Notulen  gemeenteraad

LOT

OPPERVLAKTE

WIJZE VAN BEBOUWING

9

568 m²

half open bebouwing

Hoplr
SaaS Overeenkomst

Deze Software-as-a-Service overeenkomst (“SaaS Overeenkomst”) wordt aangegaan door en tussen:

1.

Hoplr NV

met maatschappelijke zetel te Waterhoenweg 3, 9160 Lokeren, België

ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer BE0564.835.057

hierna te noemen: “Hoplr”

EN

2.

Gemeente Zandhoven

met maatschappelijke zetel te Liersebaan 12, 2240 Zandhoven

ingeschreven onder ondernemingnummer BE0207.539.220

hierna te noemen: “Klant”

De partijen worden hierna afzonderlijk aangeduid als een “Partij” of gezamenlijk als de “Partijen”.

Deze SaaS Overeenkomst, met inbegrip van de bijgevoegde Bijlage(n), gaat in op de datum zoals in detail beschreven in de Verkooporders (de “Ingangsdatum”).

1. KADEROVEREENKOMST & RANGORDE

1.1

Deze SaaS Overeenkomst, samen met haar bijlagen, Verkooporders en andere schriftelijk overeengekomen afspraken dient als kaderovereenkomst (“Kaderovereenkomst”) en voorziet in de voorwaarden op grond waarvan Hoplr Diensten kan leveren aan de Klant zoals beschreven in de Verkooporders. Elke Partij kan wijzigingen aan een Verkooporder of de Diensten aanvragen door een schriftelijk verzoek in te dienen bij de andere Partij. De Partijen zullen samenwerken en te goeder trouw onderhandelen om tot een akkoord te komen over de bijzonderheden van de gevraagde wijziging, met inbegrip van de omvang en de aard van de gevraagde wijziging, de impact op de Verkooporder, de daaraan verbonden vergoedingen en de termijn waarbinnen deze wijziging zal worden doorgevoerd. Geen van beide Partijen is gebonden aan een wijzigingsverzoek totdat dit schriftelijk door beide Partijen is goedgekeurd.

1.2

In geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen in de verschillende documenten die de Kaderovereenkomst vormen, is de volgende rangorde van toepassing (i) Verkooporder, (ii) de SaaS Overeenkomst en haar bijlagen, (iii) elke andere schriftelijk gemaakte afspraak bij de Kaderovereenkomst, tenzij een document in de rangorde expliciet afwijkt van een geldend document, onder verwijzing naar de specifieke clausule waarvan wordt afgeweken. De Partijen komen overeen dat deze SaaS Overeenkomst integraal deel zal uitmaken van de Kaderovereenkomst.

2. DEFINITIES

Begrippen die in deze SaaS Overeenkomst met hoofdletter worden gebruikt, moeten worden geïnterpreteerd zoals in dit artikel of elders in de Overeenkomst gedefinieerd.

2.1.

“Verkooporder” betekent elk wederzijds overeengekomen, schriftelijk verkooporder, ondertekend tussen Hoplr en Klant. Elk verkooporder wordt van kracht wanneer deze is ondertekend door zowel Hoplr als de Klant, als een document dat integraal deel uitmaakt van de Kaderovereenkomst.

2.2.

“Documentatie” betekent alle documentatie die door Hoplr wordt verstrekt met betrekking tot het gebruik van de Dienst.

2.3.

“Klantgegevens” betekent gegevens, informatie of materiaal verstrekt of ingediend door de Klant of zijn gebruikers aan Hoplr via de Dienst.

2.4.

“Persoonsgegevens” betekent informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon.

2.5.

“Kantooruren” betekent van maandag tot vrijdag van 09.00 tot 17.00 uur (CET), met uitzondering van de Belgische feestdagen of compensatiedagen voor feestdagen die in het weekend vallen.

3. LICENTIE EN INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN

3.1.

Onderhevig aan de bepalingen en voorwaarden in deze SaaS Overeenkomst en de tijdige betaling van de Kosten door de Klant, verleent Hoplr hierbij aan de Klant een verlengbare, persoonlijke, beperkte, niet-exclusieve, niet-overdraagbare, niet-toewijsbare licentie, zonder recht om sublicenties te verstrekken op de online dienst van Hoplr zoals meer in detail beschreven in de Verkooporder (de “Dienst”) gedurende de Termijn. De voornoemde licentie wordt vanaf de Ingangsdatum verleend. Hoplr behoudt zich het recht voor om, geheel naar eigen goeddunken, van tijd tot tijd, zonder voorafgaandelijke kennisgeving aan de Klant, aanpassingen en updates aan de functionaliteit en/of de documentatie van de Dienst door te voeren.

3.2.

De Klant heeft niet het recht om (i) de Dienst geheel of gedeeltelijk voor andere doeleinden te gebruiken dan voor de doeleinden vermeld in deze SaaS Overeenkomst, noch om diensten ter beschikking te stellen aan Derden die gebruik maken van de Dienst; (ii) de broncodes, onderliggende ideeën, onderliggende gebruikersinterfacetechnieken of algoritmen van de Dienst op enigerlei wijze te decompileren, te demonteren, reverse engineeren of om te proberen om de broncode te reconstrueren, te identificeren of te ontdekken, of om het voormelde openbaar te maken; (iii) de Dienst op enigerlei onwettige, illegale, frauduleuze of schadelijke wijze te gebruiken of (iv) voor onwettige, illegale, frauduleuze of schadelijke doeleinden of activiteiten.

3.3.

Hoplr en zijn leveranciers behouden alle intellectuele eigendomsrechten, rechten en belangen in en op de Dienst. Alle rechten in en op de Dienst die niet uitdrukkelijk in deze SaaS Overeenkomst aan de Klant zijn toegekend, zijn voorbehouden aan Hoplr. Er wordt geen andere licentie verleend aan de Klant dan voor het gebruik van de Dienst die in deze SaaS Overeenkomst uitdrukkelijk is vermeld. De naam en het logo van Hoplr, en de productnamen verbonden aan de Dienst zijn handelsmerken van Hoplr of derden, die niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Hoplr mogen worden gebruikt. Er wordt geen maatwerk verricht onder deze Kaderovereenkomst.

4. KOSTEN EN BETALINGSVOORWAARDEN

4.1.

De Klant stemt in met de betaling van de kosten uiteengezet in de Verkooporder (de “Kosten”). Deze Kosten zijn jaarlijks herzienbaar door Hoplr. Enige herziening van de Kosten door Hoplr zullen steeds ter kennis worden gebracht van de Klant. De Klant zal binnen een termijn van dertig (30) dagen volgend op deze kennisgeving de mogelijkheid hebben om deze Kaderovereenkomst te beëindigen. Bij gebrek aan enige reactie binnen voormelde termijn zal de Klant geacht worden de herziening van de Kosten door Hoplr te hebben aanvaard.

4.2.

Hoplr factureert het gebruik van de Dienst overeenkomstig de Verkooporder. Alle betalingsverplichtingen zijn niet-annuleerbaar en betaalde bedragen worden niet terugbetaald. Alle facturen voor kosten op grond van deze Overeenkomst zijn verschuldigd en opeisbaar binnen dertig (30) dagen na de factuurdatum. De verschuldigde bedragen zijn exclusief de toepasselijke belastingen, heffingen, of rechten, en alleen de Klant is verantwoordelijk voor de betaling van die bedragen. Alle bedragen moeten in euro worden betaald. Op elk bedrag dat niet betaald is op de vervaldag, is rente verschuldigd tegen de rentevoet van één procent (1%) per maand.

5. KLANTGEGEVENS

5.1.

De Klant is te allen tijde alleen verantwoordelijk voor de nauwkeurigheid, kwaliteit, integriteit, rechtmatigheid, betrouwbaarheid, geschiktheid van en de auteursrechtelijke toestemmingen voor alle Klantgegevens en zal Hoplr vrijwaren van enige schade die voortkomt uit het gebruik van dergelijke Klantgegevens. Hoplr zal de Klantgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken dan voor het verlenen van de Diensten aan de Klant, voor het rapporteren van gebruikersstatistieken en voor het verbeteren van de Dienst.

5.2.

De Klant zal alle wetten respecteren die van toepassing zijn op de Klantgegevens en het gebruik van de Dienst, inclusief, maar niet beperkt tot wetten die betrekking hebben op de gegevensbescherming. Hoplr behoudt zich het recht voor om deze Kaderovereenkomst te beëindigen wanneer de Klant de bepalingen in dit artikel schendt.

5.3.

Onderhevig aan de voorwaarden in deze Kaderovereenkomst, verleent de Klant aan Hoplr een niet-exclusieve, royaltyvrije, overdraagbare en sublicentieerbare licentie om Klantgegevens te gebruiken, te kopiëren, op te slaan, te verzenden en weer te geven, in de mate dat dit noodzakelijk is om de Dienst te verlenen en in stand te houden.

6. GEGEVENSBESCHERMING

Indien Hoplr Persoonsgegevens verwerkt in verband met en bij het uitvoeren van zijn verplichtingen uit hoofde van deze Kaderovereenkomst, komen de Partijen uitdrukkelijk overeen dat de Klant verwerkingsverantwoordelijke zal zijn vis-à-vis Hoplr en dat Hoplr zal optreden als verwerker. Partijen verbinden zich ertoe om hiertoe een verwerkersovereenkomst te sluiten op de Ingangsdatum. Deze verwerkersovereenkomst maakt integraal deel uit van de Kaderovereenkomst, ongeacht of deze verwerkersovereenkomst op initiatief van Hoplr of van de Klant wordt afgesloten.

7. GARANTIE VAN DE SERVICE LEVELS

Hoplr garandeert gedurende de Termijn van deze Kaderovereenkomst, dat de Dienst voldoet aan de service levels vermeld in Bijlage A.

8. SCHADELOOSSTELLING

8.1.

De Klant gaat ermee akkoord Hoplr (en haar kaderleden, directeurs, werknemers en agenten) te verdedigen, schadeloos te stellen en te vrijwaren van en tegen alle claims, acties of eisen van derden (inclusief, maar niet beperkt tot schadevergoedingen en redelijke juridische en boekhoudkundige kosten) die voortvloeien uit Klantgegevens die een inbreuk vormen op de rechten van Derden (inclusief de schending van intellectuele eigendomsrechten).

8.2.

Hoplr zal de Klant (en haar kaderleden, directeurs, werknemers en agenten) verdedigen, schadeloosstellen en vrijwaren van en tegen alle kosten, aansprakelijkheid, verliezen en uitgaven die voortvloeien uit een gegronde en onderbouwde claim, rechtszaak, actie of proces van een derde als gevolg van een inbreuk op de Europese intellectuele eigendomsrechten door de Dienst (ander dan als gevolg van Klantgegevens). In geval van een dergelijke claim, kan Hoplr, geheel naar eigen goeddunken, (i) een kosteloze licentie verwerven die de Klant beschermt tegen een dergelijke claim, of (ii) de Dienst vervangen door een niet inbreuk makende Dienst, of (iii) wanneer geacht wordt dat deze middelen niet haalbaar zijn, kan Hoplr de Dienst en deze Kaderovereenkomst zonder fout beëindigen, onder voorbehoud dat in geval van zo een beëindiging, de Kosten die de Klant heeft betaald voor Diensten die nog niet verleend zijn op de datum van beëindiging, hem pro rata worden terugbetaald. Dit artikel bepaalt de enige en exclusieve rechtsmiddelen van de Klant voor inbreuken of beweerdelijke inbreuken.

9. DISCLAIMER EN BEPERKINGEN

9.1.

Voor zover Hoplr weet, bevat de Dienst bij levering aan de Klant geen schadelijke softwarecomponenten of data (elk een “Virus”) en zal Hoplr niet bewust in de Dienst Virussen of andere routinematige software programmeren die ontworpen zijn voor een niet geautoriseerde toegang tot de computersystemen van de Klant of om de computersystemen op een andere manier te beschadigen.

9.2.

Disclaimer. Tenzij uitdrukkelijk bepaald in Artikel 9.1, geeft Hoplr geen expliciete of impliciete garanties met betrekking tot het gebruik of de prestaties van de Dienst. Hoplr geeft geen garantie inzake de compatibiliteit van de dienst met applicaties, programma's of platformen die niet specifiek als compatibel met de Dienst zijn aangeduid.

9.3.

Soorten schade. Voor zover wettelijk toegestaan onder de toepasselijke wetgeving, zijn Partijen niet aansprakelijk tegenover elkaar voor gelijk welke speciale, indirecte, of gevolgschade van welke aard, inclusief, maar niet beperkt tot, schade of kosten als gevolg van winstderving, verlies van data afkomstig van Klantgegevens, omzetverlies, verlies van goodwill, productie of gebruik, bedrijfsschade, aanschaf van vervangende diensten, of lichamelijke of materiële schade voortvloeiend uit of verband houdend met deze Kaderovereenkomst.

9.4.

Onverminderd Artikel 9.2 en 9.3 van deze SaaS Overeenkomst, in het geval dat een Partij aansprakelijk wordt gesteld, zal haar aansprakelijkheid die voortvloeit uit of verband houdt met deze SaaS Overeenkomst, ongeacht de rechtsvordering of aansprakelijkheidstheorie, of deze nu gebaseerd is op een onrechtmatige daad, contract of anderszins, de Kosten die de Klant uit hoofde van deze Kaderovereenkomst heeft betaald tijdens de 12 (twaalf) maanden voorafgaand aan de gebeurtenis, die aanleiding geeft tot de aansprakelijkheid van een Partij, niet overschrijden.

10. VERTROUWELIJKHEID

10.1.

“Vertrouwelijke Informatie” betekent niet-openbare informatie, technische gegevens of knowhow van een Partij en/of zijn filialen, die aan de tegenpartij is schriftelijk of in materiële vorm is verstrekt onder deze Kaderovereenkomst. Mondelinge openbaarmaking wordt ook geacht Vertrouwelijke Informatie te zijn indien het vertrouwelijke karakter redelijkerwijze verondersteld kan worden of wanneer de vertrouwelijkheid op het moment van de openbaarmaking wordt bevestigd.

10.2.

 Niettegenstaande het voorgaande, omvat Vertrouwelijke Informatie geen informatie die: (i) reeds in het bezit is van de ontvangende Partij en die niet onderworpen is aan een geheimhoudingsplicht tegenover de Partij die de informatie verstrekt; (ii) onafhankelijk is ontwikkeld door de ontvangende Partij; (iii) openbaar is gemaakt, maar niet door schuld van de ontvangende Partij; (iv) rechtmatig door de ontvangende Partij werd vernomen van een Derde, die niet aan een geheimhoudingsverplichting onderworpen is; (v) met de schriftelijke toestemming van de Partij die de informatie verstrekt werd vrijgegeven; of (vi) bekend is gemaakt op grond van een wettelijke verplichting, regelgeving of gerechtelijk bevel, op voorwaarde dat de ontvangende Partij, de Partij die de informatie heeft verstrekt onmiddellijk op de hoogte stelt van zo een eis en samenwerking verleent om met alle middelen een beschermend bevel of gelijkaardige behandeling te bewerkstelligen.

10.3.

Geen van de Partijen gebruikt de Vertrouwelijke Informatie van de tegenpartij, behalve wanneer dit redelijkerwijze nodig is voor de uitvoering van deze SaaS Overeenkomst. Elke Partij zal de Vertrouwelijke Informatie van de andere Partij geheim houden met middelen die niet minder restrictief zijn dan de middelen die hij gebruikt voor zijn eigen vertrouwelijk materiaal. Elke Partij stemt ermee in de Vertrouwelijke Informatie van de tegenpartij niet openbaar te maken aan andere personen dan zijn werknemers of onderaannemers die gebonden zijn aan een geheimhoudingsplicht en diezelfde Vertrouwelijke Informatie nodig hebben om de verplichtingen van de Partij uit hoofde van deze Kaderovereenkomst te kunnen uitvoeren.

10.4.

Bij beëindiging of het verstrijken van de Kaderovereenkomst, tenzij anders schriftelijk of anderszins overeen is gekomen in de Kaderovereenkomst, zal elke Partij op verzoek van de Partij die de Vertrouwelijke Informatie openbaar maakt: ofwel (i) alle Vertrouwelijke Informatie van de Partij die de Informatie openbaar heeft gemaakt, evenals alle kopieën in het bezit of onder controle van de ontvangende Partij, terugbezorgen aan de Partij die de Informatie openbaar heeft gemaakt; ofwel (ii) alle Vertrouwelijke Informatie en kopieën ervan in het bezit of onder controle van de ontvangende Partij vernietigen. De ontvangende Partij zal vervolgens op verzoek van de Partij die de informatie openbaar heeft gemaakt, schriftelijk verklaren dat de ontvangende Partij, zijn werknemers of agenten geen kopieën hebben bewaard.

10.5.

Wanneer een Partij in een procedure gevraagd of verplicht wordt de Vertrouwelijke Informatie van de Partij die de Vertrouwelijke Informatie openbaar heeft gemaakt te onthullen, dient deze Partij, wanneer dit wettelijk is toegestaan, onmiddellijk de Partij die de informatie openbaar heeft gemaakt te informeren, om deze, in staat te stellen deze vordering te betwisten.

11. TERMIJN EN BEËINDIGING

11.1.

De initiële looptijd van deze Kaderovereenkomst vangt aan op de Ingangsdatum voor een periode van één (1) jaar (“Initiële Termijn”). Deze Kaderovereenkomst wordt automatisch verlengd voor opeenvolgende periodes van één (1) jaar (elke Termijn is een “Verlengde Termijn”), te beginnen na afloop van de Initiële Termijn, tenzij één van de Partijen drie (3) maanden voor het einde van de Initiële Termijn of de huidige Verlengde Termijn, al naargelang, de Kaderovereenkomst schriftelijk opzegt.

11.2.

Elke Partij kan de Kaderovereenkomst met inachtneming van een opzegtermijn van ten minste drie (3) maanden voor afloop van de Initiële Termijn of de op dat moment geldige Verlengde Termijn opzeggen, tenzij de Kaderovereenkomst anderszins vroegtijdig is beëindigd conform de bepalingen in deze SaaS Overeenkomst.

11.3.

Hoplr kan de Kaderovereenkomst onmiddellijk beëindigen door middel van schriftelijke kennisgeving (of geheel naar eigen goeddunken, anderszins de toegang tot de Dienst opschorten) wanneer er sprake is van een ernstige tekortkoming door de Klant van de gebruiksvoorwaarden van de Dienst zoals uiteengezet in artikel 3 of indien de Klant inbreuk maakt op de intellectuele eigendomsrechten van Hoplr. Hoplr kan ook de toegang tot de Dienst opschorten, wanneer de Klant verzuimt een verschuldigd bedrag uit hoofde van de Kaderovereenkomst aan Hoplr te betalen of er niet in slaagt een dergelijk verzuim op te lossen binnen tien (10) dagen na de datum van een schriftelijke ingebrekestelling door Hoplr.

11.4.

Elke Partij mag de Kaderovereenkomst beëindigen door de tegenpartij schriftelijk in kennis te stellen wanneer de tegenpartij de bepalingen van de Kaderovereenkomst ernstig schendt en er niet in slaagt dit verzuim binnen zestig (60) dagen na ontvangst van een ingebrekestelling op te lossen.

11.5.

Elke Partij mag de Kaderovereenkomst beëindigen door de tegenpartij schriftelijk in kennis te stellen, met ingang van de datum waarop deze kennisgeving is afgegeven, wanneer de tegenpartij het onderwerp is van een vrijwillig(e) of onvrijwillig(e) faillissement, insolventie of soortgelijke procedure of anderszins zijn zakelijke activiteiten liquideert of beëindigt.

11.6.

Na beëindiging van de Kaderovereenkomst om welke reden dan ook (i) dient de Klant onmiddellijk alle Kosten en andere bedragen verdiend door of verschuldigd aan Hoplr op grond van de Kaderovereenkomst, tot en met de datum van beëindiging te betalen, (ii) zullen alle gebruiksrechten die zijn verleend aan de Klant op grond van de Kaderovereenkomst, inclusief het recht om de Dienst overeenkomstig artikel 3 te gebruiken, automatisch vervallen. Beëindiging van de Kaderovereenkomst om welke reden dan ook vindt plaats zonder afbreuk aan de rechten of rechtsmiddelen die zijn verworven voorafgaand aan de feitelijke beëindiging.

11.7.

De bepalingen van de Kaderovereenkomst die expliciet of impliciet bedoeld zijn om de beëindiging te overleven, dienen de vervaldatum of de beëindiging van de Kaderovereenkomst te overleven. De Kaderovereenkomst blijft na beëindiging van kracht gedurende de resterende looptijd van de uitstaande Verkooporders.

12. DIVERSEN

12.1.

Toepasselijk recht en jurisdictie. De Kaderovereenkomst zal redelijkerwijze worden geïnterpreteerd conform zijn voorwaarden, zonder duidelijke constructie voor of tegen een Partij en in overeenstemming met de Belgische wetgeving zonder aanleiding te geven tot het Internationaal Privaatrecht. De rechtbanken van Dendermonde hebben exclusieve bevoegdheid inzake geschillen of tegenstrijdigheden die voortvloeien uit of verband houden met de Kaderovereenkomst of het voorwerp van de Kaderovereenkomst.

12.2.

Scheidbaarheid. Als een bepaling van de Kaderovereenkomst door een bevoegde rechtbank ongeldig of niet afdwingbaar wordt verklaard, dan wordt/worden deze bepaling(en) op een dergelijke wijze uitgelegd dat zij zoveel mogelijk de intenties van de ongeldige of onuitvoerbare bepaling(en) weergeeft, terwijl alle andere bepalingen volledig van kracht blijven.

12.3.

Geen agentschap. Er bestaat geen joint venture, partnerschap, dienstverband of agentuurrelatie tussen de Klant en Hoplr op basis van de Kaderovereenkomst of het gebruik van de Dienst.

12.4.

Geen afstand. Het verzuim van een Partij om rechten of bepalingen in de Kaderovereenkomst af te dwingen, vormt geen verklaring van afstand van dat recht of die bepaling, tenzij dit door de betreffende Partij wordt erkend in een schriftelijk akkoord.

12.5.

Overmacht. Tenzij voor wat betreft de betaling door de Klant, zal in geval de uitvoering van de Kaderovereenkomst door één van de Partijen verhinderd, bemoeilijkt, vertraagd of anderszins onuitvoerbaar wordt als gevolg van een overstroming, rellen, brand, gerechtelijke of overheidsmaatregelen, arbeidsconflicten, natuurrampen of andere oorzaken waarover de Partij geen controle heeft, wordt die Partij hiervan vrijgesteld, in de mate dat de uitvoering wordt verhinderd, belemmerd of vertraagd door voornoemde oorzaken.

12.6.

Toekenning. De Kaderovereenkomst mag niet door de Klant worden toegekend zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Hoplr, maar kan door Hoplr worden toegewezen aan (i) een moedermaatschappij of filiaal, (ii) een koper van alle of nagenoeg alle activa van Hoplr die het voorwerp uitmaken van de transacties in de Kaderovereenkomst, of (iii) een opvolger als gevolg van fusie of een andere verbinding. Elke voorgenomen toekenning die in strijd is met dit artikel is ongeldig. De Kaderovereenkomst kan worden afgedwongen door en is bindend voor toegelaten opvolgers en rechtverkrijgenden.

12.7.

Kennisgeving. Elke Partij moet alle kennisgevingen of andere vereiste of toegestane mededelingen uit hoofde van de Kaderovereenkomst, schriftelijk per koerier, gecertificeerde of aangetekende brief (gefrankeerd met ontvangstbevestiging), of door een nationaal erkende exprespostdienst, versturen naar de tegenpartij op het adres dat op de eerste pagina van de Kaderovereenkomst is vermeld. De kennisgeving wordt van kracht na ontvangst of weigering van afgifte. Indien afgifte plaatsvindt door gecertificeerde of aangetekende post, wordt ervan uitgegaan dat deze kennisgeving vijf (5) werkdagen na te zijn gepost is ontvangen, waarbij de poststempel als bewijs geldt. Indien afgegeven door een koerier of exprespostdienst, wordt deze kennisgeving geacht te zijn ontvangen op de datum van afgifte, opgegeven door de koerier of vermeld op het ontvangstbewijs van de exprespostdienst. Elke Partij mag zijn ontvangstadres voor kennisgevingen wijzigen door de tegenpartij te informeren over deze wijziging.

12.8.

Volledige overeenkomst. De Kaderovereenkomst vormt de volledige overeenkomst tussen de Klant en Hoplr en vervangt alle voorgaande of gelijktijdige, schriftelijk of mondelinge, onderhandelingen, discussies of overeenkomsten tussen de Partijen met betrekking tot het voorwerp van de Kaderovereenkomst. Een wijziging in of aanpassing van de Kaderovereenkomst is alleen bindend wanneer die schriftelijk en ondertekend is door de daartoe bevoegde vertegenwoordigers van de Partijen. De hieronder genoemde bijlagen maken integraal deel uit van de Kaderovereenkomst. Indien de tekst van de Overeenkomst en de bijlagen elkaar tegenspreken, dan geldt hetgeen is neergelegd in het hoger vermelde document:

Huishoudelijk reglement

BIJEENROEPING

Artikel 1.

De gemeenteraad vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en ten minste tienmaal per jaar.

Artikel 2.

§ 1.

De voorzitter van de gemeenteraad beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraad en stelt de agenda van de vergadering op.

De voorzitter kan de gemeente- en OCMW-raad bijeenroepen door een gezamenlijke oproeping met als bedoeling de vergaderingen aansluitend te laten doorgaan. Hierbij stelt de voorzitter voor gemeente en OCMW duidelijk onderscheiden agenda’s op.

§ 2.

De oproeping wordt verzonden via het digitale notulensysteem (e-notulen). De dossiers die betrekking hebben op de agenda worden ter beschikking gesteld op de wijze voorzien in art. 9, §1 van dit reglement.

§ 3.

De voorzitter van de gemeenteraad moet de gemeenteraad bijeenroepen op verzoek van:

1. een derde van de zitting hebbende leden
2. een vijfde van de zitting hebbende leden als zes weken na de datum van de vorige gemeenteraad nog geen bijeenroeping is gebeurd. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus
3. het college van burgemeester en schepenen
4. de burgemeester voor zover het verzoek uitsluitend betrekking heeft op de eigen bevoegdheden van de burgemeester.

In hun schriftelijke aanvraag aan de algemeen directeur moeten de aanvragers de agenda vermelden, met voor elk punt een toegelicht voorstel van beslissing, en de datum en het uur van de beoogde vergadering. De algemeen directeur bezorgt vervolgens de voorstellen aan de gemeenteraadsvoorzitter. De aanvraag moet ondertekend zijn door alle leden van de fractie. Deze aanvraag moet ingediend worden, zodanig dat de voorzitter de oproepingstermijnen bepaald in art. 2 van dit reglement, kan nakomen.

De voorzitter roept de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda. De voorzitter kan punten aan de agenda toevoegen.

§ 4.

De oproeping (of gezamenlijke oproeping) wordt tenminste acht dagen vóór de dag van de vergadering bezorgd aan de gemeenteraadsleden.

In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. Het is de bevoegdheid van de voorzitter om die spoedeisendheid vast te stellen.

Een gezamenlijke oproeping in spoedeisende gevallen kan enkel als er zowel voor de gemeenteraad als de OCMW-raad spoedeisende punten zijn.

§ 5.

De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn.

Een gezamenlijke oproeping bevat duidelijk onderscheiden agenda’s voor de gemeenteraad en de OCMW-raad.

Artikel 3.

§ 1.

Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda van de gemeenteraad toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de gemeenteraadsvoorzitter. Noch een lid van het college van burgemeester en schepenen, noch het college als orgaan, kan van deze mogelijkheid gebruik maken.

§ 2.

De algemeen directeur deelt de aanvullende agendapunten zoals vastgesteld door de voorzitter van de gemeenteraad onmiddellijk mee aan de gemeenteraadsleden, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen.

FYSIEK, DIGITAAL OF HYBRIDE

Artikel 4.

§1.

De gemeenteraad kan enkel digitaal vergaderen in volgende uitzonderlijke omstandigheden:

• Een gezondheidscrisis, milieuramp of andere ernstige crisissituatie waarbij het de burgers afgeraden of verboden wordt om samen te komen;
• Een ernstige verstoring van de openbare orde waardoor het voor de raadsleden onmogelijk gemaakt wordt om fysiek te vergaderen.

Dezelfde voorwaarden voor de oproeping gelden als in art. 2 van dit reglement, met daarbij de duidelijk vermelding dat het om een digitale vergadering gaat, inclusief de link met de toegang tot de digitale vergadering.

Is de oproeping voor vergadering reeds verstuurd, dan blijft die geldig, maar wordt op dezelfde wijze een aanvulling gestuurd die duidelijk maakt dat de vergadering enkel digitaal zal doorgaan, inclusief de link met de toegang tot de digitale vergadering. Van die aanvulling kan geen gebruik gemaakt worden om nog bijkomende punten aan de agenda toe te voegen. Ook de bekendmaking voor het publiek wordt op dezelfde wijze als in art. 8, §1 van dit reglement aangevuld.

De voorwaarden uit het besluit van de Vlaamse Regering van 10 september 2021 over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen gelden onverminderd.

Hybride vergaderen is niet toegelaten.

OPENBAAR OF BESLOTEN

Artikel 5.

§ 1.

De vergaderingen van de gemeenteraad zijn in principe openbaar.

§ 2.

De vergadering is niet openbaar als:

1. het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering
2. de gemeenteraad met twee derde van de aanwezige leden en op gemotiveerde wijze beslist tot behandeling in besloten vergadering, in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid.

De vergaderingen over de beleidsrapporten (= het meerjarenplan, de aanpassingen van het meerjarenplan en de jaarrekening) zijn in elk geval openbaar.

Artikel 6.

§1.

De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken.

Bij een gezamenlijke oproeping opent de voorzitter eerst de openbare zitting van de gemeenteraad, waarbij hij de vergadering van de gemeenteraad schorst nadat de agenda van het openbare deel afgewerkt is. Tijdens deze schorsing van de gemeenteraad opent de voorzitter de OCMW-raad waarna de agenda van de OCMW-raad volledig afgewerkt wordt. Na het sluiten van de vergadering van de OCMW-raad, opent de voorzitter het besloten deel van de gemeenteraad.

Als tijdens de openbare vergadering van de gemeenteraad blijkt dat de behandeling van een punt in besloten zitting moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering van de gemeenteraad, enkel met dit doel, worden onderbroken.

Als tijdens de besloten vergadering van de gemeenteraad blijkt dat de behandeling van een punt in openbare zitting moet gebeuren, dan wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt, of in geval van de eedaflegging van een personeelslid kan de besloten zitting, enkel met dat doel, worden onderbroken.

Artikel 7.

De gemeenteraadsleden en alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de gemeenteraad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.

INFORMATIE VOOR HET PUBLIEK

Artikel 8.

Plaats, dag, uur en agenda van de gemeenteraadsvergadering en de agenda ervan worden openbaar bekend gemaakt door publicatie op de webtoepassing van de gemeente. Dit gebeurt uiterlijk acht dagen voor de vergadering.

Indien raadsleden punten aan de agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld, op dezelfde wijze bekendgemaakt.

In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering, op dezelfde wijze bekendgemaakt.

INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN

Artikel 9.

§ 1.

Vanaf de verzending van de oproeping worden op het netwerk van de gemeente voor de raadsleden alle stukken ter beschikking gesteld die horen bij de agenda. In het bijzonder gaat het over de verklarende nota's, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de gemotiveerde ontwerpen van beslissing, tenzij de omvang van het stuk dit niet toelaat.

Ook de nog goed te keuren notulen en het nog goed te keuren zittingsverslag van de vorige vergadering worden op dezelfde wijze ter beschikking gesteld.

§ 2.

De ontwerpen van meerjarenplan, aanpassingen van het meerjarenplan en jaarrekening, worden op zijn minst veertien dagen vóór de vergadering waarop het ontwerp besproken wordt aan ieder lid van de gemeenteraad bezorgd.

Vanaf het ogenblik dat het ontwerp van het beleidsrapport bezorgd is aan de raadsleden, wordt aan hen ook de bijbehorende documentatie ter beschikking gesteld.

Deze stukken worden op dezelfde wijze bezorgd aan de gemeenteraadsleden zoals in art. 9, §1 van dit reglement.

§ 3.

Elk raadslid krijgt een mailbox en e-mailadres van de gemeente. Raadsleden gebruiken enkel dit e-mailadres voor e-mails die te maken hebben met het raadslidmaatschap en gebruiken het e-mailadres ook enkel daarvoor. Het communiceren van partijpolitieke standpunten en algemeenheden naar niet-raadsleden is niet toegelaten. Het automatisch doorsturen van e-mails naar een persoonlijk e-mailadres is verboden. Inhoudelijke dossiers of informatie van het bestuur mogen niet worden doorgestuurd naar private mailboxen, niet gekopieerd worden en niet gedeeld worden via onvoldoende beveiligde platformen zoals Dropbox of Google Drive.

Bij vaststelling van inbreuken op voormelde richtlijnen kan de toegang tot het betreffende e-mailadres ingetrokken worden.

Artikel 10.

Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de vergadering van de gemeenteraad.

Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure.

De raadsleden richten hun verzoek mondeling of per e-mail aan de algemeen directeur. Vragen worden op dezelfde wijze beantwoord als ze gesteld worden, tenzij het raadslid en de algemeen directeur (of het aangewezen personeelslid) anders overeenkomen.

Artikel 11.

§ 1.

De raadsleden hebben, ongeacht de drager, het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten, die het bestuur van de gemeente en het autonoom gemeentebedrijf betreffen.

§ 2.

De notulen van het college van burgemeester en schepenen worden, uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college van burgemeester en schepenen volgend op deze waarop de notulen werden goedgekeurd, ter beschikking gesteld aan de gemeenteraadsleden via een beveiligde toegang.

§ 3.

De briefwisseling gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad en die bestemd is voor de gemeenteraad, wordt meegedeeld aan de gemeenteraadsleden tijdens de volgende raadszitting.

§ 4.

De raadsleden hebben via een beveiligde toegang steeds toegang tot alle volgende documenten die opgemaakt zijn tijdens de huidige bestuursperiode:

• De goedgekeurde notulen van de gemeenteraad;
• De goedgekeurde notulen van het college van burgemeester en schepenen;
• Het register van schriftelijke vragen en antwoorden.

§ 5.

Alle andere documenten en dossiers dan die in art. 9 en art. 11, § 2 tot § 4 van dit reglement, die betrekking hebben op het bestuur van de gemeente, kunnen door de raadsleden op vraag geraadpleegd worden via de beveiligde toegang.

De raadsleden vragen inzage via e-mail aan de algemeen directeur. Daarbij geven ze duidelijk aan welke concrete stukken ze wensen in te zien. Het moet gaan om een vraag die niet onredelijk is. Uiterlijk vijf werkdagen na ontvangst van de aanvraag antwoordt de algemeen directeur via e-mail met een link naar het netwerk van de gemeente waarop de stukken beschikbaar gesteld worden. De stukken worden vanaf dat moment minstens acht dagen beschikbaar gesteld. Indien een raadslid vermoedt dat een opgevraagd stuk onvolledig is, meldt het raadslid dit onmiddellijk aan de algemeen directeur.

Ook als de inzage geweigerd wordt, antwoordt de algemeen directeur binnen dezelfde termijn via een e-mail met daarin de motivering waarom de inzage geweigerd wordt.

§ 6.

De gemeenteraadsleden kunnen via een gelijkaardige procedure en termijnen als in §5 van dit artikel een afschrift verkrijgen van die dossiers, stukken en akten. De gevraagde afschriften worden niet ter beschikking gesteld via het netwerk, maar ter afhaling klaargelegd op het secretariaat van de gemeente. Er wordt geen vergoeding gevraagd voor een geleverd afschrift, tenzij de aanvraag zeer omvangrijk is.

Artikel 12.

De raadsleden hebben het recht de gemeentelijke instellingen en diensten die de gemeente opricht en beheert te bezoeken, ook de instellingen en diensten van de autonome gemeentebedrijven.

Om de algemeen directeur in de mogelijkheid te stellen dit bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden minstens drie dagen vooraf schriftelijk mee welke instellingen of diensten ze willen bezoeken en welke dag en uur hun voorkeur heeft.

Tijdens het bezoek van een inrichting of dienst van de gemeente of het AGB mogen de raadsleden zich niet mengen in de werking. De raadsleden zijn op bezoek en gedragen zich als een bezoeker.

Artikel 13.

De raadsleden hebben het recht aan de voorzitter en het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen over gemeentelijke aangelegenheden. Daarvoor is geen toegelicht voorstel van beslissing nodig.

Raadsleden stellen hun schriftelijke vragen via een e-mail aan de burgemeester en de algemeen directeur. De burgemeester bevestigt meteen via e-mail de ontvangst van de vraag. Binnen de 15 dagen na de ontvangst beantwoordt de burgemeester, of een door de burgemeester aangewezen schepen, via e-mail de vraagsteller. Ook de algemeen directeur ontvangt deze e-mail.

De algemeen directeur neemt deze schriftelijke vragen en antwoorden op in een daartoe bijgehouden register. Dit register wordt via de gemeentelijke webtoepassing ter beschikking gesteld voor de raadsleden.

Raadsleden kunnen hun mondelinge vragen stellen tijdens de raad: het raadslid vraagt het woord wanneer het moment voor mondelinge vragen aangebroken is. Op deze mondelinge vragen wordt ten laatste tijdens de volgende zitting geantwoord door de burgemeester of een schepen.

De mondelinge vragen worden gesteld na afhandeling van de agendapunten van de openbare vergadering van de gemeenteraad waarover gestemd moet worden. Is het conform art. 5, §2 van dit reglement niet mogelijk de vraag te behandelen in het openbare deel van de vergadering, dan wordt die behandeld bij de start van het besloten deel.

QUORUM

Artikel 14.

§ 1.

Vooraleer aan de vergadering van de gemeenteraad deel te nemen, tekenen de leden de aanwezigheidslijst. De namen van de leden die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld.

§ 2.

De gemeenteraad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zitting hebbende leden aanwezig is.

Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan.

Indien tijdens de vergadering het quorum niet meer gehaald wordt, schorst de voorzitter de vergadering voor een kwartier. Stelt de voorzitter na de heropening vast dat er nog steeds niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te vergaderen, dan sluit de voorzitter de vergadering.

§ 3.

De gemeenteraad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.

In de oproeping wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het decreet lokaal bestuur overgenomen.

VERGADEREN

Artikel 15.

§ 1.

De voorzitter zit de vergaderingen van de gemeenteraad voor, en opent en sluit de vergaderingen.

§ 2.

Op vraag van een raadslid, of op eigen initiatief, kan de voorzitter de vergadering schorsen als dat wenselijk is. De duur van de schorsing wordt bepaald door de voorzitter van de raad. Van deze schorsing wordt melding gemaakt in de notulen.

§ 3.

Het laten deelnemen van derde personen aan de vergadering is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in het DLB en de reglementen van de gemeenteraad. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen inzake materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en /of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de voorzitter uitgenodigd te worden.

Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming en mogen het besloten deel van de vergadering enkel bijwonen gedurende de toelichting die ze geven. De voorzitter bepaalt wanneer een derde tijdens de raad het woord krijgt.

§ 4.

De voorzitter van de gemeenteraad geeft bij het begin van de raad kennis van de tot de gemeenteraad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de gemeenteraad aanbelangen.

De gemeenteraad vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij de raad er anders over beslist.

§ 5.

Een punt dat niet op de agenda van de gemeenteraad voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen.

Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige gemeenteraadsleden. De namen van die gemeenteraadsleden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld.

Artikel 16.

§ 1.

Nadat het agendapunt werd toegelicht door de voorzitter, een lid van het college of het raadslid, vraagt de voorzitter van de gemeenteraad welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel.

De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen.

§ 2.

De voorzitter kan op elk moment in de vergadering het woord geven aan de algemeen directeur.

§ 3.

Geen enkel raadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter er anders over beslist.

§ 4.

Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten.

§ 5.

In de volgende gevallen en volgorde krijgt iemand voorrang om te spreken, waardoor de bespreking van de hoofdvraag of het voorstel van beslissing tijdelijk wordt onderbroken:

1. om te vragen dat men niet zal besluiten
2. om de verdaging te vragen
3. om een punt te verwijzen naar een raadscommissie of naar de deontologische commissie;
4. om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden
5. om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden
6. om naar het reglement te verwijzen.

§ 6.

Niemand mag onderbroken worden wanneer hij/zij spreekt, behalve door de voorzitter voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.

Als een gemeenteraadslid, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren.

Dit geldt eveneens voor zij, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter.

Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.

§ 7.

Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest, sluit de voorzitter de bespreking.

Artikel 17.

§ 1.

De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering.

Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen.

§ 2.

Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt.

§ 3.

De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen.

De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en dat proces-verbaal bezorgen aan het openbaar ministerie met het oog op de eventuele vervolging van de betrokkene.

§ 4.

Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortzetting van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten.

Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten.

Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.

STEMMEN

Artikel 18.

§ 1.

Voor elke stemming in de gemeenteraad omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken. De amendementen worden vóór de hoofdvraag ter stemming gelegd.

§ 2.

De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.

§ 3.

De gemeenteraadsleden stemmen niet geheim, behalve in de gevallen:

1. de vervallenverklaring van het mandaat van gemeenteraadslid en van schepen;
2. het aanwijzen van de leden en het beëindigen van deze aanwijzing van de gemeentelijke bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen;
3. individuele personeelszaken.

§ 4.

De voorzitter stemt als laatste, behalve bij geheime stemming.

Wanneer er na de stem van de voorzitter evenveel stemmen voor als tegen het voorstel zijn, dan is er staking van stemmen en is het voorstel verworpen. De stem van de voorzitter is niet doorslaggevend bij staking van stemmen.

Artikel 19.

§ 1.

De gemeenteraadsleden stemmen met handopsteking behalve als een derde van de aanwezige leden de mondelinge stemming vraagt.

§ 2.

De stemming bij handopsteking geschiedt als volgt; nadat de voorzitter het voorwerp van de stemming heeft omschreven zoals bepaald in art. 18 §1 van dit reglement, vraagt hij achtereenvolgens welke gemeenteraadsleden ‘ja’ stemmen, welke ‘neen’ stemmen en welke zich onthouden.

Elk gemeenteraadslid kan slechts éénmaal zijn hand opsteken om zijn keuze duidelijk te maken.

§ 3.

De mondelinge stemming geschiedt door ieder raadslid ‘ja’, ‘neen’ of ‘onthouding’ te laten uitspreken; zij doen dat (met uitzondering van de voorzitter) in volgorde van de fracties.

Artikel 20.

§ 1.

De geheime stemming is een stemming waarbij elk raadslid individueel stemt zonder dat zijn stem identificeerbaar is.

§ 2.

De geheime stemming verloopt in principe via het digitaal stemsysteem, behalve bij het falen van het systeem. In dat geval wordt er gestemd zoals bepaald in paragraaf 3.

§ 3.

Bij een geheime stemming worden vooraf voorbereide stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld.

De gemeenteraadsleden stemmen ‘ja’, ‘neen’ of onthouden zich. Blanco – stembriefjes worden aanzien als onthoudingen en tellen mee voor de berekening van het quorum.

Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter en de jongste twee gemeenteraadsleden. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan.

Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal gemeenteraadsleden, die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk gemeenteraadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen.

Artikel 21.

Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.

Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.

Artikel 22.

§ 1.

De gemeenteraad stemt over het eigen deel van elk beleidsrapport.

Nadat zowel de gemeenteraad als de OCMW-raad elk hun deel van het beleidsrapport hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport goed zoals vastgesteld door de OCMW-raad. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn. De gemeenteraad kan het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de OCMW-raad niet goedkeuren als dat de financiële belangen van de gemeente bedreigt. In dat geval vervalt de eventuele vaststelling van het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de gemeenteraad.

§ 2.

De gemeenteraad stemt telkens over het geheel van het eigen deel van het beleidsrapport (mn. Het meerjarenplan, de aanpassingen van het meerjarenplan en de jaarrekening).

In afwijking daarvan kan elk gemeenteraadslid de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen die hij/zij aanwijst in het gemeentelijke deel van het beleidsrapport. In dat geval mag de gemeenteraad pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming.

Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering van de gemeenteraad.

Is er in de OCMW-raad een afzonderlijke stemming geweest, waardoor de stemming over het geheel verdaagd is naar een volgende vergadering van de OCMW-raad en had de gemeenteraad ervoor zijn deel van het beleidsrapport al vastgesteld, dan vervalt die vaststelling en stelt de gemeenteraad het gewijzigde ontwerp van beleidsrapport vast op een volgende vergadering.

NOTULEN, ZITTINGSVERSLAG EN ONDERTEKENING

Artikel 23.

§ 1.

De notulen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen.

Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit, vermelden de notulen voor elk raadslid of die voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield.

De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig de bepalingen van artikel 277 en 278 van het decreet lokaal bestuur.

§ 2.

De zittingsverslagen van de vergaderingen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, de essentie van de tussenkomsten en van de mondelinge en schriftelijk gestelde vragen en antwoorden.

§ 3.

Als de gemeenteraad een aangelegenheid overeenkomstig artikel 5, §2 en artikel 6 van dit reglement in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld.

§ 4.

Tijdens de vergaderingen van de gemeenteraad mogen geen audio- of audiovisuele opnames gemaakt worden, behalve door wie verantwoordelijk is voor het opmaken van de notulen en het zittingsverslag. Deze opnames zijn geen bestuursdocumenten, maar louter een administratief hulpmiddel. Ze mogen enkel gebruikt en geraadpleegd worden ter ondersteuning van de opmaak van het ontwerpzittingsverslag en de ontwerpnotulen. Vanaf het moment dat de ontwerpnotulen en het ontwerpzittingsverslag opgemaakt zijn, worden de opnames meteen en definitief gewist. Er wordt niet gewacht op de goedkeuring van de ontwerpen.

De raadsvoorzitter kan in uitzonderlijke omstandigheden toch opnames toelaten tijdens het openbare deel van de raadsvergadering. De gemeenteraad wordt daarvan op de hoogte gebracht bij het begin van de vergadering.

Artikel 24.

§ 1.

De notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering zijn, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de vergadering ter beschikking via een beveiligde toegang.

Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen en het zittingsverslag in de zin aangepast.

Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden de notulen door de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur ondertekend. In het geval de gemeenteraad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de gemeenteraad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.

§ 2.

Zo dikwijls de gemeenteraad het gewenst acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door algemeen directeur en de meerderheid van de aanwezige gemeenteraadsleden ondertekend.

Artikel 25.

§ 1.

De reglementen, beslissingen, akten, brieven en alle andere stukken worden ondertekend zoals bepaald in artikel 279 tot 283 van het decreet over het lokaal bestuur.

§ 2.

De stukken, die niet vermeld worden in artikel 279, §1 tot §3 en §5 van het decreet over het lokaal bestuur, worden ondertekend door de burgemeester en medeondertekend door de algemeen directeur. Zij kunnen deze bevoegdheid overdragen conform artikel 280 en artikel 283 van het decreet lokaal bestuur.

FRACTIES

Artikel 26.

§ 1.

Het gemeenteraadslid of de gemeenteraadsleden die op eenzelfde lijst verkozen zijn, vormen één fractie. Een onderlinge vereniging tot één fractie of de vorming van twee fracties is mogelijk, uiterlijk op de installatievergadering, in de gevallen en op de wijze vastgelegd in art. 36, §2 van het decreet lokaal bestuur.

RAADSCOMMISSIES

Artikel 27.

§ 1.

De gemeenteraad kan commissies oprichten die zijn samengesteld uit gemeenteraadsleden. De commissies hebben als taak het voorbereiden van de besprekingen in de gemeenteraadszittingen, het verlenen van advies en het formuleren van voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht. De commissies kunnen steeds deskundigen en belanghebbenden horen.

De bevoegdheden van een commissie wordt door de gemeenteraad bepaald bij de oprichting van deze commissie.

§ 2.

De mandaten in iedere commissie worden evenredig verdeeld over de fracties waaruit de gemeenteraad is samengesteld. De gemeenteraad bepaalt per gemeenteraadscommissie het aantal leden. Deze berekeningswijze geldt voor alle commissies die de gemeenteraad opricht.

De evenredigheid vereist in ieder geval dat de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de fracties waarvan leden deel uitmaken van het college van burgemeester en schepenen steeds hoger is dan de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de andere fracties.

Elke fractie wijst de mandaten toe, die haar overeenkomstig deze berekeningswijze toekomen, door middel van een voordracht, gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad.

Als de voorzitter van de gemeenteraad voordrachten ontvangt voor meer kandidaten dan er mandaten te begeven zijn voor een fractie, dan worden de mandaten toegewezen volgens de volgorde van voorkomen op de akte van voordracht.

§ 3.

Tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de gemeenteraad wordt een fractie geacht eenzelfde aantal leden in de commissies te behouden. Indien één of meerdere leden verklaren niet meer te behoren tot de fractie kan dit lid niet meer zetelen, noch als lid van deze fractie, noch als lid van een andere fractie. Niettemin behouden deze fracties het oorspronkelijke aantal leden in de commissie.

§ 4.

Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht voor elk van de kandidaat-commissieleden ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de fractie waarvan het kandidaatcommissielid deel van uitmaakt. Indien de fractie van het kandidaat-commissielid slechts uit twee verkozenen bestaat, volstaat de handtekening van een van hen. Niemand kan meer dan een akte ondertekenen per beschikbaar mandaat voor de fractie.

§ 5.

Als ten gevolge van de toepassing van de evenredige vertegenwoordiging een fractie niet vertegenwoordigd is in een commissie, kan de fractie een gemeenteraadslid aanwijzen dat als lid met raadgevende stem in de commissie zetelt.

§ 6.

Elke commissie wordt voorgezeten door een gemeenteraadslid. De leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen voorzitter zijn van een commissie. De gemeenteraad duidt de voorzitters van de andere commissies aan.

§ 7.

De commissies worden door hun voorzitter bijeengeroepen. Een derde van de leden van de commissie kan de voorzitter vragen de commissie bijeen te roepen. De oproepingsbrief vermeldt de agenda en wordt naar alle gemeenteraadsleden gestuurd. Deze informatie wordt eveneens bekendgemaakt aan het publiek door publicatie op de webstek van de gemeente.

De commissies kunnen geldig vergaderen, ongeacht het aantal aanwezige leden.

De vergaderingen van de commissies zijn in principe openbaar onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad.

De leden van de commissies stemmen, zoals in de gemeenteraad, nooit geheim, behalve in de gevallen zoals in art. 18 §3 van dit reglement.

De gemeenteraadsleden kunnen, weliswaar zonder stemrecht, de vergaderingen van de commissies, waarvan zij geen deel uitmaken, bijwonen.

De algemeen directeur of de persoon die door hem is aangewezen maakt een aanwezigheidslijst op.

Het ambt van secretaris van elke raadscommissie wordt waargenomen door een of meer personeelsleden van de gemeente, op voorstel van de algemeen directeur, aangewezen door het college van burgemeester en schepenen.

§ 8.

De bijzondere gemeenteraadscommissie (evaluatie ombudsman of -vrouw) en de tuchtcommissie worden voorgezeten door de voorzitter van de gemeenteraad.

De bijzondere gemeenteraadscommissie en de tuchtcommissie vergaderen besloten.

VERGOEDINGEN RAADSLEDEN

Artikel 28.

§ 1.

Aan de gemeenteraadsleden, met uitzondering van de burgemeester en de schepenen, wordt presentiegeld verleend voor volgende vergaderingen waarop zij aanwezig zijn:

1. de vergaderingen van de gemeenteraad
2. de vergaderingen van de gemeenteraadscommissies (incl. deze waarvoor gemeenteraadsleden overeenkomstig art. 37, §3, vierde lid van het decreet lokaal bestuur zijn aangewezen als leden met raadgevende stem)
3. de vergaderingen met de vertegenwoordigers van de intern verzelfstandigde agentschappen

§ 2.

Het presentiegeld bedraagt 260,05 euro voor de vergaderingen van de gemeenteraad. Voor de gemeenteraadscommissies bedraagt het presentiegeld 100 euro, tenzij de gemeenteraadsbeslissing waarbij een raadscommissie wordt opgericht, dit anders bepaalt.

De voorzitter van de gemeenteraad ontvangt een dubbel presentiegeld voor de vergaderingen van de gemeenteraad die hij voorzit.

De in dit artikel vermelde bedragen worden geïndexeerd op basis van de bepalingen van artikel 9 en 18 van het besluit van de Vlaamse regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris.

Artikel 29.

§ 1.

Gemeenteraadsleden kunnen de kosten van studiedagen of vormingscursussen, (ingericht door overheidsinstanties, onderwijsinstellingen of de VVSG), terugvorderen van het gemeentebestuur, voor zover deze cycli of studiedagen noodzakelijk of verrijkend zijn voor de uitoefening van hun mandaat. Deze kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken.

De terugvorderbare kosten mogen niet buitensporig zijn en moeten vergelijkbaar zijn met deze van vormingsinitiatieven voor gemeente- en OCMW-personeel. Ze betreffen in principe enkel vormingscycli of studiedagen in het binnenland.

Er worden geen kosten vergoed voor het behalen van bijkomende diploma’s.

De relevantie en de kostprijs van de vorming worden beoordeeld door de algemeen directeur in overleg met de vormingsambtenaar.

§ 2.

De gemeente sluit een verzekering af om de burgerlijke aansprakelijkheid, met inbegrip van de rechtsbijstand, te dekken die bij de normale uitoefening van hun mandaat persoonlijk ten laste komt van de gemeenteraadsleden.

De gemeente sluit naast de verzekering, vermeld in het eerste lid, de volgende verzekeringen af:

• een verzekering om de bestuurdersaansprakelijkheid te dekken die persoonlijk ten laste komt van gemeenteraadsleden bij de normale uitoefening van hun mandaat, als ze de gemeente vertegenwoordigen als lid van de raad van bestuur of als dagelijks bestuurder in een rechtspersoon indien die rechtspersoon geen bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering heeft afgesloten voor de vertegenwoordigende mandataris;
• een verzekering voor ongevallen die de gemeenteraadsleden overkomen in het kader van de normale uitoefening van hun mandaat

Participatiereglement

In Zandhoven voorziet het lokaal bestuur een aantal kanalen en mogelijkheden voor inspraak en burgerparticipatie.

Artikel 1. Vragen of meldingen

Inwoners kunnen bij de medewerkers van het lokaal bestuur terecht met allerlei vragen, opmerkingen en meldingen, dit kan

• via e-mail;
• per brief;
• telefonisch;
• mondeling (aan de verschillende balies);
• online via het webformulier www.zandhoven.be/iets-melden/.

Hun vraag wordt behandeld conform de bepalingen van het decreet Lokaal Bestuur en de regelgeving inzake openbaarheid van bestuur en de GDPR.

Artikel 2. Openbare onderzoeken

Het lokaal bestuur organiseert op regelmatige tijdstippen openbare onderzoeken voor dossiers in verband met milieu, ruimtelijke ordening,.. hetzij in eigen opdracht, hetzij in opdracht van andere overheidsinstellingen. De inwoners worden op de hoogte gebracht via affiches, eventuele bewonersbrieven, een informatievergadering, website en de digitale nieuwsbrief.

Meer info: www.zandhoven.be/wonen-en-verbouwen/bekendmakingen/

Artikel 3. Verzoekschriften

Iedere burger heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de organen van het lokaal bestuur in te dienen. Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk zijn.

De organen van het lokaal bestuur zijn de raden ( gemeenteraad of OCMW-raad), het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de voorzitter van de raden, het bijzonder comité van de sociale dienst, de voorzitter van het bijzonder comité van de sociale dienst, de burgemeester, de algemeen directeur en elk ander orgaan van het lokaal bestuur dat als overheid optreedt.

De verzoekschriften worden aan het orgaan van het lokaal bestuur gericht tot wiens bevoegdheid de inhoud van het verzoek behoort. Komt een verzoekschrift niet bij het juiste orgaan aan, dan bezorgt dit orgaan het verzoek aan de juiste bestemmeling.

Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van lokaal bestuur behoort, zijn onontvankelijk.

Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als:

1. de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd;
2. het louter een mening is en geen concreet verzoek;
3. de vraag anoniem, d.w.z. zonder vermelding van naam, voornaam en adres, werd ingediend;
4. het taalgebruik ervan beledigend is.

Het orgaan of de voorzitter van het orgaan maakt deze beoordeling. Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet.

Is het een verzoekschrift voor de raad, dan plaatst de voorzitter van de raad het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende raad indien het minstens 14 dagen vóór de vergadering werd ontvangen. Wordt het verzoekschrift later ingediend, dan komt het op de agenda van de volgende vergadering.

De raad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het college van burgemeester en schepenen of vast bureau verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken.

De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meerdere personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door het betrokken orgaan van het lokaal bestuur.

Het betrokken orgaan van het lokaal bestuur verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift.

Artikel 4. Openbaarheid van bestuur

Elk lokaal bestuur is verplicht haar inwoners en klanten zo goed mogelijk te informeren. Dat gebeurt op een actieve manier via de pers, publicaties, het internet, enz. Dit heet actieve openbaarheid van bestuur.

Op de website van het lokaal bestuur zijn o.a. volgende zaken terug te vinden:

• Reglementen en verordeningen
• Politiereglementen
• Agenda’s van de raden
• Notulen en zittingsverslag van de raden
• Verslagen van adviesorganen
• Openbare onderzoeken
• Besluitenlijsten van organen.

Een burger heeft het recht om aan het lokaal bestuur te vragen om inzage, uitleg of een afschrift van bestuursdocumenten te bezorgen. Dat is het principe van passieve openbaarheid. Het lokaal bestuur geeft toegang tot de documenten op vraag.

Iedereen kan bestuursdocumenten opvragen: natuurlijke personen, rechtspersonen, feitelijke verenigingen of groeperingen, bedrijven, … De nationaliteit of de woonplaats van de aanvrager speelt geen rol. Ook overheden kunnen documenten bij andere overheden opvragen.

De aanvraag moet betrekking hebben op bestaande documenten. Er kan dus niet gevraagd worden om:

• gegevens te verzamelen uit dossiers en daaruit een nieuw document op te maken om de aanvraag te beantwoorden
• de gevraagde informatie te verwerken of te analyseren
• bijkomende uitleg op te schrijven
• een samenvatting van een omvangrijk dossier te maken.

Toekomstige documenten kunnen evenmin opgevraagd worden. Als het document niet af is of onvolledig is, moet het niet worden vrijgegeven.

Meer info:  www.zandhoven.be/bestuur-en-participatie/informatie-en-communicatie/openbaarheid-van-bestuur/

Artikel 5. Volksraadpleging

De gemeenteraad kan op eigen initiatief of op verzoek van de inwoners van het lokaal bestuur beslissen om de inwoners te raadplegen.

Voor de voorwaarden en organisatieregels van een volksraadpleging gelden de artikelen 305 tot en met 325 van het decreet Lokaal Bestuur en de daarbij horende uitvoeringsbesluiten. Als de inwoners het initiatief nemen, dan moet dit in Zandhoven gesteund worden door 20% van de stemgerechtigden.

Meer info: www.vlaanderen.be/lokaal-bestuur/verkiezingen-democratie-en-participatie/volksraadplegingen

Artikel 6. Adviesraden

Om het lokaal bestuur te adviseren over het beleid, wordt er een beroep gedaan op diverse adviesraden. Een adviesraad bestaat meestal uit een vooraf afgebakende doelgroep en kent een eigen werking. Het lokaal bestuur vraagt hen regelmatig om een advies te formuleren over één of meerdere vraagstukken.

Een overzicht van de adviesraden, alsook de samenstelling en de verslagen ervan, zijn terug te vinden op de website.

Adviesraden zijn ook inspraakraden voor de burger. Hij wordt vertegenwoordigd door leden van verenigingen en organisaties die lid zijn van een adviesraad. In de meeste adviesraden zijn ook particulieren welkom, als ze een duidelijke link hebben met de betrokken doelgroep.

Meer info: www.zandhoven.be/bestuur-en-participatie/adviesraden/

Artikel 7. Participatietrajecten, infomomenten en bewonersvergaderingen

Om rekening te kunnen houden met de mening van de burger wil het lokaal bestuur bij grotere projecten participatietrajecten, infomomenten of bewonersvergaderingen uitwerken. Het bestuur houdt daarbij rekening met de aard van het project, het mogelijke resultaat en de impact ervan op de buurt en de hele gemeente. Samen met deze betrokken inwoners wil het bestuur tot een optimaal resultaat komen.

Artikel 8. Klachten

Lokaal bestuur Zandhoven vindt een goede dienstverlening cruciaal en keurde daarom op 23 mei 2013 het klachtenreglement goed. De medewerkers stellen alles in het werk om iedereen snel en correct verder te helpen. De klachtenprocedure is een waardevolle bron van informatie over de zwakke en sterke punten in de gemeentelijke dienstverlening waaruit de nodige lessen kunnen getrokken worden.

Elke burger heeft het recht om een klacht in te dienen. Een klacht kan op eender welke wijze worden ingediend:

• via e-mail;
• per brief;
• telefonisch;
• mondeling (aan de balie);
• online via het webformulier www.zandhoven.be/formulieren/klachtenformulier/.

Meer info: www.zandhoven.be/bestuur-en-participatie/informatie-en-communicatie/klachten/

FIETSPOLICY
ONDERWIJS

1. Inleiding

Deze fietspolicy is van toepassing binnen schoolbestuur Zandhoven, hierna genoemd de werkgever. 

De werkgever heeft de mogelijkheid tot fietsleasing geïmplementeerd, waarbij een personeelslid een leasefiets kan verkrijgen. In het voorliggende fietspolicy zijn alle praktische modaliteiten van de fietsleasing voorzien.

Het personeelslid dat kiest voor een leasefiets, verklaart zich uitdrukkelijk akkoord om de bepalingen zoals uiteengezet in onderhavig fietspolicy strikt na te leven. De werkgever behoudt zich het recht voor om de voorwaarden en de keuzemogelijkheden eenzijdig te wijzigen (behoudens de maandelijkse huurprijs), in functie van bijvoorbeeld een aanpassing van het personeelsbeleid of de wijziging van de fiscale of sociale wetgeving die een substantiële impact zou hebben op de fietspolicy of de (para)fiscale behandeling van de leasefiets.

2. Begrippenlijst

Voor de toepassing van deze fietspolicy hebben onderstaande begrippen de volgende betekenis, ongeacht of zij in enkelvoud of meervoudsvorm worden gebruikt:

• Addendum: schriftelijke overeenkomst tussen het personeelslid en de werkgever waarin de inruil van de eindejaarstoelage voor de fietsleasing wordt bevestigd. Dit stemt overeen met de term “bijlage aan de arbeidsovereenkomst” uit de omzendbrief ref. PERS/2024/03.
• Eindejaarstoelage: een bedrag dat jaarlijks wordt toegekend aan de personeelsleden conform het koninklijk besluit houdende toekenning van een eindejaarstoelage aan sommige titularissen van een ten laste van de Schatkist bezoldigd ambt voor prestaties verricht.
• Fietspolicy: dit reglement dat de voorwaarden en modaliteiten van de toekenning van een leasefiets vastlegt.
• Flexbudget: het budget dat bestaat uit de bruto eindejaarstoelage, exclusief werkgeversbijdragen, die het personeelslid niet als netto eindejaarstoelage wil ontvangen, maar bruto wil kunnen besteden aan fietsleasing. Het is geen percentage, maar een concreet bedrag uitgedrukt in euro.
• Intentieverklaring: de schriftelijke verklaring van het personeelslid dat die een deel of het geheel van de bruto eindejaarstoelage niet langer als eindejaarstoelage wil ontvangen, maar als “flexbudget” wil besteden aan fietsleasing. De intentieverklaring is een voorwaarde om een fiets te leasen, maar ze is vrijblijvend tot het moment van bestelling van een fiets. De deadline voor de indiening van de intentieverklaring is voor personeelsleden uiterlijk 31 augustus van het jaar voorafgaand aan het leasingjaar.
• Koninklijk besluit houdende toekenning van een eindejaarstoelage aan sommige titularissen van een ten laste van de Schatkist bezoldigd ambt: de gepubliceerde wetgeving waar de toekenning van de eindejaarstoelage wordt geregeld en het toepassingsgebied voor de fietsleasing wordt vastgelegd. Link: https://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=12603
• Leasingkost: dit is het factuurbedrag dat de huurmaatschappij met een afgesproken frequentie aan het bestuur aanrekent.
• Overnameprijs: de prijs dat het personeelslid verschuldigd is aan de huurmaatschappij wanneer het personeelslid de fiets overneemt in het geval van een vroegtijdig einde. De berekening van het bedrag wordt uiteengezet in artikel 8.2.1 van de fietspolicy.
• Personeelslid/Personeelsleden: de medewerkers, die de cumulatieve voorwaarden vervullen in artikel 3 van de fietspolicy.
• Servicebudget: het budget dat kan worden aangewend om onderhoud en herstelling uit te voeren aan de fiets.
• Termijn van de terbeschikkingstelling: de termijn gedurende dewelke het personeelslid beschikt over de fiets.
• Vroegtijdig einde: het geval waarbij de leasing wordt stopgezet in de periode vanaf de definitieve bestelling van de fiets tot de afloop van de termijn van de terbeschikkingstelling. De modaliteiten bij het vroegtijdig einde worden geregeld in artikel 8.2. van de fietspolicy.
• Verbrekingsvergoeding: de vergoeding die verschuldigd is door het personeelslid aan de huurmaatschappij wanneer de fiets wordt teruggegeven in het geval van een vroegtijdig einde. Het bedrag is afhankelijk van de specifieke situatie van het vroegtijdig einde en de berekening wordt uiteengezet in artikel 8.2.2 van de fietspolicy.

3. Personeelsleden die in aanmerking komen voor een leasefiets

De toetreding tot fietsleasing gebeurt volledig op vrijwillige basis en is slechts mogelijk als het bestuur, waardoor het personeelslid wordt tewerkgesteld, beslist heeft om fietsleasing aan te bieden. Elk personeelslid dat voldoet aan de onderstaande voorwaarden, kan steeds vrij en autonoom beslissen om al dan niet in te stappen in fietsleasing.

• Personeelslid beschikt over voldoende budget voor de vereiste bijdrage over de gehele huurperiode overeenkomstig artikel 4 van de fietspolicy.
• Personeelslid gaat het engagement aan om de leasefiets regelmatig te gebruiken voor (een deel van) de woon-werkverplaatsing.
• Personeelslid valt onder het toepassingsgebied van artikel 8bis van koninklijk besluit betreffende de toekenning van een eindejaarstoelage aan sommige titularissen van een ten laste van de Schatkist bezoldigd ambt.
• Personeelslid is aangesteld als TADD of vast benoemde bij zijn werkgever.
• Personeelslid is 50% of meer tewerkgesteld bij zijn werkgever.
• Personeelslid heeft geen loonbeslag, loonoverdracht, collectieve schuldregeling, beslag omwille van achterstallige alimentatie en/of budgetbeheer.
• Personeelslid zit niet in zijn opzegperiode.

4. Budgetcreatie

4.1

Algemeen

Het personeelslid creëert een flexbudget dat kan worden aangewend voor het verwerven van een leasefiets in het kader van fietsleasing, door een tussen de werkgever en personeelslid overeengekomen tijdelijke stopzetting van het recht op (een deel van) de eindejaarstoelage als netto uitbetaling, hierna genoemd de inruil van eindejaarstoelage. Het flexbudget moet voor de opbouw van de eindejaarstoelage schriftelijk worden vastgelegd door het personeelslid door te beslissen welk aandeel bruto eindejaarstoelage het omzet in flexbudget in een intentieverklaring.

De werkgever stelt een leasefiets ter beschikking aan het personeelslid op voorwaarde dat deze voldoende budget heeft gecreëerd door de inruil van eindejaarstoelage.

De inruil van eindejaarstoelage is van toepassing voor de termijn van de terbeschikkingstelling van de leasefiets. De inruil van eindejaarstoelage en de keuze voor een leasefiets zal worden vastgelegd in een schriftelijk addendum. Het personeelslid aanvaardt dat zijn/haar keuzes gemaakt in het kader van fietsleasing geen verworven rechten doen ontstaan.

De werkgever behoudt zich het recht voor om te allen tijde de terbeschikkingstelling van de leasefiets eenzijdig stop te zetten, in welk geval de inruil van eindejaarstoelage die werd overeengekomen met het oog op het creëren van het vereiste keuzebudget, evenzeer zal worden stopgezet.

Een leasefiets kan niet in veelvoud worden gekozen: het personeelslid kan slechts aanspraak maken op één leasefiets tegelijk in het kader van fietsleasing.

4.2

Voorwaarden bij de creatie van een keuzebudget

Het personeelslid is vrij om deel te nemen aan fietsleasing, in de mate dat de wettelijke en/of reglementair opgelegde beperkingen steeds worden gerespecteerd. Voorwaarden om een keuzebudget te kunnen creëren:

• Het personeelslid beschikt over voldoende eindejaarstoelage die volstaat om het keuzebudget te creëren dat nodig is voor de terbeschikkingstelling van de leasefiets.
• Het personeelslid heeft geen loonbeslag, loonoverdracht, collectieve schuldregeling, beslag omwille van achterstallige alimentatie en/of budgetbeheer.
• Het personeelslid moet onderworpen zijn aan alle takken van de Belgische sociale zekerheid voor personeelsleden.
• Het personeelslid moet (minstens gedeeltelijk) vallen onder de Belgische personenbelasting.

4.3

Verwerking en gevolgen van het keuzebudget op de eindejaarstoelage 

De inruil van eindejaarstoelage gaat in vanaf de eerste dag van de maand waarin de terbeschikkingstelling van de leasefiets een aanvang neemt, en is van toepassing gedurende een periode gelijk aan de huurtermijn, behoudens afwijkende bepalingen in deze fietspolicy.

Het eventuele saldo van de eindejaarstoelage waarop het personeelslid recht blijft hebben en dat niet werd omgezet in flexbudget in de intentieverklaring, wordt uitbetaald op de gebruikelijke wijze als netto eindejaarstoelage. Als het ingezette flexbudget groter blijkt te zijn dan de leasingkosten voor de fiets, dan zal het resterend saldo flexbudget als premie worden uitbetaald.

Bij een terbeschikkingstelling van een leasefiets wijzigt de eindejaarstoelage van het personeelslid. Dit heeft, of kan gevolgen hebben op alle onderstaande componenten die worden berekend op basis van de eindejaarstoelage:

• de opbouw van wettelijk pensioen voor personeelsleden die het onderwijs verlaten als tijdelijk personeelslid (indien het totale jaarsalaris minder bedraagt dan het wettelijk plafond voor de opbouw van het Belgisch wettelijk pensioen);
• enige andere afgeleide rechten die worden berekend op basis van de eindejaarstoelage.

De opbouw van wettelijk pensioen voor vastbenoemde personeelsleden wordt niet beïnvloed door de eindejaarstoelage.

4.4

Dienstonderbrekingen in de loop van de referentieperiode en effecten op de budgetcreatie

Bezoldigde dienstonderbrekingen (d.i. met behoud van loon) geven recht op een eindejaarstoelage. Wanneer deze afwezigheden zich voordoen tijdens de referteperiode voor de berekening van de eindejaarstoelage, dan hebben zij geen invloed op de berekening ervan. Voorbeeld: bezoldigd ziekteverlof, bevallingsverlof, VVP ziekte, verlof wegens (bijzondere) opdracht. De fietslease blijft in deze gevallen doorlopen volgens de in het addendum vastgelegde voorwaarden.

Hetzelfde principe geldt bij dienstonderbrekingen die door de overheid niet bezoldigd worden, maar wel -zonder impact- in aanmerking worden genomen voor de berekening van de eindejaarstoelage. Het gaat onder meer om het onbezoldigd bevallingsverlof en het onbezoldigd ziekteverlof voor tijdelijke personeelsleden. Ook in dat geval blijft de fietslease volgens de overeengekomen voorwaarden verderlopen.

In geval van onbezoldigde dienstonderbrekingen die geen recht geven op een eindejaarstoelage (voorbeeld: VVP, AVP, zorgkrediet, politiek verlof, gedeeltelijke loopbaanonderbreking 50/55+, loopbaanonderbreking specifieke stelsels), gelden volgende modaliteiten:

Wanneer de door de dienstonderbreking herziene eindejaarstoelage niet langer overeenstemt met het vooraf opgegeven flexbudget  (i.c. lager ligt) dan wordt het verschil gefactureerd aan het personeelslid.

De werkgever legt met het personeelslid vast wat de gevolgen zijn voor het behoud van de leasefiets bij de opname van een onbezoldigde dienstonderbreking die niet bijdraagt aan de opbouw van de eindejaarstoelage.

Het personeelslid dient in samenspraak met de werkgever een keuze te maken tussen één van de volgende opties. Aangezien de werkgever belast is met de administratie en facturatie van de netto bijpassing, weegt de keuze van de werkgever hierbij het meeste door:

• Betalen van een netto bijpassing op het einde van het jaar, met behoud van de leasefiets.
• Afkopen van de leasefiets van de huurmaatschappij. Het personeelslid koopt de fiets over aan de overnameprijs, zoals beschreven in artikel 8.2 Vroegtijdig einde huurtermijn.
• Inleveren van de leasefiets bij de huurmaatschappij, mits betaling van de verbrekingsvergoeding,zoals beschreven in artikel 8.2 voorzien vroegtijdig einde huurtermijn. De werkgever zal in voorkomend geval het huurcontract stopzetten.

De werkgever zal een schriftelijke bijlage opmaken waarin deze afspraken worden vastgelegd. Het personeelslid moet deze afspraken bevestigen door het ondertekenen van een schriftelijke bijlage binnen de maand na aanvang van de dienstonderbreking. Bij gebrek aan dergelijke bijlage, zal het personeelslid geacht worden te hebben gekozen voor de onmiddellijke verbreking met betaling van de verbrekingsvergoeding wanneer de afspraken niet worden nagekomen. De verbrekingsvergoeding zal in dit geval berekend worden volgens de berekeningswijze van het voorzien einde contract onder punt 8.2.2 .

5. Bestelvoorwaarden

5.1

Fiets 

Het personeelslid heeft een vrije keuze van type fiets, fietsmerk en fietshandelaar binnen de mogelijkheden van o2o en dient rekening te houden met volgende voorwaarden bij de keuze van de fiets:

• Elke fiets dient voorzien te zijn van een slot met minimum 2 sleutels en 2 sterren volgens de ART-keuring. Opgelet! Deze 2 sleutels moet het personeelslid altijd kunnen voorleggen bij diefstal, dus het is belangrijk om deze goed bij te houden. Het slot moet ook de mogelijkheid bieden de fiets te verankeren aan een extern voorwerp.
• Een speed pedelec elektrische fiets (tot 45 km/h met trapondersteuning) kan enkel gekozen worden wanneer de bestuurder in het bezit is van een geldig rijbewijs (minimum AM-rijbewijs).

5.2

Opties en accessoires 

Het personeelslid heeft een vrije keuze van opties en accessoires gerelateerd aan de fiets, zolang deze op de fiets kunnen bevestigd worden en mee vervoerd worden. Een helm kan steeds gekozen worden.

Volgende zaken zijn hierdoor bijvoorbeeld uitgesloten (niet-limitatief): alle vormen van kledij en schoenen, en een fietsrek voor op de wagen.

6. Gebruiksvoorwaarden

6.1

Gebruik van de fiets 

De keuze van het personeelslid voor een loonpakket met leasefiets zal worden vastgelegd in een addendum. Na ondertekening van deze bijlage kan de gekozen fiets besteld worden.

Zodra de leasefiets is besteld, gaat het personeelslid een bindend engagement aan voor de termijn van de terbeschikkingstelling van de fiets, tenzij het personeelslid beslist om de fiets vroegtijdig over te nemen. Conform de huidige wetgeving zal er geen voordeel alle aard aangerekend worden wanneer de fiets op regelmatige basis wordt aangewend voor woon-werkverkeer, noch voor de berekening van de bedrijfsvoorheffing, noch voor de berekening van de sociale zekerheidsbijdragen.

De werkgever heeft te allen tijde het recht om na te gaan of het personeelslid de leasefiets effectief gebruikt voor het woon-werkverkeer. Indien de leasefiets nooit of slechts zeer sporadisch (bv. een aantal keer per jaar) gebruikt wordt voor woon-werkverkeer, dient deze als een sociaal en belastbaar voordeel te worden beschouwd. Dit voordeel van alle aard wordt bepaald op basis van de werkelijke waarde in hoofde van het personeelslid.

De werkgever volgt steeds de actuele wetgeving rond de bepaling van het voordeel alle aard. Mocht de wetgeving hierrond dus ooit veranderen, dan zal deze steeds toegepast worden. Indien deze wijziging een loonverlies voor het personeelslid tot gevolg heeft, zal de werkgever dit verlies nooit ten hare laste nemen, noch zal het personeelslid hiervoor op enige manier worden gecompenseerd.

Het personeelslid verbindt zich er expliciet toe om bij de jaarlijkse aangifte in de personenbelasting niet de werkelijke beroepskosten te gaan bewijzen, maar hierbij wel telkens de forfaitaire beroepskosten aan te geven. Indien het personeelslid dit toch doet dan zal deze integraal instaan voor eventuele nadelige financiële gevolgen.

Het personeelslid mag de leasefiets voor beroepsdoeleinden, voor woon-werkverkeer of voor zuivere privé-verplaatsingen gebruiken, met uitsluiting van het gebruik voor (sport)wedstrijden, koerierdiensten, professioneel vervoer van personen of voor rekening van derden.

Het personeelslid mag inwonende gezinsleden en collega’s van de werkgever toestaan om met de leasefiets te rijden. Een speed pedelec elektrische fiets (tot 45 km/h) mag enkel gebruikt worden wanneer de bestuurder in het bezit is van een geldig rijbewijs (minimum AM-rijbewijs). De gebruiker moet ook altijd in het bezit zijn van de boorddocumenten. Meer info over 'Wat te doen bij het verlies van speed pedelec documenten' vind je in de Servicefiche Speed pedelec services

6.2

Naleving van de wegcode 

Het personeelslid verbindt zich ertoe de leasefiets te gebruiken conform de wegcode. Bekeuringen voor overtredingen van de wegcode, administratieve sancties en andere kosten ingevolge van onwettelijk of onveilig rijgedrag zijn de verantwoordelijkheid van en uitsluitend ten laste van het personeelslid. Hij/zij moet deze binnen de vereiste termijn betalen.

Indien de bekeuring niet betaald wordt, verklaart het personeelslid zich er mee akkoord dat de werkgever het recht heeft om de bekeuring en eventuele administratieve kosten die zij desgevallend voor rekening van het personeelslid betaalde, terug te vorderen op het loon van het personeelslid als voorschot op loon, overeenkomstig artikel 23 van de loonbeschermingswet.

6.3

Gebruik met zorg

De ter beschikking gestelde leasefiets blijft eigendom van de huurmaatschappij o2o gedurende de hele contractduur en zolang de fiets niet is overgekocht. De leasefiets staat ter beschikking van het personeelslid, in opdracht van de werkgever, gedurende de huurtermijn.

Het personeelslid verbindt zich ertoe om de leasefiets met zorg te gebruiken en te onderhouden. Dit houdt onder meer in dat:

• het personeelslid geregeld de banden van zijn leasefiets oppompt;
• het personeelslid de leasefiets steeds op slot zet en altijd verankert aan een fietsenstalling of een andere vaste inrichting;
• het personeelslid zijn leasefiets minstens eenmaal per jaar aan een grondig nazicht laat onderwerpen en de nodige herstellingen laat uitvoeren;
• het personeelslid de leasefiets op regelmatige basis reinigt;
• het personeelslid de leasefiets bij schade of gebrek, al dan niet door een ongeval, niet verder gebruikt indien dit kan leiden tot verdere schade en dat het personeelslid de leasefiets zo snel mogelijk laat herstellen;
• het personeelslid de leasefiets niet langer gebruikt indien deze wordt teruggeroepen door de producent of invoerder omdat de leasefiets een gebrek vertoont;
• het personeelslid op het einde van de terbeschikkingstelling de leasefiets in correcte staat inlevert.

Bij beschadiging of ongeval is het personeelslid aansprakelijk voor alle daaruit voortvloeiende schade aan derden. De werkgever raadt het personeelslid aan hiervoor een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.

Bij zware inbreuken op de fietspolicy of de verkeersregels door het personeelslid kunnen de huurmaatschappij of de werkgever discretionair beslissen om deze terbeschikkingstelling te schorsen of te beëindigen. In voorkomend geval zal het personeelslid de contractuele verbrekingsvergoeding moeten betalen overeenkomstig artikel 8.2.2 van deze fietspolicy. De verbrekingsvergoeding zal in dit geval berekend worden volgens de berekeningswijze van het voorzien einde contract .

7. Procesflow:  Hoe bestel ik een fiets ?

7.1

Simuleer je bruto eindejaarstoelage

Via de simulatietool van Agodi simuleer je je beschikbare bruto eindejaarstoelage die je kan inzetten als flexbudget voor het bestellen van een leasefiets. Je kan simuleren op basis van een tewerkstellingsregime uit het verleden, of je kan simuleren op basis van een nieuwe, toekomstige situatie. Druk deze simulatie af.

7.2

Maak een myo2o biker account aan

Met de bedrijfslogincode GBSZandhoven en GBSMassenhoven maak je een persoonlijk myo2o Biker account aan op www.o2o.be. Heb je je account aangemaakt? Dan kan je voortaan inloggen met jouw e-mailadres en zelfgekozen wachtwoord.

7.3

Intentieverklaring doorgeven

Je tekent de intentieverklaring en geeft deze voor 31 augustus 2025 af op de dienst Personeel (Liersebaan 12 -2240 Zandhoven) of personeelsdienst@zandhoven.be

samen met de afdruk van punt 7.1.

7.4

Vraag een fietsofferte aan bij de fietshandelaar of online merk

Heb je je fiets, opties en accessoires gekozen? Vraag dan een fietsofferte aan bij je fietshandelaar of het online merk. Nog geen idee welke fiets het best bij jou past? Geen nood! myo2o biker helpt je bij het vinden van de ideale tweewieler met de fietswijzer. Je kan ook steeds bij de fietshandelaar terecht die je bijstaat bij je keuze.

Opgelet

• er mogen geen kortingen op de offerte staan
• volgende accessoires mogen wel: helm + alles wat aan de fiets vasthangt (geen kledij,…)
• Er moet een slot AR2 opstaan

7.5

Dien een fietslease-aanvraag in via myo2o biker

Aan de hand van de ontvangen fietsofferte dien je in enkele klikken een fietslease-aanvraag in via myo2o biker. Je weet onmiddellijk de geschatte nettokost voor je fiets.

7.6

Goedkeuring door o2o en werkgever

O2o controleert de leaseaanvraag binnen de 2 werkdagen en stuurt een mail naar jou en je werkgever met de bevestiging van de fietslease-aanvraag.

Je werkgever kijkt of de aanvraag conform het contract is en maakt het addendum op dat je overeenkomst op dat je moet ondertekenen en getekend moet terugbezorgen.

Heeft je werkgever alles ontvangen, keurt hij de aanvraag goed.

De bestelling van je ideale fiets wordt automatisch geplaatst bij je favoriete fietshandelaar. In myo2o biker kan je de bestelling en verwachte leveringsdatum makkelijk opvolgen. Vanaf de geplande leveringsdatum kan je je fiets afhalen bij je fietshandelaar en start je fietsleasecontract. Je mag je fiets afhalen ten vroegste afhalen vanaf 1 januari volgend op de bestelling.

8. Termijn van de terbeschikkingstelling

De keuze van de huurtermijn wordt vastgelegd in het schriftelijk document en bedraagt 36 maanden. Hiervan kan enkel in uitzonderlijke omstandigheden, overeenkomstig dit fietspolicy, worden afgeweken. Deze duur gaat in vanaf de ondertekening van de verklaring van ontvangst bij levering van de leasefiets.

8.1

Einde overeenkomst door afloop huurtermijn

Normaliter neemt de huurmaatschappij bij einde van de huurtermijn de fiets inclusief de gekozen opties en accessoires terug. De huurmaatschappij contacteert het personeelslid voor de organisatie van het inleveren van de artikelen. Het personeelslid waakt erover dat de leasefiets zich in goede staat bevindt, overeenkomstig het hierna vermelde artikel 8.3.

Ingeval het personeelslid de fiets inclusief de gekozen opties en accessoires wenst over te nemen, kan dit onder de volgende voorwaarden:

• De overnameprijs bij einde huurtermijn bedraagt 16% van de originele catalogusprijs van de artikelen.
• De aankoop gebeurt rechtstreeks tussen de huurmaatschappij en het personeelslid, zonder tussenkomst van de werkgever. De betaling moet twee weken voor het einde van de huurtermijn voltrokken zijn.

 Meer informatie omtrent de voorwaarden en werking hieromtrent, zijn te vinden online via myo2o biker.

8.2

Vroegtijdig einde huurtermijn

De huurtermijn kan steeds vroegtijdig stopgezet worden.  Dit kan te wijten zijn aan een keuze van het personeelslid (Bv. ontslag door het personeelslid), maar kan ook het gevolg zijn van de beslissing van de huurmaatschappij en/of de werkgever, bijvoorbeeld wanneer het personeelslid wordt ontslagen, zware inbreuken op de fietspolicy worden gepleegd, de verkeersregels worden overtreden, wanbetaling, of wanneer er wordt afgeweken van de gemaakte afspraken uit punt 4.4  (niet limitatieve opsomming). In voorkomend geval zal het personeelslid de contractuele verbrekingsvergoeding moeten betalen overeenkomstig artikel 8.2.2 van deze fietspolicy.

Hierbij heeft het personeelslid de keuze tussen de fiets over te kopen dan wel in te leveren bij de huurmaatschappij. De voorwaarden in welk geval dit meerkosten voor het personeelslid met zich meebrengt, kunnen teruggevonden worden in het hoofdstuk 4 budgetcreatie.

Let op: de bepalingen met betrekking tot een vroegtijdig einde van de huurtermijn zijn reeds van toepassing vanaf de definitieve bestelling van de leasefiets, dus desgevallend voorafgaand aan de levering ervan.

8.2.1. Overnameprijs

De overnameprijs wordt berekend als de som van:

A.

De restwaarde van de bedrijfsfiets, inclusief de opties en accessoires, op het ogenblik dat deze wordt overgenomen. De restwaarde wordt berekend door middel van de lineaire afschrijving van de initiële catalogusprijs van de bedrijfsfiets, inclusief de opties en accessoires, bij de start van de huurtermijn, naar de residuele waarde ervan op het einde van de voorziene huurtermijn. De lineaire afschrijving verloopt over een termijn die gelijk is aan de initieel voorziene huurtermijn.

Indien van toepassing, wordt de persoonlijke bijdrage van het personeelslid, die betaald werd bij de opstart van het huurcontract, van de initiële catalogusprijs afgetrokken.

De residuele waarde bij afloop van de voorziene huurtermijn bedraagt 16% van de initiële catalogusprijs van de artikelen zonder vermindering van een eventuele persoonlijke bijdrage. Tussen de dag van definitieve bestelling en de dag van levering blijft de totale catalogusprijs eventueel verminderd met de reeds betaalde persoonlijke bijdrage aangehouden.

B.

Het teveel/ te weinig opgenomen servicebudget (cf. het hierna vermelde artikel 8 van deze policy en indien van toepassing). Dit bedrag wordt bepaald als het verschil tussen het opgenomen servicebudget minus het servicebudget waarop het personeelslid recht had, bepaald pro rata volgens de effectieve huurtermijn

C.

Een administratieve vergoeding van €121 incl. BTW.

8.2.2. Verbrekingsvergoeding

Als de fietser de fiets bij vroegtijdige verbreking niet overneemt, moet er een verbrekingsvergoeding betaald worden.

Het basisprincipe voor de verbrekingsvergoeding:

De berekening van de verbrekingsvergoeding hangt af van de resterende looptijd van het contract. Dit impliceert dat de verbrekingsvergoeding zal berekend worden op basis van de reële resterende waarde van de fiets, opties, accessoires en servicebudget op het moment van verbreking, als de som van:

A.

De restwaarde van de bedrijfsfiets, opties en accessoires: we lichten graag toe hoe we deze restwaarde op het moment van teruggave berekenen. De initiële catalogusprijs* wordt door middel van een lineaire afschrijving teruggebracht tot de residuele waarde*, waarbij de lineaire afschrijving loopt over de voorziene huurtermijn van het fietscontract.

Samengevat: de restwaarde van de bedrijfsfiets, opties en accessoires wordt als volgt berekend:

((initiële catalogusprijs) - (residuele waarde)) * [resterende looptijd/ totale looptijd] + residuele waarde van de opties en accessoires

*Initiële catalogusprijs = de prijs op de offerte van de bedrijfsfiets, inclusief de opties en accessoires bij de start van de huurtermijn.

*Residuele waarde = op basis van de gekozen parameters in de fietspolicy 16% van de initiële catalogusprijs op het einde van de voorziene huurtermijn, zonder vermindering van een eventuele persoonlijke bijdrage.

De looptijd wordt bepaald in volle dagen.

B.

Servicebudget: het teveel/ te weinig opgenomen servicebudget (cf. het hierna vermelde artikel 8 van deze policy en indien van toepassing). Dit bedrag wordt bepaald als het verschil tussen het opgenomen servicebudget minus het servicebudget waarop het personeelslid recht had, bepaald pro rata volgens de effectieve huurtermijn. Indien er te weinig budget is opgenomen, wordt dit dus afgehouden van het totaalbedrag, indien er te veel budget is opgenomen, wordt dit erbij opgeteld.

C.

Een administratieve vergoeding: €121 incl. BTW.

In conclusie, bedraagt de Verbrekingsvergoeding:

[((initiële catalogusprijs) - (residuele waarde)) * resterende looptijd/totale looptijd + residuele waarde van de opties en accessoires] +/- Servicebudget +administratieve vergoeding

De verbrekingsvergoeding kan nooit negatief zijn.

De uitzonderingsmaatregel:

We voorzien echter een uitzondering wanneer de vroegtijdige verbreking het gevolg is van ernstige en langdurige ziekte (indien langer dan 6 maanden), niet-collectief ontslag of overlijden van de fietser. Hieronder lichten we deze uitzonderingsmaatregel toe.

Bij wijze van uitzondering zal het laagste bedrag van volgende twee berekeningsmethodes gekozen worden als verbrekingsvergoeding:

A.

De verbrekingsvergoeding bedraagt zesmaal het maandelijkse huurbedrag + servicebudget + administratieve vergoeding van € 121 incl. BTW .

B.

De verbrekingsvergoeding bedraagt de totale huurprijs van de fiets gedurende de resterende tijd van het contract + servicebudget + administratieve vergoeding van € 121 incl. BTW . Dit betekent dat, wanneer het contract nog minder dan 6 maanden looptijd heeft, enkel het aantal resterende maanden huurtermijn vermenigvuldigd wordt met de maandelijkse huurprijs, met een maximum van 6 maanden en een minimum van 1 dag.

De verbrekingsvergoeding kan nooit negatief zijn.

De bepalingen van dit artikel met inbegrip van de daarin bepaalde vergoedingen en overnameprijs, zijn steeds van toepassing vanaf het ogenblik van een definitieve bestelling van een bedrijfsfiets of ondertekening van de offerte. Tussen de dag van definitieve bestelling en de dag van levering blijft de totale catalogusprijs eventueel verminderd met de reeds betaalde persoonlijke bijdrage aangehouden.

De gehuurde fiets, inclusief opties en accessoires, slot en sleutels, dienen op een afgesproken tijdstip en locatie thuis, bij de werkgever of in een Decathlon winkel aanwezig te zijn. Decathlon controleert de staat van de gehuurde artikelen en zorgt voor de ophaling ervan. Je dient zelf aanwezig te zijn op het moment van ophaling. Is dit niet mogelijk? Dan kan je je ook laten vertegenwoordigen door een vertegenwoordiger.

Je ontvangt vervolgens een factuur om de verbrekingsvergoeding rechtstreeks aan o2o te betalen.

8.3

Staat van de fiets bij terugname door de huurmaatschappij bij beëindiging van de terbeschikkingstelling

De leasefiets, inclusief slot en sleutels, opties en accessoires, dient op het afgesproken tijdstip op de afgesproken locatie aanwezig te zijn, in volgende staat:

• Op het ogenblik van teruggave moet de fiets zich in goede staat bevinden, voorzien van alle originele of gelijkwaardige onderdelen. Hiermee wordt bedoeld in een toestand die beantwoordt aan een normaal gebruik. Volgende schade wordt hierbij getolereerd:
  • Kleine krassen in het frame en onderdelen eigen aan het gebruik van een fiets. Putten en grote krassen zijn niet aanvaardbaar. Het frame mag geen tekenen van oxidatie vertonen.
  • Gebruikersslijtage van alle slijtagegevoelige onderdelen: banden, remmen, aandrijving, kabels, handvaten, zadel, pedalen, rekje. Alle onderdelen dienen wel in goed werkende staat te zijn en slijtage mag niet ten koste van de veiligheid gaan. De slijtage mag evenmin het gevolg zijn van een gebrek aan onderhoud en herstellingen, overeenkomstig artikel 6.3; 
  • Specifiek voor elektrische fietsen: gebruikelijke capaciteitsvermindering van de batterij.
• Specifiek voor speed pedelec elektrische fietsen dienen het inschrijvingsformulier en het gelijkvormigheidsattest eveneens teruggegeven te worden bij de terugname van de fiets.
• Op het ogenblik van teruggave moet de fiets volledig schoongemaakt zijn.

Ingeval de fiets op het ogenblik van teruggave niet voldoet aan bovenvermelde afspraken, zullen de hieraan gerelateerde kosten ten laste van het personeelslid zijn.

Meer informatie over het einde van de huurtermijn, de vereisten in geval van teruggave en de gevolgen indien niet aan de voorwaarden is voldaan, zijn online te vinden via myo2o Biker.

9. Diensten tijdens het gebruik van de fiets

Bij de huur van een fiets zijn volgende diensten standaard geactiveerd:

• Bescherming dekking bij diefstal
• Bescherming dekking bij schade
• Servicebudget (minimum €50 incl. BTW/jaar)

Onderstaande diensten kunnen geactiveerd worden door het personeelslid bij de plaatsing van de bestelling:

• Pechbijstand
• Garantieverzekering voor elektrische fietsen
• Burgerlijke aansprakelijkheid voor speed pedelecs

Meer informatie omtrent deze diensten, de algemene voorwaarden en eventuele wijzigingen aan de diensten kunnen steeds teruggevonden worden in myo2o biker (https://www.o2o.be/nl/bicycle-services/voorwaarden).

10. Nieuwe fiets

Ingeval het personeelslid tijdens het lopend huurcontract een nieuwe leasefiets bestelt, mag het personeelslid de nieuwe leasefiets ten vroegste op de dag van het einde van het lopende huurcontract in ontvangst nemen. Het personeelslid meldt deze vroegst mogelijke datum van ontvangst aan de fietshandelaar bij het opvragen van een offerte.

Indien het personeelslid de nieuwe leasefiets nog tijdens het lopende huurcontract in ontvangst neemt, wordt het lopende contract vroegtijdig beëindigd met als einddatum de datum van ontvangst van de nieuwe leasefiets. De voorwaarden van vroegtijdig einde contract zijn dan van toepassing (artikel 8.2).

11. Eindbepaling

Indien een of meerdere bepalingen van deze fietspolicy ongeldig of niet toepasbaar zouden zijn, heeft dit niet de ongeldigheid of niet-toepasbaarheid van het gehele fietspolicy tot gevolg. In voorkomend geval zal te goeder trouw onderhandeld worden om de getroffen bepalingen te vervangen door andere, die de inhoud ervan zo veel mogelijk benaderen en zo goed mogelijk aansluiten bij de inhoud en doelstellingen van deze fietspolicy.

Het personeelslid verbindt zich ertoe alle bepalingen van deze fietspolicy stipt na te leven. In geval van enige schade voor de werkgever als gevolg van het niet-naleven van de bepalingen van onderhavig fietspolicy , wordt dit beschouwd als een zware fout, waarvoor het personeelslid aansprakelijk is.

De fietsleasing, en het voorliggend  fietspolicy die de praktische modaliteiten hiervan bevat, treedt in werking op 27 juni 2025 . De werkgever behoudt zich het recht voor fietsleasing – in het kader waarvan het personeelslid een leasefiets kan verwerven – eenzijdig stop te zetten. In voorkomend geval zal het personeelslid die over een leasefiets beschikt, deze kunnen behouden tot het einde van de voorziene huurtermijn. Na afloop zal evenwel geen nieuwe leasefiets meer kunnen worden verworven.

LENINGSOVEREENKOMST INVESTERINGEN

AGB Zandhoven 2024

Tussen de ondergetekende:

1.

Het gemeentebestuur van Zandhoven,

vertegenwoordigd door

de heer Hans Soetemans, voorzitter van de gemeenteraad en

mevrouw Annick Smeets, algemeen directeur,

met zetel te 2240 Zandhoven, Liersebaan 12,

enerzijds

EN

2.

Het autonoom gemeentebedrijf Zandhoven,

afgekort ‘AGB Zandhoven’, vertegenwoordigd door

de heer Rudy Willems, voorzitter van de raad van bestuur van het AGB en

mevrouw Annick Smeets, secretaris van de raad van bestuur van het AGB, met zetel te 2240 Zandhoven, Liersebaan 12 en

ondernemingsnummer 0847.208.490.

hierna genoemd ‘Lener’, anderzijds,

hierna samen genoemd ‘de partijen’

wordt een leningsovereenkomst gesloten met volgende voorwaarden:

Artikel. 1. – Voorwerp

De Uitlener verleent een lening aan de Lener, die de lening aanvaardt, gelijk aan de hoofdsom, met de duurtijd en volgens de regeling en de voorwaarden, zoals die hierna worden bepaald.

Artikel 2. – Hoofdsom

De Lener erkent aan de Uitlener de som van 76.509,28 euro verschuldigd te zijn.

Artikel 3. – Doel van de lening

De lening zal uitsluitend worden aangewend voor de financiering van de investeringen van het AGB Zandhoven in de loop van 2024.

Elke aanwending van het ontleende bedrag in strijd met deze overeenkomst heeft van rechtswege de onmiddellijke opeisbaarheid van het openstaande bedrag voor gevolg.

Artikel 4. – Duurtijd

Deze lening is toegestaan voor een termijn tot 31 december 2057.

Tussen partijen is uitdrukkelijk overeengekomen dat al de bepalingen van de huidige overeenkomst na de vervaltijd van toepassing zullen blijven ingeval de terugbetaling, om het even welke reden, niet op de vastgestelde datum zou geschieden, en dit zonder alsdan afbreuk te doen aan de eisbaarheid.

Artikel 5. - Vaststelling renteloosheid

Er is door de Lener geen enkele rente verschuldigd gedurende de volledige periode dat de lening loopt.

Artikel 6. – Terugbetaling

De Lener verbindt zich er toe om het ontleende bedrag als volgt terug te betalen: 

Aflossingstabel

Boekjaar 2024

Totaal bedrag van de lening: 76.509,28

Looptijd: 33 jaar

Nummer

Jaar

Aflossing

Intrest

Openstaand saldo

€ 76.509,28

1

2024

€ 15.282,16

€ 61.227,12

2

2025

€ 17.644,57

€ 43.582,55

3

2026

€ 17.644,57

€ 25.937,99

4

2027

€ 3.279,41

€ 22.658,58

5

2028

€ 1.202,80

€ 21.455,77

6

2029

€ 817,29

€ 20.638,48

7

2030

€ 756,07

€ 19.882,41

8

2031

€ 756,07

€ 19.126,34

9

2032

€ 756,07

€ 18.370,27

10

2033

€ 756,07

€ 17.614,20

11

2034

€ 756,07

€ 16.858,13

12

2035

€ 756,07

€ 16.102,06

13

2036

€ 756,07

€ 15.345,99

14

2037

€ 756,07

€ 14.589,92

15

2038

€ 756,07

€ 13.833,85

16

2039

€ 756,07

€ 13.077,78

17

2040

€ 756,07

€ 12.321,71

18

2041

€ 756,07

€ 11.565,63

19

2042

€ 756,07

€ 10.809,56

20

2043

€ 756,07

€ 10.053,49

21

2044

€ 756,07

€ 9.297,42

22

2045

€ 756,07

€ 8.541,35

23

2046

€ 756,07

€ 7.785,28

24

2047

€ 756,07

€ 7.029,21

25

2048

€ 756,07

€ 6.273,14

26

2049

€ 756,07

€ 5.517,07

27

2050

€ 756,07

€ 4.761,00

28

2051

€ 756,07

€ 4.004,93

29

2052

€ 756,07

€ 3.248,86

30

2053

€ 756,07

€ 2.492,79

31

2054

€ 756,07

€ 1.736,72

32

2055

€ 756,07

€ 980,65

33

2056

€ 756,07

€ 224,58

34

2057

€ 224,57

€ 0,00

De terugbetaling gebeurt in eerste instantie door middel van schuldvergelijking met de prijssubsidies die door de Uitlener aan de Lener verschuldigd zijn. De Lener machtigt de Uitlener om het passende bedrag op de prijssubsidies in te houden en te boeken als schuld aan de Lener. Deze inhoudingen worden gelijk gespreid over de vier kwartalen (behoudens akkoord van het directiecomité met een afwijking op de gelijke spreiding over de kwartalen).

Indien de prijssubsidies, die door de Uitlener aan de Lener worden toegekend, niet volstaan om de terugbetalingen te voldoen, is het saldo op de vervaldag betaalbaar op rekening BE72 0910 0012 4816 van de Uitlener

Artikel 7. - Boete bij te late terugbetaling

Over te laat terugbetaalde bedragen is door de Lener bij wijze van boete rente verschuldigd tegen het op dat ogenblik geldende Euribor rentepercentage (minimaal 0,00%), verhoogd met 100 basispunten, en zulks ten belope van het aantal maanden laattijdigheid waarbij iedere begonnen maand als een volledige maand zal worden aangerekend. De Uitlener is bevoegd onmiddellijke betaling daarvan te verlangen.

Ingeval van niet betaling binnen de vijftien (15) dagen na aanmaning bij ter post aangetekende brief wordt het volledige bedrag der lening onmiddellijk opeisbaar en zal het gehele nog verschuldigde bedrag vermeerderd worden met de rente zoals in vorige alinea berekend.

Artikel 8. – Opeisbaarheid

Alle uit hoofde van de lening verschuldigde bedragen kunnen met onmiddellijke ingang worden opgeëist, en de lening geldt bij opeising als opgezegd indien:

1. de Lener in strijd handelt met deze overeenkomst en het verzuim niet is te herstellen;
2. de Lener in strijd handelt met deze overeenkomst en de Lener niet alsnog nagekomen heeft binnen 30 dagen na sommatie per aangetekend schrijven of een langere termijn in de sommatie genoemd, zich in regel te stellen.

Bij niet-naleving door de Lener van haar verplichting(en) heeft de Uitlener het recht onverminderd alle persoonlijk vorderingen en dwangmaatregelen in het algemeen verhaal uit te oefenen op al de goederen van de Lener zowel roerende als onroerende. Alle kosten van beslag, inbegrepen van bewarend beslag, zijn ten laste van de Lener.

Artikel 9. - Wijzigingen

Deze leningsovereenkomst bevat de integrale overeenkomst tussen de Uitlener en de Lener en vervangt alle andere mondelinge - of schriftelijke overeenkomsten tussen de Partijen. Deze overeenkomst kan enkel schriftelijk en via uitdrukkelijk akkoord tussen de Partijen worden gewijzigd.

Artikel 10. - Niet-overdraagbaarheid

Behoudens in gevallen, vermeld in onderhavige overeenkomst, kan deze overeenkomst, noch enige rechten daarin, geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan derde partijen.

Artikel 11. - Toepasselijk recht

Deze Leningsovereenkomst renteloze lening is onderworpen aan het Belgisch recht. Enkel de hoven en rechtbanken van de woonplaats van de Uitlener zijn bevoegd.

Artikel 12. – Splitsbaarheid

De nietigheid van één der artikelen van deze overeenkomst of een deel daarvan, tast de geldigheid van de overige bepalingen van deze overeenkomst niet aan, noch van de overeenkomst in haar geheel.  Hun afdwingbaarheid blijft onverminderd tot wat wettelijk toegelaten is.

Ingeval van ongeldigheid of onafdwingbaarheid van enige bepaling van de overeenkomst zullen partijen ter goeder trouw onderhandelen teneinde deze te vervangen door een bepaling die zoveel mogelijk hetzelfde effect teweegbrengt als de ongeldige of onafdwingbare bepaling.

Evenzo zullen partijen te goeder trouw onderhandelen teneinde een voor iedere partij aanvaardbare oplossing te vinden indien zich een situatie voordoet, die niet voorzien is in de overeenkomst.

Voor de door het AGB Zandhoven overeenkomstig het gebruiksreglement ter beschikking gestelde zalen van de evenementenhal ‘De Populier’, gelden volgende tarieven:

1.

Ter beschikkingstelling van de grote zaal (inclusief keuken, toog en vestiaire):

Gebruikers

Ingeschreven in Zandhoven

Niet-ingeschreven in Zandhoven

Private personen (uitgezonderd begrafenisdiensten, huwelijksfeesten en/of samenlevingsfeesten)

500 euro per dag vermeerderd met

100 euro schoonmaakkosten (BTW incl.)

1000 euro per dag vermeerderd met

100 euro schoonmaakkosten (BTW incl.)

Begrafenisdiensten van private personen

250 euro per dag vermeerderd met

100 euro schoonmaakkosten (BTW incl.)

-

Huwelijksfeesten en samenlevingsfeesten waarvan 1 van de partners is ingeschreven in de gemeente Zandhoven op het moment van de aanvraag

500 euro per dag vermeerderd met

100 euro schoonmaakkosten (BTW incl.)

-

Gebruikers

Met maatschappelijke zetel in Zandhoven

Met maatschappelijke zetel buiten Zandhoven

Gemeente Zandhoven, de aan de gemeente Zandhoven ondergeschikte besturen, de gemeentelijke adviesraden en de diensten van de gemeente Zandhoven en van de aan de gemeente ondergeschikte besturen en de onderwijsinstellingen in Zandhoven

250 euro per dag vermeerderd met

100 euro schoonmaakkosten (BTW incl.)

-

Verenigingen of groepen

250 euro per dag vermeerderd met

100 euro schoonmaakkosten (BTW incl.)

1000 euro per dag vermeerderd met

100 euro schoonmaakkosten (BTW incl.)

Bedrijven

750 euro per dag vermeerderd met

100 euro schoonmaakkosten (BTW incl.)

1000 euro per dag vermeerderd met

100 euro schoonmaakkosten (BTW incl.)

2.

Ter beschikkingstelling van de zalen Anemoon, Lotus, Anjer, Amaryllis of Margriet:

Gebruikers

Ingeschreven in Zandhoven

Niet-ingeschreven in Zandhoven

Private personen

25 euro (BTW incl.)

50 euro (BTW incl.)

Gebruikers

Met maatschappelijke zetel in Zandhoven

Met maatschappelijke zetel buiten Zandhoven

Gemeente Zandhoven, de aan de gemeente Zandhoven ondergeschikte besturen, de gemeentelijke adviesraden en de diensten van de gemeente Zandhoven en van de aan de gemeente ondergeschikte besturen en de onderwijsinstellingen in Zandhoven

10 euro (BTW incl.)

-

Verenigingen of groepen

10 euro (BTW incl.)

25 euro (BTW incl.)

Bedrijven

50 euro (BTW incl.)

75 euro (BTW incl.)

3.

Gebruik geluidsgeïsoleerde repetitieruimte: 2,5 euro per uur (BTW incl.).

4.

Gebruik bergruimte (opslagkast voor muziekinstrumenten): 10 euro per kast per maand (BTW incl.).

5.

Gebruik van het podium: 25 euro per dag voor private personen niet-ingeschreven in de gemeente Zandhoven en voor verenigingen of groepen en bedrijven met maatschappelijke zetel buiten Zandhoven (BTW incl.).

6.

Gebruik van de mobiele voortoog: 15 euro per dag voor private personen niet-ingeschreven in de gemeente Zandhoven en voor verenigingen of groepen en bedrijven met maatschappelijke zetel buiten Zandhoven (BTW incl.).

7.

Gebruik van de geluidsinstallatie en/of andere digitale instrumenten: 10 euro per dag voor private personen niet-ingeschreven in de gemeente Zandhoven en voor verenigingen of groepen en bedrijven met maatschappelijke zetel buiten Zandhoven (BTW incl.).