De voorzitter opent de vergadering; er zijn 2 verontschuldigingen nl. schepen Willems R. en mevrouw Lambrechts M..
De OCMW-raad,
Gelet op het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017.
Gelet op het model deontologische code voor lokale mandatarissen van de VVSG.
Overwegende dat de deontologische code voor lokale mandatarissen de mandatarissen een kader geeft waarbinnen ze hun mandaat moeten uitoefenen;- dat de belangrijkste doelstelling is om een veilige omgeving te creëren waarbinnen de lokale mandatarissen moeten werken;- de code is een algemene leidraad voor lokale mandatarissen om deontologisch zorgvuldig te kunnen handelen bij de uitoefening van het mandaat;- dat dit handelen steunt op de volgende waarden: dienstbaarheid, functionaliteit, onafhankelijkheid, openheid, vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid.
Gelet op het ontwerp van deontologische code dat wordt voorgelegd.
Overwegende dat met de inhoud van de deontologische code akkoord kan gegaan worden.
Artikel 1.
Goedkeuring te verlenen aan navolgend deontologische code:
| Deontologische code voor lokale mandatarissen |
1. Toepassingsgebied
Artikel 1
De deontologische code is van toepassing op de lokale mandatarissen.
Voor het OCMW worden hieronder begrepen:
Deze code is bij uitbreiding eveneens van toepassing op de vertrouwenspersonen van de lokale mandataris.
Lokale mandatarissen die namens het OCMW andere mandaten bekleden, zijn in die hoedanigheid eveneens ertoe gehouden de bepalingen van de deontologische code na te leven. Dit geldt zowel voor de mandaten die rechtstreeks in verband staan met hun ambt als voor alle hiervan afgeleide mandaten.
Indien een mandaat namens het OCMW wordt opgenomen door een extern persoon, dus niet vermeld onder de eerste paragraaf van dit artikel, zal bij diens aanstelling gevraagd worden deze deontologische code te onderschrijven.
Zij zullen er tevens over waken dat zij, ook buiten het kader van deze mandaten, geen dienstverlenende activiteiten ontplooien die afbreuk doen aan de eer en de waardigheid van hun ambt.
2. Belangenvermenging en de schijn ervan
Artikel 2
Een lokale mandataris mag zijn/haar invloed en stem niet gebruiken voor het eigen persoonlijk belang. Dat mag ook niet voor het persoonlijk belang van een ander persoon of het belang van een organisatie bij wie hij/zij een directe of indirecte betrokkenheid heeft.
Artikel 3
Een lokale mandataris gaat actief en uit zichzelf alle vormen van belangenvermenging, en zelfs de schijn daarvan, tegen. Een lokale mandataris neemt geen deel aan de bespreking en de stemming wanneer er sprake is van een beslissing waarbij belangenvermenging speelt.
Gedrag bij stemming en beraadslaging: decreet Lokaal Bestuur, artikel 27 §1, §3 en §4
Gedrag bij stemming en beraadslaging: Wet op de overheidsopdrachten, artikel 8
Gedrag bij stemming en beraadslaging: Burgerlijk Wetboek, artikel 1596
Artikel 4
Een lokale mandataris beseft dat mogelijke belangenvermenging niet beperkt is tot de bespreking en stemming. Daarom zorgt een lokale mandataris dat er ook geen enkele beïnvloeding is tijdens de andere fases van het besluitvormingsproces.
Artikel 5
Een lokale mandataris zorgt dat bij contacten met de burger nooit de schijn gewekt wordt dat particuliere belangen begunstigd (kunnen) worden.
Artikel 6
Een lokale mandataris mag de in artikel 10 van het decreet Lokaal Bestuur genoemde functies niet uitoefenen.
Verboden functies voor lokale mandatarissen: decreet Lokaal Bestuur, artikel 10
Onverenigbaarheden: decreet Lokaal Bestuur, artikel 11
Artikel 7
Een lokale mandataris mag de in artikel 27 §2 van het decreet Lokaal Bestuur genoemde overeenkomsten en handelingen niet aangaan.
Verboden handelingen: decreet Lokaal Bestuur, artikel 27 §2 en §3
Artikel 8
Ter bevordering van de transparantie en om schijn van partijdigheid te voorkomen, meldt een lokale mandataris aan de algemeen directeur welke betaalde en onbetaalde mandaten hij/zij vervult naast het politiek mandaat bij het lokaal bestuur.
De lokale mandataris doet deze melding binnen de 30 dagen nadat hij/zij het mandaat heeft opgenomen. Nieuw aangestelde lokale mandatarissen doen de aangifte binnen de 30 dagen na hun aanstelling.
Artikel 9
Een lokale mandataris meldt aan de algemeen directeur wanneer hij/zij substantiële financiële belangen heeft (bijvoorbeeld aandelen of opties) in een onderneming waarmee het OCMW zaken doet of waarin het OCMW een belang heeft.
De lokale mandataris doet deze melding binnen de 30 dagen nadat hij/zij het mandaat heeft opgenomen. Nieuw aangestelde lokale mandatarissen doen de aangifte binnen de 30 dagen na hun aanstelling.
Artikel 10
De door een lokale mandataris gemelde mandaten en substantiële financiële belangen zijn openbaar en worden ter inzage gelegd. Ook een tussentijds ontstaan mandaat of belang moet meegedeeld worden. De algemeen directeur of een personeelslid dat daartoe door de algemeen directeur werd aangewezen, draagt zorg voor een geactualiseerde openbare lijst van gemelde mandaten en belangen.
De meldingen gedaan in toepassing van de artikelen 8 en 9 van deze code worden vermeld op de webstek van de gemeente Zandhoven binnen de 30 dagen na ontvangst van de melding.
3. Corruptie en de schijn ervan
Artikel 11
Een lokale mandataris mag zijn/haar invloed en stem niet laten kopen of beïnvloeden door geld, goederen, diensten of andere gunsten die hem/haar gegeven of beloofd werden.
Artikel 12
Een lokale mandataris moet actief en uit zichzelf de schijn van corruptie tegengaan.
Wetgeving inzake corruptie: Strafwetboek, artikel 245
3.1. Het aannemen van geschenken
Artikel 13
Een lokale mandataris neemt geen geschenken aan die hem/haar door zijn/haar functie worden aangeboden. Eventueel uitgezonderd zijn de incidentele, kleine attenties (zoals een bloemetje of een fles wijn) waarbij de schijn van corruptie en beïnvloeding minimaal is én waarbij minstens aan één van de onderstaande voorwaarden voldaan wordt:
Artikel 14
Als geschenken (al dan niet volgens de regels in artikel 13 van deze code) in het bezit komen van een lokale mandataris, wordt dit door de lokale mandataris gemeld aan de algemeen directeur.
Afhankelijk van de aard van het geschenk en de omstandigheden waarin het gegeven werd, wordt het ofwel alsnog terugbezorgd, ofwel eigendom van het OCMW. De algemeen directeur registreert deze giften en geeft ze in alle transparantie een OCMW bestemming.
Artikel 15
De OCMW-raad kan in concrete gevallen afwijken van de regels die gelden over het aannemen van geschenken. Dit kan enkel in volledige openbaarheid.
3.2. Het aannemen van persoonlijke geschenken, voordelen en diensten
Artikel 16
Een lokale mandataris accepteert geen persoonlijke geschenken, voordelen of diensten van anderen, die hem/haar uit door zijn/haar functie worden aangeboden, ontvangen, tenzij aan alle onderstaande voorwaarden voldaan wordt:
Artikel 17
Een lokale mandataris gebruikt die persoonlijke geschenken, voordelen of diensten die voor zijn/haar raadswerk aangenomen mogen worden nooit voor privédoeleinden.
3.3. Het aannemen van uitnodigingen (voor bijvoorbeeld diners of recepties)
Artikel 18
Een lokale mandataris accepteert uitnodigingen (lunches, diners, recepties en andere) die door anderen betaald of gefinancierd worden enkel wanneer aan alle onderstaande voorwaarden voldaan wordt:
3.4. Het accepteren van reizen, verblijven en werkbezoeken
Artikel 19
Een lokale mandataris accepteert werkbezoeken, waarbij reis- en verblijfkosten door anderen betaald worden alleen bij hoge uitzondering. Een dergelijke invitatie dient altijd besproken te worden op de OCMW-raad. De invitatie kan alleen geaccepteerd worden wanneer het bezoek aantoonbaar van belang is voor de gemeente en de schijn van corruptie of beïnvloeding minimaal is. Van een dergelijk werkbezoek wordt altijd (schriftelijk) verslag gedaan aan de raad.
4. Het gebruik van faciliteiten en middelen van het lokaal bestuur
Artikel 20
Een lokale mandataris houdt zich aan de regels die vastgelegd zijn over het gebruik van faciliteiten en middelen van het lokaal bestuur.
Wetgeving inzake terugbetaling en verantwoording kosten: Besluit van de Vlaamse regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris, artikel 35 §1
Artikel 21
Een lokale mandataris houdt zich aan de regels die vastgesteld zijn voor het gebruik van interne voorzieningen die voor het raadswerk worden voorzien zoals opgenomen in het huishoudelijk reglement.
5. Omgaan met informatie
Artikel 22
De OCMW-raad werkt onder het principe van principiële openbaarheid. Zij ziet erop toe dat het vast bureau alle relevante informatie aangaande dossiers, stukken en akten openbaar toegankelijk maakt.
Artikel 23
Een lokale mandataris communiceert eerlijk over de redenen en motieven op basis waarvan hij/zij individueel gestemd heeft. Daarnaast communiceert een lokale mandataris eerlijk over de reden en motieven op basis waarvan de raad als geheel de beslissing genomen heeft.
Artikel 24
Een lokale mandataris is gebonden aan het beroepsgeheim wanneer hij/zij door de functie van lokale mandataris kennis krijgt van geheimen die door personen aan het OCMW zijn toevertrouwd. Bekendmaking van deze geheimen is verboden, behalve wanneer de wet de openbaring oplegt of mogelijk maakt.
Artikel 25
Naast het strenge beroepsgeheim geldt eveneens een geheimhoudingsplicht voor lokale mandatarissen. Deze plicht beschermt wat besproken wordt tijdens een besloten vergadering (feiten, meningen, overwegingen…).
Wetgeving inzake beroepsgeheim: Strafwetboek, artikel 458
Wetgeving inzake geheimhoudingsplicht: decreet Lokaal Bestuur, artikel 29 §4
Wetgeving inzake openbaarheid van de vergadering: decreet Lokaal Bestuur, artikel 28
Artikel 26
Een lokale mandataris heeft een algemene discretieplicht. Hij/zij gaat op discrete en voorzichtige wijze om met de informatie die hem/haar toekomt in de uitoefening van zijn/haar functie.
Toelichting
Onder discretieplicht verstaan we de plicht om ten aanzien van derden voorzichtig om te gaan met informatie die een lokale mandataris heeft. Het gaat daarbij over bepaalde informatie niet verspreiden, maar ook over het plaatsen van bepaalde informatie in de juiste context en zich te realiseren dat informatie ook uit de context kan worden gehaald.
Wetgeving inzake vertrouwelijkheid van informatie: Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, artikel 10 §2
Artikel 27
Een lokale mandataris gebruikt de informatie die hij/zij kreeg door de uitoefening van zijn/haar functie enkel voor zijn/haar raadswerk en niet voor zijn/haar persoonlijk belang of voor het persoonlijk belang van anderen.
Artikel 28
Een lokale mandataris maakt brieven niet openbaar en stuurt e-mails niet door wanneer het niet zeker is dat de afzender daarmee zou instemmen. Bij twijfel over de bedoeling van de afzender wordt de expliciete toestemming gevraagd.
6. Onderlinge omgang en afspraken over vergaderingen
Artikel 29
Raadsleden gaan respectvol om met elkaar, de voorzitter en de leden van het vast bureau, de voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst en de personeelsleden van het OCMW
Artikel 30
Raadsleden richten zich tot elkaar, de leden van het vast bureau en bijzonder comité voor de sociale dienst, de algemeen directeur en de andere personeelsleden op een correcte wijze en dit zowel verbaal, non-verbaal als schriftelijk, inclusief de elektronische communicatie.
Artikel 31
Lokale mandatarissen houden zich tijdens vergaderingen van de politieke organen aan het huishoudelijk reglement en volgen de aanwijzingen van de voorzitter hierover op.
Artikel 32
Lokale mandatarissen onthouden zich in het openbaar, dus ook in openbare raads- en commissievergaderingen, van negatieve uitlatingen over individuele personeelsleden.
7. Naleving en handhaving van de deontologische code
Artikel 33
De OCMW-raad stelt regels op over het omgaan met de deontologische code en mogelijke schendingen ervan.
Artikel 34
De OCMW-raad ziet erop toe dat de fracties en de individuele lokale mandatarissen volgens de deontologische code handelen.
Er zijn verschillende fasen te onderscheiden die spelen bij het toezien op de naleving van de deontologische code, namelijk:
7.1. Het voorkomen van mogelijke schendingen
Artikel 35
Wanneer een lokale mandataris twijfelt of een handeling die hij/zij wil verrichten een overtreding van de code zou kunnen zijn, wint het lid hierover advies in bij de algemeen directeur of het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen.
Artikel 36
Wanneer een lokale mandataris twijfelt over een nog niet uitgevoerde handeling van een andere lokale mandataris, dan waarschuwt hij/zij die persoon. De lokale mandataris verwoordt de twijfels en verwijst de betrokkene zo nodig door naar de algemeen directeur of het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen.
7.2. Het signaleren van vermoedens van schendingen
Artikel 37
Wanneer een lokale mandataris vermoedt dat een regel van de deontologische code is overtreden door een andere lokale mandataris, dan kan hij/zij hiervan melding van maken bij de algemeen directeur of het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen.
Indien het vermoeden van een schending blijft bestaan, meldt de lokale mandataris dit aan de voorzitter van de OCMW-raad, die dan meteen doorverwijst naar de daartoe aangewezen persoon of instantie om een vooronderzoek te doen.
7.3. Het onderzoeken van vermoedens van schendingen
Artikel 38
Wanneer er na vooronderzoek door de aangewezen instantie een concreet vermoeden bestaat dat een lokale mandataris een regel van de deontologische code heeft overtreden, kan opdracht gegeven worden tot het verrichten van een uitgebreid onderzoek hiernaar.
7.4. Het zich uitspreken over schendingen
Artikel 39
Wanneer vaststaat dat er sprake is van overtreding van een regel van de deontologische code, kan dit leiden tot een uitspraak van de OCMW-raad over de betreffende mandataris die de schending heeft begaan.
8. Evalueren van de deontologische code
Artikel 40
Minimaal één keer per bestuursperiode evalueren de fractievoorzitters tijdens het fractievoorzittersoverleg deze deontologische code. Ze bekijken of de code nog actueel is, nog goed werkt en of ze nageleefd wordt. Het fractievoorzittersoverleg brengt hierover verslag uit aan de OCMW-raad.
9. Enkele algemene bepalingen
Artikel 41
De lokale mandatarissen zullen voor de omschrijving van hun dienstverlenende activiteiten geen termen gebruiken die verwarring kunnen scheppen met officiële, door de overheden ingestelde instanties belast met het verstrekken van informatie of met de behandeling van klachten. Het gebruik van de termen ‘ombuds’, ‘klachtendienst’ en andere afleidingen of samenstellingen is verboden.
Artikel 42
De lokale mandatarissen maken in hun verkiezingscampagnes en -mailings die gericht zijn op individuen geen melding van de diensten die zij eventueel voor de betrokkenen hebben verricht. In geen geval mogen zij de indruk wekken dat zij om steun vragen in ruil voor bewezen diensten.
Artikel 43
Bij hun optreden op en buiten het lokale bestuursniveau en in hun contacten met individuen, groepen, instellingen en bedrijven, geven de lokale mandatarissen principieel voorrang aan het algemeen boven het particulier belang.
Artikel 44
Elke vorm van rechtstreekse dienstverlening, informatiebemiddeling, doorverwijzing of begeleiding gebeurt zonder enige materiële of geldelijke tegenprestatie van welke aard of omvang ook en mag geen vorm van cliëntenwerving inhouden.
Artikel 45
De lokale mandatarissen staan op dezelfde gewetensvolle manier ten dienste van alle burgers zonder onderscheid van geslacht, huidskleur, afstamming, sociale stand, nationaliteit, filosofische en/of religieuze overtuiging, ideologische voorkeur of persoonlijke gevoelens.
10. Informatiebemiddeling
Artikel 46
Het behoort tot de wezenlijke taken van de lokale mandataris informatie te ontvangen en te verstrekken, in het bijzonder over de diensten die instaan voor informatieverstrekking en over de manier waarop de burger zelf informatie kan opvragen in het kader van de openbaarheid van bestuur.
Artikel 47
De lokale mandatarissen stellen informatie ter beschikking van de burger met betrekking tot de werking van de ombudsdiensten en van de diensten die instaan voor de behandeling van klachten over het optreden of het niet-optreden van de overheid.
Artikel 48
Informatie waarop de vraagsteller geen recht heeft, die de goede werking van de administratie kan doorkruisen of die de privacy van anderen in het gedrang kan brengen, mogen door de lokale mandatarissen niet worden doorgegeven.
Artikel 49
De lokale mandatarissen verwijzen de vragensteller, waar mogelijk, naar de bevoegde administratieve dienst(en). Waar het gaat om de behandeling van klachten en/of conflicten, worden de belanghebbenden in eerste instantie doorverwezen naar de bevoegde klachten- of ombudsdienst.
11. Administratieve begeleiding en ondersteuning
Artikel 50
De lokale mandatarissen kunnen de burgers ondersteunen en begeleiden in hun relatie met de administratie of met de betrokken instanties. Zij kunnen de burgers helpen om, via de daartoe geëigende kanalen en procedures, een aanvraag te richten tot de overheid, informatie te verkrijgen over de stand van zaken in een dossier, daarover nadere uitleg en toelichting te vragen en vragen te stellen over de administratieve behandeling van dossiers.
Artikel 51
Bij de administratieve begeleiding en ondersteuning van de burgers respecteren de lokale mandatarissen de onafhankelijkheid van de diensten en van de personeelsleden, de objectiviteit van de procedures en de termijnen die als redelijk moeten worden beschouwd voor de afhandeling van soortgelijke dossiers.
Artikel 52
De briefwisseling met de overheid, gevoerd in het kader van de administratieve begeleiding en ondersteuning, wordt uitsluitend op naam van de burger gesteld. Er wordt op geen enkele wijze melding gemaakt van de begeleidende en ondersteunende rol van de lokale mandataris.
12. Bespoedigings- en begunstigingstussenkomsten
12.1. Bespoedigingstussenkomsten
Artikel 53
Bespoedigingstussenkomsten zijn tussenkomsten waarbij lokale mandatarissen een administratieve procedure proberen te bespoedigen in gevallen of in dossiers die zonder die tussenkomst een regelmatige afloop of resultaat zouden krijgen, maar dan na verloop van een langere verwerkings- of behandelingstermijn.
Dergelijke tussenkomsten, die een ongelijke behandeling van de betrokken burgers inhouden, zijn verboden.
12.2. Begunstigingstussenkomsten
Artikel 54
Begunstigingstussenkomsten zijn tussenkomsten waarbij de lokale mandataris zijn voorspraak aanwendt om de afloop of het resultaat van een zaak of van een dossier te beïnvloeden in de door de belanghebbende burger gewenste zin. Dergelijke tussenkomsten zijn verboden.
Artikel 55
Tussenkomsten bij selectievoerende instanties, die tot doel hebben het verhogen van kansen op benoeming, aanstelling en bevordering in de administratie, zijn verboden.
Lokale mandatarissen die om steun gevraagd worden door of voor kandidaten die een functie, aanstelling of bevordering ambiëren, delen betrokkene mee dat de aanstelling, de benoeming of de bevordering gebeurt op basis van de geldende normen en procedures. Zij verwijzen de belanghebbende naar de bevoegde dienst of instantie.
Artikel 56
Lokale mandatarissen mogen occasioneel en op eigen initiatief personen aanbevelen bij werkgevers in de particuliere sector. Ze mogen geen enkele tegenprestatie, van welke aard ook, beloven of leveren aan de betrokken werkgevers.
Artikel 57
De algemeen directeur neemt de nodige maatregelen opdat de dossierbehandelende personeelsleden alle tussenkomsten opnemen in het desbetreffende administratieve dossier, wat ook de aard van de tussenkomst of de hoedanigheid van de tussenkomende persoon is.
Artikel 58
Louter informatieve vragen van algemene of technische aard worden niet beschouwd als tussenkomsten die in het administratief dossier dienen te worden opgenomen.
Artikel 2.
Een afschrift van deze beslissing zal aan de dienst Secretariaat en de toezichthoudende overheid overgemaakt worden.
De OCMW-raad,
Gelet op het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 in het bijzonder artikel 41, tweede lid, 10°.
Gelet op de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016 in het bijzonder artikelen 2, 6°, 43, § 1, tweede lid en 47.
Gelet op zijn beslissing van 17 juni 2021 betreffende de goedkeuring van het principe om toe te treden tot het BUYIT PUBLIC platform van V-ICT-OR.
Overwegende dat het perceel licenties van het BUYIT PUBLIC platform werd toegekend aan gemeente Aalter via de raamovereenkomst “Project LB365’.
Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van gemeente Aalter van 21 december 2020 betreffende de goedkeuring van de selectievereisten, de raming en de plaatsingsprocedure van de opdracht Project LB365 (vervolgtraject 'Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten').
Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van Aalter van 15 februari 2021 betreffende de goedkeuring van de kwalitatieve selectie voor deze opdracht (bestek met nr. 281.03-20d0215).
Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van Aalter van 8 maart 2021 om perceel 8 (softwarelicenties en beheer) te gunnen aan RealDolmen NV (A. Vaucampslaan 42 - 1654 Huizingen) voor een looptijd van drie jaar.
Overwegende dat het lokaal bestuur Zandhoven nood heeft aan de softwarelicenties van perceel 8 om gebruik te kunnen blijven maken van de Office365 toepassingen.
Overwegende dat het OCMW van de mogelijkheid tot afname van de raamovereenkomst kan gebruik maken waardoor zij krachtens artikel 47, § 2 van de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016 vrijgesteld is van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren.
Overwegende dat het aangewezen is dat het OCMW gebruik maakt van de opdrachtencentrale om volgende redenen:
Artikel 1.
Het OCMW keurt het principe goed om beroep te kunnen doen op perceel 8, softwarelicenties en beheer, van raamcontract ‘Project LB365’ van de gemeente Aalter.
Artikel 2.
Het vast bureau wordt belast met de uitvoering van deze beslissing.
Artikel 3.
Een afschrift van deze beslissing zal aan de dienst ICT, V-ICT-OR en gemeente Aalter worden bezorgd.
Gezien er tijdens de raadzitting van heden geen verdere opmerkingen worden gemaakt over de redactie van de notulen van de OCMW-raad van 15 december 2022, en overeenkomstig art. 32 van het decreet Lokaal Bestuur, zijn de notulen van bedoelde zitting, goedgekeurd.
Namens 1 Raad voor maatschappelijk welzijn,
Annick Smeets
Algemeen directeur
Paula Henderickx
Voorzitter OCMW-raad