artikel 3.
Het vast bureau wordt gelast met de verdere uitvoering van dit besluit.
Artikel 4.
Een afschrift van deze beslissing zal aan Kina p.v., Sociale dienst OCMW Zandhoven en de dienst Welzijn overhandigd worden.

Artikel 1.
Zijn goedkeuring te verlenen aan navolgende samenwerkingsovereenkomst wat betreft tewerkstelling coördinator met Leren@Vaart vzw, gevestigd te 3018 Wijgmaal, Remylaan 4B:

 Tussen de ondergetekenden,

- Voor het Huis van het Kind Voorkempen:

• Lokaal bestuur Brecht, vertegenwoordigd door Sven Deckers
  (burgemeester) en Annemie Marnef (algemeen directeur)
• Lokaal bestuur Schilde, vertegenwoordigd door Dirk Bauwens
  (burgemeester) en Tine Vervisch (algemeen directeur)
• Lokaal bestuur Wijnegem, vertegenwoordigd door Ivo Wynants
  (burgemeester) en Leen Nagels (algemeen directeur)
• Lokaal bestuur Zandhoven, vertegenwoordigd door Paula Henderickx
  (voorzitter OCMW-raad) en Annick Smeets (algemeen directeur)
• Lokaal bestuur Zoersel, vertegenwoordigd door Liesbeth Verstreken
  (burgemeester) en Kristof Janssens (algemeen directeur)

- Voor Leren@vaart vzw, Remylaan 4B, 3018 Wijgmaal, vertegenwoordigd
door Mia Houthuys, directeur. Dit is een vzw binnen ONS waar de
coördinator tewerkgesteld wordt.

VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST
Het Huis van het Kind Voorkempen is een samenwerkingsverband tussen de lokale besturen Brecht, Schilde, Wijnegem, Zandhoven en Zoersel en andere partnerorganisaties. De erkenning, subsidies en middelen van het Lokaal Loket Kinderopvang zijn toegekend aan dit samenwerkingsverband.
1. Het Huis van het Kind Voorkempen stelt €7500 per jaar ter beschikking aan Leren@vaart vzw (deel van Ferm) voor de tewerkstelling van een coördinator. Leren@Vaart treedt op als de formele werkgever.
2. Het Huis van het Kind Voorkempen stelt Leren@vaart vzw aan als ontvanger en beheerder van de subsidies die toegekend worden aan het Lokaal Loket Voorkempen.
1. Tewerkstelling van de coördinator
Opdracht van de coördinator
- De coördinator ondersteunt het samenwerkingsverband om de doelstellingen van het Lokaal Loket Voorkempen te realiseren.
- Leren@vaart garandeert als werkgever de continuïteit van deze coördinator.
- De coördinator staat in voor de telefoonpermanentie en is beschikbaar voor contactmomenten op afspraak.
- De coördinator begeleidt gezinnen in hun zoektocht naar kinderopvang. We bieden hierbij voorrang aan de gezinnen die via digitale ondersteuning niet geholpen zijn.
- De coördinator houdt alle unieke opvangvragen bij in functie van de rapportering aan de subsidiërende instanties.
Samenwerking met de stuurgroep
- De inhoudelijke aansturing gebeurt door de stuurgroep van het Huis van het Kind Voorkempen. De stuurgroep zorgt voor een goede briefing en afstemming met de coördinator.
- Alle leden van de stuurgroep engageren zich dat de coördinator hen kan contacteren om informatie te geven of mee te denken rond thema’s die aan de orde zijn.
- De coördinator en de stuurgroep bewaken actief dat opdrachten/taken binnen het voorziene budget uitgevoerd kunnen worden.
- De coördinator brengt op transparante wijze verslag uit van de eigen activiteiten aan de stuurgroep.
- De stuurgroep voorziet minstens 1 keer per jaar een overleg met de coördinator over de samenwerking.
Opvolging van het functioneren
- Leren@vaart bewaakt het goed functioneren van de coördinator en waakt erover dat de coördinator in lijn werkt met de doelstellingen en afgesproken werkwijzen van het Lokaal Loket Voorkempen.
- Indien de coördinator voor lange tijd afwezig is, stemt Leren@vaart af met de stuurgroep hoe dit opgelost wordt; Leren@vaart is verantwoordelijk om continuïteit te garanderen.
- Elementen van goed of minder goed functioneren zullen aan Leren@vaart worden gesignaleerd, meer de regiomanager Antwerpen-Noord van Landelijke Kinderopvang, Tulsi Celie.
Garantie van neutraliteit en transparantie
- Alle vormen van communicatie door de coördinator (of wie de coördinator vervangt) worden expliciet in naam van het Lokaal Loket Voorkempen gevoerd.
- Alle kentekenen of verwijzingen naar ONS of verwante organisaties worden weggelaten in de communicatie.
- De coördinator gebruikt uitsluitend het e-mail adres van het Lokaal Loket Voorkempen.
- Inzet van andere personeelsleden van ONS zal eerst afgestemd worden met de stuurgroep.
Vergoeding van de onkosten voor de coördinator
- Het Lokaal Loket Voorkempen voorziet een jaarlijkse bijdrage van €7500 aan Leren@vaart. Hier tegenover staat telefoonpermanentie en een beschikbaarheid van 4 uur per week, flexibel in te zetten.
- Deze bijdrage hangt samen met toegekende subsidies van Kind en Gezin. Bij wijziging van deze subsidies wordt deze bijdrage herzien door de stuurgroep.
- Indien nodig kan de stuurgroep op projectbasis bijkomend budget voorzien. Hiervoor zal telkens een afzonderlijke overeenkomst opgemaakt worden.
2. Financieel beheer
Ontvangen en beheren van subsidies
- Leren@vaart wordt door het Huis van het Kind Voorkempen aangesteld als ontvanger van de subsidies.
- De stuurgroep van het Huis van het Kind Voorkempen beslist hoe de subsidies worden ingezet.
- De coördinator volgt deze subsidies op, bewaakt dat ze conform de voorschriften besteed worden en zorgt voor de verantwoording naar de subsidiërende instanties.
Jaarlijkse begroting en financieel verslag
- Leren@vaart houdt een afzonderlijke boekhouding bij en zorgt voor een overzichtelijk financieel verslag dat makkelijk op te volgen is door de stuurgroep.
- De stuurgroep stelt jaarlijks een begroting op. Deze wordt per kwartaal opgevolgd.
- De coördinator legt jaarlijks een financieel verslag voor aan de stuurgroep.
Duur en opzeg van de overeenkomst
- De overeenkomst is van onbepaalde duur.
- Deze overeenkomst kan te allen tijde beëindigd worden door elk van beide partijen, mits het respecteren van een opzegtermijn van 3 maanden. De opzegging gebeurt door een aangetekend schrijven. De opzegtermijn gaat in op datum van het aangetekend schrijven.
- De overeenkomst is gebonden aan de toegekende subsidies, indien het subsidiebedrag van een van de subsidiërende partners wijzigt, zal deze overeenkomst herzien worden.
- Indien de afspraken van deze samenwerkingsovereenkomst niet nagekomen worden, zullen eerst nadrukkelijke pogingen tot bijsturing ingezet worden. Bij het uitblijven van resultaat kan deze overeenkomst beëindigd worden mits het respecteren van de opzegtermijn.

Artikel 2.
Mevrouw Paula Henderickx en mevrouw Annick Smeets, respectievelijk voorzitter OCMW-raad en algemeen directeur, worden gemachtigd deze samenwerkingsovereenkomst te ondertekenen namens OCMW Zandhoven.
Artikel 3.
Het vast bureau wordt gelast met de verdere uitvoering van dit besluit.
Artikel 4.
Een afschrift van deze beslissing zal aan Kina p.v., Sociale dienst OCMW Zandhoven en de dienst Welzijn overhandigd worden.

Artikel 1.
Zijn goedkeuring te verlenen aan navolgende samenwerkingsovereenkomst wat betreft de boekhouding van het Huis van het Kind Voorkempen met Leren@Vaart vzw, gevestigd te 3018 Wijgmaal, Remylaan 4B: 

Tussen de ondergetekenden,

- Voor het Huis van het Kind Voorkempen:

• Lokaal bestuur Brecht, vertegenwoordigd door Sven Deckers
  (burgemeester) en Annemie Marnef (algemeen directeur)
• Lokaal bestuur Schilde, vertegenwoordigd door Dirk Bauwens
  (burgemeester) en Tine Vervisch (algemeen directeur)
• Lokaal bestuur Wijnegem, vertegenwoordigd door Ivo Wynants
  (burgemeester) en Leen Nagels (algemeen directeur)
• Lokaal bestuur Zandhoven, vertegenwoordigd door Paula Henderickx
  (voorzitter OCMW-raad) en Annick Smeets (algemeen directeur)
• Lokaal bestuur Zoersel, vertegenwoordigd door Liesbeth Verstreken
  (burgemeester) en Kristof Janssens (algemeen directeur)

- Voor Leren@vaart vzw, Remylaan 4B, 3018 Wijgmaal, vertegenwoordigd
door Mia Houthuys, directeur. Dit is een vzw binnen ONS waar de
coördinator tewerkgesteld wordt.

VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST
Het Huis van het Kind Voorkempen is een feitelijke vereniging van partnerorganisaties en de erkenning van het Huis van het Kind is toegekend aan dit samenwerkingsverband. Alle subsidies en middelen zijn eveneens toegekend aan dit samenwerkingsverband.
Het Huis van het Kind Voorkempen stelt Leren@vaart vzw aan als ontvanger en beheerder van de subsidies die toegekend worden aan het Huis van het Kind Voorkempen.
FINANCIEEL BEHEER
Ontvangen en beheren van subsidies
- Leren@vaart wordt door het Huis van het Kind Voorkempen aangesteld als ontvanger van de subsidies.
- Leren@vaart volgt deze subsidies op, bewaakt dat ze conform de voorschriften bepaald door de stuurgroep van het Huis van het Kind Voorkempen besteed worden en zorgt voor de verantwoording naar de subsidiërende instanties.
Jaarlijkse begroting en financieel verslag
- Leren@vaart houdt een afzonderlijke boekhouding bij en zorgt voor een overzichtelijk financieel verslag dat makkelijk op te volgen is door de stuurgroep.
- Op basis van het jaaractieplan wordt er een begroting opgemaakt die goedgekeurd wordt door de stuurgroep.
- De begroting wordt per kwartaal opgevolgd door de stuurgroep en jaarlijks wordt een financieel verslag voorgelegd.
- Leren@vaart bewaakt mee dat binnen het voorziene budget gewerkt wordt.
Vergoeding
Voor deze opdracht ontvangt Leren@vaart een bedrag van 500 euro per jaar vanuit de werking van het Huis van het Kind Voorkempen.
Duur en opzeg van de overeenkomst
- De overeenkomst is van onbepaalde duur.
- Deze overeenkomst kan te allen tijde beëindigd worden door elk van beide partijen, mits het respecteren van een opzegtermijn van 3 maanden. De opzegging gebeurt door een aangetekend schrijven. De opzegtermijn gaat in op datum van het aangetekend schrijven.
- De overeenkomst is gebonden aan de toegekende subsidies, indien het subsidiebedrag van een van de subsidiërende partners wijzigt, zal deze overeenkomst herzien worden.
- Indien de afspraken van deze samenwerkingsovereenkomst niet nagekomen worden, zullen eerst nadrukkelijke pogingen tot bijsturing ingezet worden. Bij het uitblijven van resultaat kan deze overeenkomst beëindigd worden mits het respecteren van de opzegtermijn.

Artikel 2.
Mevrouw Paula Henderickx en mevrouw Annick Smeets, respectievelijk voorzitter OCMW-raad en algemeen directeur, worden gemachtigd deze samenwerkingsovereenkomst te ondertekenen namens OCMW Zandhoven.
Artikel 3.
Het vast bureau wordt gelast met de verdere uitvoering van dit besluit.
Artikel 4.
Een afschrift van deze beslissing zal aan Kina p.v., Sociale dienst OCMW Zandhoven en de dienst Welzijn overhandigd worden.

Artikel 1.
De pensioentoelage voor contractuele personeelsleden bedraagt met ingang van 1 januari 2020 3% van het pensioengevend jaarloon.

Artikel 2.
Een afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan RSZ (Jozef II-straat 47, 1000 Brussel), diensten Financiën en Personeel.