Notulen  OCMW-raad

PROJECTPLAN III KINA p.v

Ondersteuning zorgraad ELZ Voorkempen

1.

INLEIDING: KINA ALS WELZIJNSVERENIGING – EEN REGIONALE AANPAK VOOR LOKALE NODEN

KINA is een vereniging van 27 OCMW’s in het arrondissement Antwerpen, die hun krachten gebundeld hebben in één organisatie die inspeelt op de versterking van hun lokaal welzijnsbeleid. Dankzij de samenwerking binnen een welzijnsvereniging overschrijdt elk OCMW zijn lokale mogelijkheden. Zij benutten de gezamenlijke capaciteit (kennis, experten, dienstverlening, infrastructuur, …), waardoor zij hun doelstellingen kunnen halen door gebruik te maken van de schaalgrootte. KINA p.v. is de vereniging van, voor en door haar OCMW’s!

Het ondersteuningsaanbod is gedurende de voorbije jaren telkens op vraag en op maat van de leden-OCMW gegroeid. De OCMW-leden kunnen beroep doen op de stafmedewerkers van KINA die op verschillende domeinen expertise hebben opgebouwd. Hierbij werken we steeds vraaggericht, zowel bij de opstart van een dienstverlening als bij de verdere uitbouw. Dynamisch en flexibel speelt KINA in op de ondersteuningsbehoeften van haar leden. Voor vele van onze leden zijn we in tussentijd een onmisbaar verlengstuk van de eigen werking geworden. Dit is ook waaraan we in de toekomst willen blijven werken: samenwerking mogelijk maken om het lokaal welzijnsbeleid te versterken. Zo bieden we een regionale aanpak voor lokale noden. Samen verleggen we grenzen!

Dit projectplan kadert binnen onze werking van Lokaal Sociaal Beleid. In dit projectplan worden de doelstellingen en de beheersaspecten van de ondersteuning beschreven, om aan te geven hoe de samenwerking tussen enerzijds welzijnsvereniging KINA p.v. en anderzijds Lokaal Bestuur Zandhoven (en de ELZ Voorkempen) zal verlopen en onder welke voorwaarden dit zal gebeuren.

2.

PROBLEEMSTELLING

De Vlaamse Regering wil verder bouwen aan slagkrachtige en efficiënte eerstelijnszones en wil de zorgraden ondersteunen in hun nieuwe opdrachten (cfr. Vlaams regeerakkoord 1.2.3.2. Kwalitatieve eerstelijnszorg).

De Vlaamse Regering heeft de nota ‘Slagkrachtige zorgraden middels het versterken van de rol van de lokale besturen in de zorgraden, het verhogen van de betrokkenheid van het welzijnsveld en de actualisering van de opdrachten van de zorgraden’ goedgekeurd. Dit is meteen ook de start van een regelgevend traject waarbij eerst het decreet van 26 april 2019 betreffende de organisatie van de eerstelijnszorg, de regionale zorgplatformen en de ondersteuning van de eerstelijnszorgaanbieders zal worden aangepast, en nadien het Besluit van de Vlaamse Regering van 17 mei 2019 tot erkenning en subsidiëring van de zorgraden.

Lokaal bestuur Zandhoven wil gebruik maken van een stafmedewerker van welzijnsvereniging KINA p.v. om de Zorgraad te ondersteunen in haar reguliere opdrachten.

3.

DOELSTELLINGEN VAN HET PROJECTPLAN

Deze samenwerking heeft tot doel dat Welzijnsvereniging KINA p.v. op vraag van lokaal bestuur Zandhoven ondersteuning biedt aan Zorgraad ELZ Voorkempen. De stafmedewerker van KINA p.v. zal onder meer volgende taken opnemen, waarbij ELZ Voorkempen de prioriteiten en tijdsinvestering bewaakt:

3.1.

Coördinatie en ondersteuning

De stafmedewerker van KINA p.v. zal trachten de afstemming tussen de verschillende partners te stroomlijnen en erop toezien dat alle partners steeds op de hoogte zijn van de stappen die ondernomen worden binnen de Zorgraad ELZ Voorkempen. Daarbij zal de stafmedewerker ondersteuning bieden bij de algemene coördinatie en ondersteuning. Concreet kunnen volgende taken opgenomen worden:

• Voorbereiden, voorzitten en verslaggeving van de overlegmomenten
• Aanreiken van theoretische kaders en inzetbare methodieken
• Zorgen voor transparante en vlotte informatiedoorstroom tussen de partners
• Afstemming met lokaal sociaal beleid
• Opvolging van de geformuleerde doelstellingen en acties
• Uitvoeren van opdrachten en acties geformuleerd door de stuurgroep en/of het dagelijks bestuur

3.2.

Voorbereiding en afstemming beleidsprioriteiten

De stafmedewerker van KINA p.v. zal tijdens dit project die een eerste fase van versterking van de zorgraad op het oog heeft, het voornaamste voorbereidende werk treffen en de verschillende beleidsprioriteiten op lokaal en Vlaams niveau en lokale noden in het zorglandschap in kaart brengen: 

• Het volgen van webinars en infosessies
• Verzamelen en samenvatten van relevante besluiten, prioriteiten en uitgevaardigde regelgeving van de Vlaamse Overheid
• Omgevingsanalyses
• Overzicht van overlap tussen meerjarenplanningen lokaal besturen en de Vlaamse beleidsprioriteiten
• De verzamelde info en verkregen resultaten gieten in een prioriteitenbepaling en deze presenteren aan het bestuursorgaan

3.3.

Netwerking

De stafmedewerker van KINA p.v. begeleidt de ELZ Voorkempen bij de uitbreiding van de cluster welzijn met de voorzieningen gefinancierd vanuit VAPH en het agentschap Opgroeien, in de eerste plaats deze met een lokaal bereik en werking.

Een belangrijk element in de toekomstige ontwikkeling van zorgraden is de positionering als organisatie die het brede lokale veld op vlak van welzijn en gezondheid kan omvatten en faciliteren. Zorgraden moeten veel meer lokale spelers betrekken bij hun werking, ermee in dialoog gaan, en gedragen standpunten en acties vormgeven. De stafmedewerker van KINA p.v. zal de werking van de ELZ Voorkempen breed communiceren en eerstelijnsactoren motiveren om toe te treden tot hun netwerk.

4.

METHODOLOGIE

De stafmedewerker zal instaan voor het opstarten en opvolgen van ondersteuning aan Zorgraad ELZ Voorkempen. Hiervoor steunt de medewerker op kennis en expertise, en hanteert deze een werkwijze die aansluit bij de methodieken die gangbaar zijn binnen de vereniging.

De stafmedewerker voert zijn ondersteuning uit in constante samenwerking met de medewerkers en leden van de zorgraad. Er vindt regelmatig overleg plaats met de medewerkers van de betrokken diensten teneinde bijkomende gegevens te verzamelen.

De stafmedewerker van KINA p.v. tracht via proces- en termijnbewaking de vooropgestelde doelstellingen samen met de opdrachtgever te realiseren. De eindverantwoordelijkheid voor de planning blijft steeds bij de ELZ Voorkempen.

5.

BEHEERSASPECTEN

5.1

Opvolging

KINA neemt geenszins de eindverantwoordelijkheid betreffende de realisatie van de in dit projectplan omschreven doelstellingen.

De contactpersoon voor de uitvoering en opvolging van dit contract is:

• Sofie Pareit (Lokaal Bestuur Zandhoven)
• Greet Hermans (stafmedewerker ELZ Voorkempen)

Bij alle problemen die niet louter van inhoudelijke aard zijn (organisatorische, contractueel, personeel,…), zal er rechtstreeks contact opgenomen worden met de adjunct-directeur of de algemeen directeur van KINA om dit te bespreken. Deze zaken worden niet besproken met de stafmedewerker zelf.

5.2

Tijd

Deze overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van zes maanden, waarbij de stafmedewerker van KINA gedurende 1,5 dag per week op vraag van lokaal bestuur Zandhoven prestaties levert voor de ELZ Voorkempen, zoals opgenomen onder punt 3 Doelstellingen.

De termijn van het project start op 1 februari 2025 en eindigt op 31 juli 2025, met mogelijkheid tot verlenging.

De taken en doelstellingen die in dit projectplan beschreven staan, zijn richtinggevend en dienen steeds bekeken te worden in het kader van het aantal begeleidingsuren waarop de zorgraad beroep doet. KINA noch de ingezette stafmedewerker, nemen hierin de verantwoordelijkheid over m.b.t. het bereiken van de vooropgestelde doelstellingen en verplichtingen. De dienstverlening van KINA is ondersteunend en afhankelijk van de medewerking en beschikbare informatie.

Afwezigheid van de door KINA aangeduide stafmedewerker schorst deze overeenkomst enkel indien na grondige navraag blijkt dat de andere stafmedewerkers van KINA geen ruimte hebben in hun agenda (lopende projecten bij andere OCMW-leden en KINA p.v.) om de taken van de afwezige stafmedewerker over te nemen. Desgevallend wordt een tariefvermindering toegepast volgens de modaliteiten vermeld in het schrijven van KINA aan de OCMW’s op 20/10/2022. De opdrachtgever kan nooit aanspraak maken op het betalen van penaliteiten of schadevergoedingen.

5.3

Prestaties en vergoedingen

De stafmedewerker presteert het in 5.2 omschreven aantal uren/dagen per week voor de ELZ Voorkempen.

De financiering van het project gebeurt op basis van een forfait van een halve dag per week/6 maanden (€ 7.000), waarbij dit bedrag jaarlijks geïndexeerd zal worden door middel van een vergelijking van het indexcijfer van mei 2024 (gezondheidsindex basis=2013) met het indexcijfer van december van het voorgaande jaar.

De KINA-medewerker noteert zijn prestaties en de gedane tijdsinvestering per dag in een overzicht dat op regelmatige basis aan de opdrachtgever wordt bezorgd, zodat zij hieruit de vordering en tijdsinvestering kunnen afleiden. Eventuele opmerkingen worden binnen de week na ontvangst doorgegeven aan de dagelijks verantwoordelijke van KINA p.v.. De uren dienen het volledige werk van de stafmedewerker(s) binnen deze opdracht te omvatten.

5.4

Organisatie

KINA, als juridisch werkgever, coördineert de afspraken in verband met de infrastructuur, de werkplaatsen, de tewerkstellingsvoorwaarden en de dienstverleningsmodaliteiten van de stafmedewerker, met dien verstande dat de dienstverlening ter plaatse gebeurt bij de opdrachtgever en deze hiervoor kosteloos de nodige infrastructuur beschikbaar stelt voor de stafmedewerker. De opdrachtgever kan toestemming geven aan de stafmedewerker om de uren elders te presteren.

5.4.1

Middelen

De stafmedewerker krijgt tijdens de uitvoering van de opdracht een bureel ter beschikking. KINA zorgt voor een draagbare PC en een headset. De materiële middelen (vb. print- en kopieermogelijkheid, papier, postzegels, klassement, documentatie, bureaumateriaal) worden kosteloos ter beschikking gesteld.

De stafmedewerker moet gebruik kunnen maken van een veilige internetverbinding.

De stafmedewerker moet, in het kader van zijn specifieke opdracht, gebruik kunnen maken van relevante databanken. In het geval dat er specifieke software noodzakelijk is (vb. voor statistische analyse), stelt de opdrachtgever deze ter beschikking.

5.4.2.

Personeel

In het kader van dit project wordt een stafmedewerker van KINA ingezet. Afhankelijk van de aard van de opdracht kunnen sommige opdrachten door een collega worden uitgevoerd. In samenspraak met de opdrachtgever kan er beroep gedaan worden op een lokale secretariaatsmedewerker voor administratieve ondersteuning.

5.4.3.

Verzekering

De taken die de stafmedewerkers uitoefenen op de verschillende lokale besturen zijn verzekerd door de polis Burgerlijke Aansprakelijkheid van KINA. Dit wil zeggen dat de individuele lokale besturen niets meer hoeven door te geven van activiteiten die ter plaatse worden uitgevoerd door de KINA-stafmedewerkers. Op deze polis is er wel één uitzondering, nl. dat de schade berokkend aan goederen van het plaatselijk bestuur die aan medewerkers worden toevertrouwd, niet verzekerd zijn.

5.5.

Informatie

Verzamelen van de benodigde informatie:

• opzoekwerk rond regelgeving, methodes, …;
• bestaande documenten en registraties;
• mondelinge toelichting en aanvullingen door de maatschappelijk werkers en verantwoordelijken;
• indien nodig kunnen andere medewerkers en/of raadsleden betrokken worden bij de werkzaamheden in functie van de afgebakende onderdelen;
• mate en gemak waarmee de stafmedewerker de nodige informatie krijgt aangereikt of daarentegen zelf de informatieverzameling dient uit te voeren, zal een grote invloed hebben op de tijdsbesteding.

Verstrekken van informatie (rapportage):

• De stafmedewerker noteert zijn prestaties en de gedane tijdsinvestering per dag in een overzicht. Dit overzicht wordt op regelmatige basis aan de opdrachtgever bezorgd, zodat zij hieruit de tijdsinvestering kunnen afleiden. Eventuele opmerkingen worden binnen de week na ontvangst doorgegeven aan de adjunct-directeur of directeur van KINA.
• Rapportage gebeurt minstens éénmaal per jaar aan Greet Hermans van het betrokken OCMW.

5.6.

Kwaliteit

Het project moet voldoen aan de volgende criteria:

• Het project moet resulteren in een “lastenvermindering” voor de opdrachtgever.
• De deskundige inzet van de stafmedewerker van KINA moet leiden tot een verhoogde kwaliteit van de organisatiewerking van de zorgraad.

5.7.

Deontologische aspecten

Aan de lokaal bestuur Zandhoven, en in het verlengde van hen, de ELZ Voorkempen, wordt de volledige medewerking gevraagd, zodat de stafmedewerker van KINA in alle neutraliteit en objectiviteit hun job kunnen uitoefenen, en zich bijgevolg niet kunnen inlaten met interne aangelegenheden en problematieken.

Indien er op het plaatselijk bestuur verschillende medewerkers van KINA in verschillende projecten werkzaam zijn:

• gebeurt de communicatie per project rechtstreeks met de betrokken stafmedewerker.
• bij mogelijke problemen en organisatorische vragen over KINA-aangelegenheden in het algemeen, houdt het plaatselijke bestuur er zich aan dit rechtstreeks te bespreken met de adjunct-directeur en/of de directeur van KINA. Vragen m.b.t. de uurregeling, de projectovereenkomst en het aantal uren worden ook aan deze personen gesteld en niet aan de stafmedewerker zelf.

5.8.

Bescherming van persoonsgegevens

De opdrachtgever stelt de stafmedewerker op de hoogte van de interne werking omtrent de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens (AVG) en de verwachtingen in dit kader t.a.v. het OCMW.

De stafmedewerker wordt onmiddellijk in kennis gesteld indien naar hun mening een handeling inbreuk oplevert op de AVG, het lokale informatieveiligheidsbeleid of op andere Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepalingen inzake gegevensbescherming.

5.8.1.

Vertrouwelijkheid

De stafmedewerker zal zich ervan onthouden bedrijfsgeheimen in de zin van artikel I.17/1, 1° van het Wetboek van economisch recht, onrechtmatig te verkrijgen, te gebruiken of openbaar te maken.  De werknemer zal zich er ook van onthouden geheimen in verband met persoonlijke of vertrouwelijke aangelegenheden, waarvan hij in de uitoefening van het werk kennis kan hebben, bekend te maken. 

Indien de stafmedewerker een verzoek krijgt om persoonsgegevens (van een cliënt) ter beschikking te stellen door een daartoe bevoegde instantie overeenkomstig een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling, beoordeelt deze eerst of het verzoek bindend is en of hij/zij op grond van gedrags- en beroepsregels aan het verzoek moet voldoen. Als er geen strafrechtelijke of andere juridische belemmeringen zijn, dan stelt de stafmedewerker de opdrachtgever op de hoogte van dit verzoek, binnen een termijn dat het voor de opdrachtgever mogelijk is om eventuele rechtsmiddelen tegen de verstrekking van de Persoonsgegevens in te stellen.

De stafmedewerker verbindt er zich toe:

• zich alleen toegang te verschaffen tot persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de hem/haar toevertrouwde opdracht in het kader van de verwerking van persoonsgegevens;
• de persoonsgegevens voor geen ander doel aan te wenden dan nodig voor de uitoefening van de professionele taken
• persoonsgegevens waarvan hij/zij kennis heeft genomen in de uitoefening van het werk, alleen toe te vertrouwen aan anderen in de mate dat dit voor de uitvoering van zijn/haar opdracht voor de werkgever noodzakelijk is en op voorwaarde dat de persoon aan wie deze gegevens kenbaar worden gemaakt gemachtigd is er kennis van te nemen;
• de toegangscodes en/of wachtwoorden om zich toegang tot bepaalde persoonsgegevens te verschaffen niet kenbaar te maken.
• Een inbreuk op persoonsgegevens onmiddellijk te melden aan de verantwoordelijke of DPO van het lokale bestuur

De stafmedewerker erkent het belang van deze verplichtingen tot vertrouwelijkheid en tot het naleven van de regels inzake de bescherming van persoonsgegevens conform de AVG, zowel ten aanzien van KINA als de besturen waar KINA mee samenwerkt.

5.9.

Vroegtijdige beëindiging van de opdracht en schorsing van de opdracht

Indien de opdrachtgever na ondertekening van het contract de samenwerking wil stopzetten buiten de in dit contract vastgestelde einddatum, is deze een vergoeding verschuldigd aan KINA ter compensatie van het gederfde inkomstenverlies.

• ·         Indien gewerkt wordt met een contractueel vastgelegd uurpakket:

De opdrachtgever is een vergoeding verschuldigd van 75% van het vastgelegde uurtarief voor elke nog niet-gepresteerde uur binnen het contractueel vastgelegde uurpakket. Voor de reeds gepresteerde uren betaalt de opdrachtgever uiteraard het volledige contractueel vastgelegde uurtarief.

• Indien gewerkt wordt met een jaarlijks forfaitbedrag:

De opdrachtgever is een vergoeding verschuldigd van 6,25% van het jaarlijkse forfaitbedrag voor elke maand waarvoor de prestaties niet konden uitgevoerd worden door de stopzetting van de samenwerking door de opdrachtgever. (6,25% = 1/12^e van het jaarbedrag aan 75%)

Afwezigheid van de door KINA aangeduide stafmedewerker schorst deze overeenkomst. Desgevallend wordt een tariefvermindering toegepast volgens volgende modaliteiten. Indien cumulatief is voldaan aan volgende voorwaarden:

• Gedurende het werkjaar is er minimaal één aaneengesloten periode van minstens één maand waarop er geen stafmedewerker in deze functie kan aangeboden worden aan de besturen die een projectplan hebben afgesloten met KINA voor de betreffende periode.
• Voor deze functie was er gedurende een periode van minimaal één week geen loonkost meer voor KINA (vb. de stafmedewerker ontvangt een vervangingsinkomen, is uit dienst zonder opzegvergoeding,…).
• Gedurende het betreffende jaar werd het vooropgezette aantal begeleidingsmomenten door de stafmedewerker van KINA niet gehaald.
• Er werd geen vervanging voorzien door een andere stafmedewerker van KINA ter beschikking te stellen.

wordt vanaf de datum waarop de stafmedewerker afwezig is én geen loonkost meer genereert voor KINA per volledige week afwezigheid een vermindering toegepast van 1/52 van het jaarlijkse forfaitbedrag van de OCMW’s voor deze stafmedewerker.

Na het verstrijken van het jaar wordt een verrekening gemaakt waarbij een creditnota voor de deelnemende besturen wordt opgemaakt en het teveel betaalde bedrag wordt teruggestort door KINA p.v.

De lokale besturen kunnen nooit aanspraak maken op het betalen van penaliteiten of schadevergoedingen.

Projectplan tussen Welzijnsvereniging KINA p.v. – Lokaal Bestuur Zandhoven

Opdrachtgever: Lokaal Bestuur Zandhoven, met in het verlengde hiervan de Zorgraad ELZ Voorkempen

Contactpersoon: Sofie Pareit (Lokaal Bestuur Zandhoven) en Greet Hermans (ELZ Voorkempen)

Projectverantwoordelijke: Welzijnsvereniging KINA p.v.