Notulen  Raad voor maatschappelijk welzijn

De OCMW-raad,

Gelet op het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 in het bijzonder artikel 78, tweede lid, 10°.

Gelet op de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016 in het bijzonder artikelen 2, 6°, 43, § 1, tweede lid en 47.

Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten in het bijzonder artikel 15;- dat de OCMW Zandhoven van de mogelijkheid tot afname van één of meerdere raamovereenkomsten via de opdrachtcentrale gebruik kan maken en daardoor vrijgesteld is van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren.

Gelet op zijn beslissing van 28 april 2016 houdende het verhogen van de werkgeversbijdrage, van de maaltijdcheques;- dat het personeelslid recht heeft op maaltijdcheques van 8 euro per gepresteerde werkdag.

Gelet op de opdracht die werd uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschap vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van de administrateur-generaal van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid het agentschap Facilitair Bedrijf (hierna genoemd “aanbestedende overheid”).

Gelet op het bestek nr. 2019/HFB/OP/59092 “ Aanmaken, verdelen, beheren en innen van elektronische maaltijdcheques”;- dat zowel entiteiten en rechtspersonen van de Vlaams overheid alsook lokale besturen hiervan kunnen gebruik maken.

Gelet op de principiële beslissing van het Agentschap Facilitair Bedrijf ondertekend door de heer Frank Geerts, administrateur-generaal op datum van 17 maart 2020 houdende de gunning via een openbare procedure van de overheidsopdracht waarvan het voorwerp bestaat uit “Aanmaken, verdelen, beheren en innen van elektronische maaltijdcheques” aan Edenred Belgium NV;- dat de raamovereenkomst loopt tot en met 30 juni 2024.

Overwegende dat OCMW Zandhoven gebruik wenst te maken van deze raamovereenkomst om volgende redenen:

• de in de raamovereenkomst voorziene elektronische maaltijdcheques voldoen aan de behoefte van het OCMW;
• er in de raamovereenkomst ook de mogelijkheid geboden wordt om in de toekomst ecocheques, cadeaucheques, sport- en cultuurcheques aan te bieden;
• het OCMW zelf geen gunningsprocedure moet voeren wat een besparing aan tijd en geld betekent;
• als gevolg van het schaalvoordeel van zo’n raamovereenkomst, de dienstverleningskost die aan de leverancier van de maaltijdcheques moet worden betaald gevoelig lager is dan de dienstverleningskost die de lokale besturen zouden betalen wanneer zij zelf een (al dan niet gezamenlijke) opdracht uitschrijven voor de toekenning van maaltijdcheques.

Overwegende dat de nodige budgetten voorzien zijn.

Toelichting en binnenkomen zaal

Bij de bespreking van dit agendapunt, hoort de OCMW-raad een tussenkomst van mevr. Suls M., die vraagt over welke besparing het gaat.
Nadat de burgemeester geantwoord heeft op de gestelde vraag, gaat de OCMW-raad over tot de bespreking van het volgend punt van de dagorde.

Na de behandeling van dit punt van de dagorde betreedt dhr. Verelst Luc de zittingzaal en neemt plaats aan de raadstafel.

De OCMW-raad,

Gelet op zijn beslissing van 7 februari 2017 waarbij het projectplan “ondersteuning informatieveiligheid OCMW en/of gemeente” werd goedgekeurd.

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 25 januari 2018 waarbij het informatieveiligheidsbeleid voor gemeente en OCMW in uitvoering van de Algemene Verordening werd goedgekeurd;- dat het informatieveiligheidsbeleid een document is, waaruit het belang blijkt dat gemeente en OCMW hechten aan juiste, volledige en beschikbare informatie om zijn opdracht van maatschappelijk dienstverlening correct en ononderbroken te kunnen uitvoeren;- dat voormeld plan liep van 1 juli 2017 tot en met 31 december 2020.

Overwegende dat de jaarverslagen ter kennis worden voorgelegd aan de OCMW-raad.

Gelet op de jaarverslagen 2019 en 2020.

Toelichting en binnenkomen zaal

Bij de bespreking van dit agendapunt, hoort de OCMW-raad een tussenkomst van dhr. Nagels P., die meedeelt dat er in het verwerkingsregister nog enkele diensten ontbreken.
Nadat de algemeen directeur geantwoord heeft op de gestelde vraag, gaat de OCMW-raad over tot de bespreking van het volgend punt van de dagorde.

De OCMW-raad,

Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen.

Gelet op de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid.

Gelet op de wet van 30 juli 2018 houdende de wet betreffende de bescherming
van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Gelet op de wet van 15 januari 1990 behoudende de oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, in het bijzonder artikelen 24 en 25 die bepalen dat elke aangesloten instelling een informatieveiligheidsconsulent dient aan te stellen en welke taken deze minimaal dient uit te voeren.

Gelet op het decreet betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2008, in het bijzonder artikel 9;- dat elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een instantie naar een andere instantie of naar een externe overheid een protocol vereist, gesloten tussen de betreffende instanties.

Gelet op de verordening 2016/679 (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG.

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 25 januari 2018 houdende de goedkeuring van het informatieveiligheidsbeleid voor gemeente en OCMW in uitvoering van de Algemene Verordening;- dat het informatieveiligheidsbeleid een document is, waaruit het belang blijkt dat gemeente en OCMW hechten aan juiste, volledige en beschikbare informatie om zijn opdracht van maatschappelijk dienstverlening correct en ononderbroken te kunnen uitvoeren;- dat het een formeel document is dat door de informatieveiligheidsconsulent in nauw overleg met de informatieveiligheidscel wordt opgesteld en dat door de gemeente- en OCMW-raad wordt goedgekeurd;- dat het vorige plan liep van 1 juli 2017 tot en met 31 december 2020;- dat het aldus noodzakelijk is om een nieuw beleid met bijhorende risico-analyse, maturiteitsmeting en informatieveiligheidsplan op te maken en ter goedkeuring voor te leggen.

Gelet op zijn beslissing van 7 februari 2017 waarbij het projectplan “ondersteuning informatieveiligheid OCMW en/of gemeente" werd goedgekeurd.

Gelet op zijn beslissing van 8 mei 2018 houdende de goedkeuring van het addendum projectplan “ ondersteuning informatieveiligheid OCMW en/of gemeente” in samenwerking met KINA waarbij bevestigd werd dat de informatieveiligheidsconsulent de functie van DPO mag waarnemen.

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 23 januari 2019 houdende de aanstelling van een DPO.

Overwegende dat het informatieveiligheidsbeleid is opgesteld om te helpen bij het beheren van de (persoonlijke) data in de context van de dagelijkse activiteiten van OCMW en gemeente Zandhoven om tegemoet te komen aan enerzijds de principes van informatieveiligheid en anderszins de regels opgelegd door de Algemene Verordeningen Gegevensbescherming.

Overwegende dat het informatieveiligheidsbeleid loopt tot het einde van de legislatuur.

Overwegende dat de algemeen directeur als verwerkingsverantwoordelijke samen met de data protection officer en informatieveiligheidscel het beleid uittekent;- dat ze driejaarlijks een risico-analyse en maturiteitsmeting maken van de organisatie;- dat op basis van de risico-analyse en maturiteitsmeting een informatieveiligheidsplan met de jaarlijkse acties wordt opgesteld.

Gelet op het informatieveiligheidsbeleid dat wordt voorgelegd.

Overwegende dat met de inhoud van dit ontwerp akkoord kan gegaan worden.

De OCMW-raad,

Gelet op de wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies van 17 juni 2013, en latere wijzigingen.

Gelet op de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sector.

Gelet op de e-mail van V-ICT-OR waarin men toelichting geeft over een dynamisch digitaal aankoopplatform nl. BuyIT Public waardoor lokale besturen in de eerste fase kleine bestellingen voor IT-materiaal kunnen afhandelen op basis van “aanvaarde factuur”;- dat het OCMW Zandhoven lid is van V-ICT-OR en aldus gratis kan inschrijven op dit platform.

Overwegende dat OCMW Zandhoven gebruik wenst te maken van dit platform om volgende redenen:

• dat het een gebruiksvriendelijk instrument is om kleine IT-aankopen vlot, efficiënt en volledig volgens de wetgeving overheidsopdrachten uit te voeren;
• dat de uitgaven voor dit type opdrachten(aanvaarde factuur) van maximaal 30.000 euro excl. BTW per jaar per type product en per leverancier zijn;
• dat er bij iedere zoekopdracht minstens 3 leveranciers zijn die een gelijkaardig product aanbieden;
• dat men niet verplicht is tot enige afname van de raamovereenkomst (geen afnameverplichting).

Overwegende dat de nodige budgetten beschikbaar zijn.

Overwegende dat op vraag van V-ICT-OR 1 persoon of dienst gemandateerd wordt om de aankopen te plaatsen.

OCMW-raad,
Gelet op decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder de artikelen 249, 250, 251, 252, 260 en 262.
Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheercyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, in het bijzonder artikel 30 tot en met artikel 45.
Overwegende dat de dienst Financiën instaat voor de opmaak van het ontwerp van jaarrekening 2020 met inbegrip van de wettelijke rapporten, met name de beleidsevaluatie, de financiële nota en de toelichting. De verschillende diensten staan in voor de inhoudelijke rapportering over het gevoerde beleid.
Overwegende dat met ingang van BBC2020 de jaarrekening over het jaar 2020 een geïntegreerde jaarrekening van de gemeente en het OCMW zal zijn. Met dien verstande dat de volgende procedure bij de vaststelling van de geïntegreerde jaarrekening van toepassing zal zijn. Eerst gaat de OCMW-raad over tot de vaststelling van de jaarrekening 2020, deel OCMW. Vervolgens gaat de gemeenteraad over tot de vaststelling van de jaarrekening 2020, deel gemeente om aansluitend de jaarrekening 2020, deel OCMW goed te keuren.
Overwegende dat vanaf BBC2020 de gemeente en het OCMW geïntegreerde beleidsrapporten opmaken. Dat het in die context geen zin heeft om nog een gemeentelijke bijdrage aan het OCMW te berekenen en weer te geven in de beleidsrapporten. De PDF-schema's mogen ook geen boekingen bevatten voor de onderlinge transacties tussen de gemeente en het OCMW.

Toelichting en binnenkomen zaal

Bij de bespreking van dit agendapunt, hoort de OCMW-raad tussenkomsten van

- dhr. Stulens P., die het volgende verklaart: "Wij willen zeker geen afbreuk doen aan de werkzaamheden van onze financiële directie, maar de jaarrekening vloeit voort uit het gevoerde beleid waarmee we niet steeds akkoord kunnen gaan. Reden waarom we ons wensen te onthouden”.

- dhr. Nagels P., die het volgende verklaart: "Pag 103, onze neus is al dikwijls afgebeten als het gaat over subsidies maar we lezen daar dat de subsidiemanager nog maar net aangekocht is".

Bij de verdere bespreking hoort de gemeenteraad nog een tussenkomst van dhr. De Vlam J..

Nadat de burgemeester geantwoord heeft op de gestelde vragen, gaat de OCMW-raad over tot de bespreking van het volgend punt van de dagorde.

De OCMW-raad,
Gelet op het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder artikel 219.
Overwegende dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert uiterlijk voor 30 juni aan de OCMW-raad.
Gelet op het rapport van de algemeen directeur.

De voorzitter sluit de vergadering.

Gezien er tijdens de raadzitting van heden geen verdere opmerkingen worden gemaakt over de redactie van de notulen van de OCMW-raad van 20 mei 2021, en overeenkomstig art. 32 van het decreet Lokaal Bestuur, zijn de notulen van bedoelde zitting, goedgekeurd.