De voorzitter opent de vergadering; er zijn 3 verontschuldigingen nl. schepenen Van Staeyen S. en Willems R., en mevrouw Lambrechts M.
De OCMW-raad,
Gelet op het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen.
Gelet op de Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW’s, zoals tot op heden gewijzigd voor wat het Vlaamse grondgebied betreft, en latere wijzigingen.
Overwegende dat Zandhoven samen met de gemeenten Brecht, Malle, Schilde en Zoersel deel uitmaakt van Dwaallicht, regionaal praatcafé dementie.
Overwegende dat KINA p.v. (Krisis Info Netwerk Antwerpen), (Antwerpsesteenweg 503 - 2390 Malle), door de inzet van stafmedewerkers de lokale besturen tegen een gunstige prijs ondersteuning kan bieden bij de uitvoering van hun opdracht en het inspelen op nieuwe evoluties.
Gelet op zijn beslissing van 3 september 2013 waarbij de overeenkomst via KINA p.v. inzake inhoudelijke ondersteuning van de activiteiten van Dwaallicht werd goedgekeurd.
Overwegende dat er recent naast de ‘stuurgroep Dwaallicht’ een ‘Beslissingsorgaan Lokale Besturen Dwaallicht’ werd opgericht, die het mandaat heeft om knopen door te hakken aangaande financiën, probleemsituaties, ….
Overwegende dat het huidige projectplan met KINA p.v. voorziet in inhoudelijke ondersteuning van de activiteiten van Dwaallicht a rato van 48 uren of 4 uren per maand.
Overwegende dat het voor de stafmedewerker van KINA p.v. niet langer haalbaar is om binnen het tijdsbestek van 48 uren de taken van Dwaallicht-coördinator te vervullen.
Gelet op het voorstel van het Beslissingsorgaan Lokale Besturen Dwaallicht om het urenpakket voor inhoudelijke ondersteuning uit te breiden, op voorwaarde dat dit niet gepaard gaat met een stijging van de kostprijs voor het lokaal bestuur (dit is 850,00 euro per jaar).
Gelet op de positieve ervaringen in de samenwerking met KINA p.v. voor de coördinatie van Dwaallicht.
Gelet op het projectplan ‘inhoudelijke coördinatie Dwaallicht’ dat wordt voorgelegd, waarbij de stafmedewerker van KINA p.v. gedurende 75 uren (of 1 dag per maand met uitzondering van juli en augustus) prestaties levert voor Dwaallicht.
Overwegende dat de kosten van deze ondersteuning door KINA p.v. volledig worden gefinancierd met de jaarlijkse bijdragen van de lokale besturen (850,00 euro per jaar).
Overwegende dat met de inhoud van het projectplan akkoord gegaan kan worden.
Overwegende dat OCMW Zandhoven bij het afsluiten van het projectplan vertegenwoordigd moet zijn;- dat het derhalve noodzakelijk is twee personen aan te stellen die bij de ondertekening van bedoeld projectplan OCMW Zandhoven zullen vertegenwoordigen en gerechtigd zijn dit projectplan rechtsgeldig te ondertekenen.
Na verdere bespreking.
Artikel 1.
Zijn goedkeuring te verlenen aan navolgend projectplan ‘inhoudelijke coördinatie Dwaallicht’:
| PROJECTPLAN KINA p.v. |
1. INLEIDING: KINA ALS WELZIJNSVERENIGING – EEN REGIONALE AANPAK VOOR LOKALE NODEN
KINA is een vereniging van 27 OCMW’s in het arrondissement Antwerpen, die hun krachten gebundeld hebben in één organisatie die inspeelt op de versterking van hun lokaal welzijnsbeleid. Dankzij de samenwerking binnen een welzijnsvereniging overschrijdt elk OCMW zijn lokale mogelijkheden. Zij benutten de gezamenlijke capaciteit (kennis, experten, dienstverlening, infrastructuur …), waardoor zij hun doelstellingen kunnen halen door gebruik te maken van de schaalgrootte. KINA p.v. is de vereniging van, voor en door haar OCMW’s!
Het ondersteuningsaanbod is gedurende de voorbije jaren telkens op vraag en op maat van de leden- OCMW gegroeid. De OCMW-leden kunnen beroep doen op de stafmedewerkers van KINA die op verschillende domeinen expertise hebben opgebouwd. Hierbij werken we steeds vraaggericht, zowel bij de opstart van een dienstverlening als bij de verdere uitbouw. Dynamisch en flexibel speelt KINA in op de ondersteuningsbehoeften van haar leden. Voor vele van onze leden zijn we in tussentijd een onmisbaar verlengstuk van de eigen werking geworden. Dit is ook waaraan we in de toekomst willen blijven werken: samenwerking mogelijk maken om het lokaal welzijnsbeleid te versterken. Zo bieden we een regionale aanpak voor lokale noden. Samen verleggen we grenzen!
Dit projectplan kadert binnen de inzet van ons expertenteam kwaliteitszorg. In dit projectplan worden de doelstellingen en de beheeraspecten van de ondersteuning beschreven, om aan te geven hoe de samenwerking tussen enerzijds welzijnsvereniging KINA p.v. en anderzijds de feitelijke vereniging Dwaallicht zal verlopen en onder welke voorwaarden dit zal gebeuren.
2. PROBLEEMSTELLING
In dit projectplan beschrijven we de doelstellingen en de beheeraspecten van het deelproject “Inhoudelijke coördinatie Dwaallicht: Samenwerking tussen de OCMW’s van Brecht, Malle, schilde, Zandhoven en Zoersel”. Doel van dit projectplan is aan te geven hoe de samenwerking tussen KINA en de OCMW’s van Brecht, Malle, Schilde, Zandhoven en Zoersel, (nadien: de Dwaallicht-OCMW’s) zal verlopen met betrekking tot dit deelproject en onder welke voorwaarden, nadien de beheeraspecten genoemd, dit zal gebeuren.
3. DOELSTELLINGEN VAN HET PROJECTPLAN
Dit deelproject kadert in de doelstelling van de Dwaallicht-OCMW’s om onder de naam Dwaallicht een zorg- en ondersteuningsaanbod uit te bouwen voor personen met dementie, hun familie en mantelzorgers, rond het bespreekbaar maken, antwoorden bieden en wegwijs maken in thema’s rond dementie. Door een financiële bijdrage en de inzet van personeel, werkingsmiddelen en organisatorische capaciteit, maken de Dwaallicht-OCMW’s een gemeenschappelijk aanbod hierrond mogelijk.
De inhoudelijke werking van Dwaallicht wordt autonoom uitgewerkt door de Dwaallicht-stuurgroep. Voor de inhoudelijke ondersteuning van de werking wordt beroep gedaan op ondersteuning van een stafmedewerker van KINA, zoals omschreven in dit projectplan.
De ondersteuning bij het financieel beheer van de activiteiten van Dwaallicht, maakt geen deel uit van dit projectplan.
4. METHODOLOGIE
De activiteiten van Dwaallicht worden aangestuurd door een stuurgroep waarin minimaal elk Dwaallicht- OCMW vertegenwoordigd is.
De stafmedewerker van KINA p.v. biedt ondersteuning bij de verschillende acties, zoals de organisatie van praatcafés, vergaderingen van de stuurgroep, bekendmakingsacties, contacten met bezoekers en sprekers…
De stafmedewerker neemt initiatieven om het Dwaallicht-aanbod actueel, bekend en relevant te
houden, steeds in nauw overleg en onder aansturing van de 5 OCMW’s in de stuurgroep.
5. BEHEERSASPECTEN
5.1. Opvolging
KINA neemt geenszins de eindverantwoordelijkheid over van de lokale besturen betreffende de realisatie van de in dit projectplan omschreven doelstellingen.
Bij alle problemen die niet louter van inhoudelijke aard zijn (organisatorische, contractueel, personeel…), zal het lokaal bestuur rechtstreeks contact opnemen met de adjunct-directeur of de algemeen directeur van KINA om dit te bespreken. Deze zaken worden niet besproken met de stafmedewerker zelf
5.2. Tijd
Deze overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van één jaar, hierna werkjaar genoemd, waarbij een stafmedewerker van KINA gedurende 75 uren per jaar prestaties levert voor Dwaallicht, zoals opgenomen onder punt 3 Doelstellingen.
Het werkjaar start telkens op 1 januari en wordt bij stilzwijgen automatisch voor eenzelfde termijn verlengd.
Ten laatste drie maanden voorafgaand aan het verstrijken van het werkjaar, stelt een partij die het project wil stopzetten de andere partij hiervan schriftelijk in kennis.
De taken en doelstellingen die in dit projectplan beschreven staan, zijn richtinggevend en dienen steeds bekeken te worden in het kader van het aantal begeleidingsuren waarop de OCMW’s beroep doen. KINA noch de ingezette stafmedewerker, nemen hierin de verantwoordelijkheid van de lokale besturen over
m.b.t. het bereiken van de vooropgestelde doelstellingen en verplichtingen. De dienstverlening van KINA is ondersteunend en afhankelijk van de medewerking en beschikbare informatie verkregen van de OCMW’s.
Afwezigheid van de door KINA aangeduide stafmedewerker schorst deze overeenkomst enkel indien na grondige navraag blijkt dat de andere stafmedewerkers van KINA geen ruimte hebben in hun agenda (lopende projecten bij andere OCMW-leden en KINA p.v.) om de taken van de afwezige stafmedewerker over te nemen. Desgevallend wordt een tariefvermindering toegepast volgens de modaliteiten vermeld in het schrijven van KINA aan de OCMW’s op 20/10/2022. Het lokaal bestuur kan nooit aanspraak maken op het betalen van penaliteiten of schadevergoedingen.
5.3. Prestaties en vergoedingen
De stafmedewerker presteert het in 5.2 omschreven aantal uren per jaar voor Dwaallicht. De financiering van het project gebeurt op basis van een uurtarief voor een pakket van 75 uur, verrekend via een uurtarief à rato van €60. Dit tarief wordt jaarlijks geïndexeerd door middel van een vergelijking van het indexcijfer van januari 2015 (gezondheidsindex basis=2004) met het indexcijfer van december van het voorgaande jaar, aangevuld met verplaatsingsonkosten.
De KINA-medewerker noteert zijn prestaties en de gedane tijdsinvestering per dag in een overzicht dat op regelmatige basis aan de lokale besturen wordt bezorgd, zodat zij hieruit de vordering en tijdsinvestering kunnen afleiden. Eventuele opmerkingen worden binnen de week na ontvangst doorgegeven aan de adjunct-directeur of algemeen directeur van KINA p.v. De uren dienen het volledige werk van de stafmedewerker(s) binnen deze opdracht te omvatten.
5.4. Organisatie
KINA, als juridisch werkgever, coördineert de afspraken in verband met de infrastructuur, de werkplaatsen, de tewerkstellingsvoorwaarden en de dienstverleningsmodaliteiten van de stafmedewerker, met dien verstande dat de dienstverlening ter plaatse gebeurt bij het lokaal bestuur en het bestuur hiervoor kosteloos de nodige infrastructuur beschikbaar stelt voor de stafmedewerker. De lokale besturen kunnen toestemming geven aan de stafmedewerker om de uren voor het bestuur elders te presteren.
5.4.1. Middelen
De stafmedewerker krijgt tijdens de uitvoering van de opdracht binnen de lokale besturen een bureel ter beschikking. KINA zorgt voor een draagbare PC en een headset. De materiële middelen (vb. print- en kopieermogelijkheid, papier, postzegels, klassement, documentatie, bureaumateriaal) worden kosteloos door de lokale besturen ter beschikking gesteld.
De stafmedewerker moet gebruik kunnen maken van een veilige internetverbinding.
De stafmedewerker moet, in het kader van zijn specifieke opdracht, gebruik kunnen maken van de relevante databanken waarbij de lokale besturen aangesloten zijn. In het geval dat er specifieke software noodzakelijk is (vb. voor statistische analyse), stellen de lokale besturen deze ter beschikking.
5.4.2. Personeel
In het kader van dit project wordt een stafmedewerker Kwaliteitszorg van KINA ingezet. Afhankelijk van de aard van de opdracht en de specialiteit van de KINA-medewerker kunnen sommige opdrachten door een collega worden uitgevoerd. In samenspraak met de lokale verantwoordelijke kan beroep gedaan worden op een lokale secretariaatsmedewerker voor administratieve ondersteuning.
5.4.3. Verzekering
De taken die de stafmedewerkers uitoefenen op de verschillende lokale besturen zijn verzekerd door de polis Burgerlijke Aansprakelijkheid van KINA p.v. Dit wil zeggen dat de individuele lokale besturen niets meer hoeven door te geven van activiteiten die ter plaatse worden uitgevoerd door de KINA- stafmedewerkers. Op deze polis is er wel één uitzondering, namelijk dat de schade berokkend aan goederen van het plaatselijk bestuur die aan medewerkers worden toevertrouwd niet verzekerd is.
5.5. Informatie
Verzamelen van de benodigde informatie:
Verstrekken van informatie (rapportage):
5.6. Kwaliteit
De ondersteuning van een KINA-stafmedewerker moet het volgende bewerkstelligen:
5.7. Deontologische aspecten
Aan de lokale besturen wordt de volledige medewerking gevraagd, zodat de KINA-stafmedewerker in alle neutraliteit en objectiviteit de ondersteuning kunnen uitoefenen, en zich bijgevolg niet kunnen inlaten met interne aangelegenheden en problematieken.
Indien er op de lokale besturen verschillende medewerkers van KINA in verschillende projecten werkzaam zijn:
5.8. Bescherming van persoonsgegevens
Het lokaal bestuur stelt de stafmedewerker kwaliteitszorg op de hoogte van de interne werking omtrent de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens (AVG) en de verwachtingen in dit kader t.a.v. het OCMW.
De stafmedewerker kwaliteitszorg wordt onmiddellijk in kennis gesteld indien naar hun mening een handeling inbreuk oplevert op de AVG, het lokale informatieveiligheidsbeleid of op andere Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepalingen inzake gegevensbescherming.
5.8.1.Vertrouwelijkheid
De stafmedewerker zal zich ervan onthouden bedrijfsgeheimen in de zin van artikel I.17/1, 1° van het Wetboek van economisch recht, onrechtmatig te verkrijgen, te gebruiken of openbaar te maken. De werknemer zal zich er ook van onthouden geheimen in verband met persoonlijke of vertrouwelijke aangelegenheden, waarvan hij in de uitoefening van het werk kennis kan hebben, bekend te maken.
Indien de stafmedewerker een verzoek krijgt om persoonsgegevens ter beschikking te stellen door een daartoe bevoegde instantie overeenkomstig een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling, beoordeelt deze eerst of het verzoek bindend is en of hij/zij op grond van gedrags- en beroepsregels aan het verzoek moet voldoen. Als er geen strafrechtelijke of andere juridische belemmeringen zijn, dan stelt de stafmedewerker kwaliteitszorg het lokaal bestuur op de hoogte van dit verzoek, binnen een termijn dat het voor het lokaal bestuur mogelijk is om eventuele rechtsmiddelen tegen de verstrekking van de Persoonsgegevens in te stellen.
De stafmedewerker verbindt er zich toe:
De stafmedewerker erkent het belang van deze verplichtingen tot vertrouwelijkheid en tot het naleven van de regels inzake de bescherming van persoonsgegevens conform de AVG, zowel ten aanzien van KINA als de besturen waar KINA mee samenwerkt.
5.9. Vroegtijdige beëindiging van de opdracht en schorsing van de opdracht
Indien de opdrachtgever na ondertekening van het contract de samenwerking wil stopzetten buiten de in dit contract vastgestelde einddatum, is deze een vergoeding verschuldigd aan KINA ter compensatie van het gederfde inkomstenverlies.
Indien gewerkt wordt met een contractueel vastgelegd uurpakket:
De opdrachtgever is een vergoeding verschuldigd van 75% van het vastgelegde uurtarief voor elke nog niet-gepresteerde uur binnen het contractueel vastgelegde uurpakket. Voor de reeds gepresteerde uren betaalt de opdrachtgever uiteraard het volledige contractueel vastgelegde uurtarief.
Na het verstrijken van het jaar wordt een verrekening gemaakt waarbij een creditnota voor de deelnemende besturen wordt opgemaakt en het teveel betaalde bedrag wordt teruggestort door KINA p.v.
De lokale besturen kunnen nooit aanspraak maken op het betalen van penaliteiten of schadevergoedingen.
Artikel 2.
Mevrouw Paula Henderickx en mevrouw Annick Smeets, respectievelijk voorzitter OCMW-raad en algemeen directeur, worden gemachtigd het projectplan “Inhoudelijke coördinatie Dwaallicht” te ondertekenen namens OCMW Zandhoven.
Artikel 3.
De kosten verbonden aan het projectplan waarvan sprake in artikel 1 worden gefactureerd aan Dwaallicht.
Artikel 4.
Een afschrift van deze beslissing zal aan KINA p.v. (Antwerpsesteenweg 503 – 2390 Malle), de dienst Mens & Welzijn en de dienst Financiën bezorgd worden.
De OCMW-raad,
Gelet op het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen.
Gelet op de Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW’s, zoals tot op heden gewijzigd voor wat het Vlaamse grondgebied betreft, en latere wijzigingen.
Overwegende dat Zandhoven samen met de gemeenten Brecht, Malle, Schilde en Zoersel deel uitmaakt van Dwaallicht, regionaal praatcafé dementie.
Overwegende dat KINA p.v. (Krisis Info Netwerk Antwerpen), (Antwerpsesteenweg 503 - 2390 Malle), door de inzet van stafmedewerkers de lokale besturen tegen een gunstige prijs ondersteuning kan bieden bij de uitvoering van hun opdracht en het inspelen op nieuwe evoluties.
Gelet op zijn beslissing van 3 september 2013 waarbij de overeenkomst via KINA p.v. inzake financieel beheer van de activiteiten van Dwaallicht, waarbij de stafmedewerker van KINA p.v. gedurende 5 uren per jaar prestaties levert voor Dwaallicht werd goedgekeurd.
Gelet op het projectplan ‘financiële coördinatie Dwaallicht’ dat wordt voorgelegd, dat enkel naar vorm werd aangepast en waarbij de ondersteuning door de stafmedewerker van KINA behouden blijft op 5 uren per jaar.
Overwegende dat de kosten van deze ondersteuning door KINA p.v. volledig worden gefinancierd met de jaarlijkse bijdragen van de lokale besturen (850,00 euro per jaar).
Overwegende dat met de inhoud van het projectplan akkoord gegaan kan worden.
Overwegende dat OCMW Zandhoven bij het afsluiten van het projectplan vertegenwoordigd moet zijn;- dat het derhalve noodzakelijk is twee personen aan te stellen die bij de ondertekening van bedoeld projectplan OCMW Zandhoven zullen vertegenwoordigen en gerechtigd zijn dit projectplan rechtsgeldig te ondertekenen.
Na verdere bespreking.
Artikel 1.
Zijn goedkeuring te verlenen aan navolgend projectplan ‘financiële coördinatie Dwaallicht’:
| PROJECTPLAN KINA p.v. Financiële coördinatie Dwaallicht: samenwerking tussen de OCMW’s van Brecht, Malle, Schilde, Zandhoven en Zoersel |
1. INLEIDING: KINA ALS WELZIJNSVERENIGING – EEN REGIONALE AANPAK VOOR LOKALE NODEN
KINA is een vereniging van 27 OCMW’s in het arrondissement Antwerpen, die hun krachten gebundeld hebben in één organisatie die inspeelt op de versterking van hun lokaal welzijnsbeleid. Dankzij de samenwerking binnen een welzijnsvereniging overschrijdt elk OCMW zijn lokale mogelijkheden. Zij benutten de gezamenlijke capaciteit (kennis, experten, dienstverlening, infrastructuur …), waardoor zij hun doelstellingen kunnen halen door gebruik te maken van de schaalgrootte. KINA p.v. is de vereniging van, voor en door haar OCMW’s!
Het ondersteuningsaanbod is gedurende de voorbije jaren telkens op vraag en op maat van de leden- OCMW gegroeid. De OCMW-leden kunnen beroep doen op de stafmedewerkers van KINA die op verschillende domeinen expertise hebben opgebouwd. Hierbij werken we steeds vraaggericht, zowel bij de opstart van een dienstverlening als bij de verdere uitbouw. Dynamisch en flexibel speelt KINA in op de ondersteuningsbehoeften van haar leden. Voor vele van onze leden zijn we in tussentijd een onmisbaar verlengstuk van de eigen werking geworden. Dit is ook waaraan we in de toekomst willen blijven werken: samenwerking mogelijk maken om het lokaal welzijnsbeleid te versterken. Zo bieden we een regionale aanpak voor lokale noden. Samen verleggen we grenzen!
Dit projectplan kadert binnen de inzet van ons expertenteam kwaliteitszorg. In dit projectplan worden de doelstellingen en de beheeraspecten van de ondersteuning beschreven, om aan te geven hoe de samenwerking tussen enerzijds welzijnsvereniging KINA p.v. en anderzijds de feitelijke vereniging Dwaallicht zal verlopen en onder welke voorwaarden dit zal gebeuren.
2. PROBLEEMSTELLING
In dit projectplan beschrijven we de doelstellingen en de beheersaspecten van het deelproject “Financiële coördinatie Dwaallicht: Samenwerking tussen de OCMW’s van Brecht, Malle, Schilde, Zandhoven & Zoersel”. Doel van dit projectplan is aan te geven hoe de samenwerking tussen Welzijnsvereniging KINA p.v. en de OCMW’s van Brecht, Malle, Schilde, Zandhoven en Zoersel, (nadien: de Dwaallicht-OCMW’s) zal verlopen met betrekking tot dit deelproject en onder welke voorwaarden, nadien de beheeraspecten genoemd.
3. DOELSTELLINGEN VAN HET PROJECTPLAN
Dit deelproject kadert in de doelstelling van de Dwaallicht-OCMW’s om onder de naam Dwaallicht een zorg- en ondersteuningsaanbod uit te bouwen voor personen met dementie, hun familie en mantelzorgers, rond het bespreekbaar maken, antwoorden bieden en wegwijs maken in thema’s rond dementie. Door een financiële bijdrage en de inzet van personeel, werkingsmiddelen en organisatorische capaciteit, maken de Dwaallicht-OCMW’s een gemeenschappelijk aanbod hierrond mogelijk.
De inhoudelijke werking van Dwaallicht wordt autonoom uitgewerkt door de Dwaallicht-stuurgroep. Voor de inhoudelijke ondersteuning van de werking wordt beroep gedaan op ondersteuning door KINA p.v., zoals omschreven in het daarvoor afgesloten projectplan.
Dit projectplan heeft tot doel de Dwaallicht-OCMW’s te ondersteunen bij het financieel beheer van de activiteiten van Dwaallicht.
4. METHODOLOGIE
5. BEHEERSASPECTEN
5.1. Opvolging
KINA neemt geenszins de eindverantwoordelijkheid over van de lokale besturen betreffende de realisatie van de in dit projectplan omschreven doelstellingen.
Bij alle problemen die niet louter van inhoudelijke aard zijn (organisatorische, contractueel, personeel…), zal het lokaal bestuur rechtstreeks contact opnemen met de adjunct-directeur of de algemeen directeur van KINA om dit te bespreken. Deze zaken worden niet besproken met de stafmedewerker zelf
5.2. Tijd
Deze overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van één jaar, hierna werkjaar genoemd, waarbij een stafmedewerker kwaliteitszorg van KINA gedurende 5 uren per jaar prestaties levert voor Dwaallicht, zoals opgenomen onder punt 3 Doelstellingen.
Het werkjaar start telkens op 1 januari en wordt bij stilzwijgen automatisch voor eenzelfde termijn verlengd.
Ten laatste drie maanden voorafgaand aan het verstrijken van het werkjaar, stelt een partij die het project wil stopzetten de andere partij hiervan schriftelijk in kennis.
De taken en doelstellingen die in dit projectplan beschreven staan, zijn richtinggevend en dienen steeds bekeken te worden in het kader van het aantal begeleidingsuren waarop de OCMW’s beroep doen. KINA noch de ingezette stafmedewerker, nemen hierin de verantwoordelijkheid van de lokale besturen over m.b.t. het bereiken van de vooropgestelde doelstellingen en verplichtingen. De dienstverlening van KINA is ondersteunend en afhankelijk van de medewerking en beschikbare informatie verkregen van de OCMW’s.
Afwezigheid van de door KINA aangeduide stafmedewerker schorst deze overeenkomst enkel indien na grondige navraag blijkt dat de andere stafmedewerkers van KINA geen ruimte hebben in hun agenda (lopende projecten bij andere OCMW-leden en KINA p.v.) om de taken van de afwezige stafmedewerker over te nemen. Desgevallend wordt een tariefvermindering toegepast volgens de modaliteiten vermeld in het schrijven van KINA aan de OCMW’s op 20/10/2022. Het lokaal bestuur kan nooit aanspraak maken op het betalen van penaliteiten of schadevergoedingen.
5.3. Prestaties en vergoedingen
De stafmedewerker presteert het in 5.2 omschreven aantal uren per jaar voor Dwaallicht. De financiering van het project gebeurt op basis van een uurtarief voor een pakket van 5 uur, verrekend via een uurtarief à rato van €60. Dit tarief wordt jaarlijks geïndexeerd door middel van een vergelijking van het indexcijfer van januari 2015 (gezondheidsindex basis=2004) met het indexcijfer van december van het voorgaande jaar, aangevuld met verplaatsingsonkosten.
De KINA-medewerker noteert zijn prestaties en de gedane tijdsinvestering per dag in een overzicht dat op regelmatige basis aan de lokale besturen wordt bezorgd, zodat zij hieruit de vordering en tijdsinvestering kunnen afleiden. Eventuele opmerkingen worden binnen de week na ontvangst doorgegeven aan de adjunct-directeur of algemeen directeur van KINA p.v. De uren dienen het volledige werk van de stafmedewerker(s) binnen deze opdracht te omvatten.
5.4. Organisatie
KINA, als juridisch werkgever, coördineert de afspraken in verband met de infrastructuur, de werkplaatsen, de tewerkstellingsvoorwaarden en de dienstverleningsmodaliteiten van de stafmedewerker, met dien verstande dat de dienstverlening ter plaatse gebeurt bij het lokaal bestuur en het bestuur hiervoor kosteloos de nodige infrastructuur beschikbaar stelt voor de stafmedewerker. De lokale besturen kunnen toestemming geven aan de stafmedewerker om de uren voor het bestuur elders te presteren.
5.4.1. Middelen
De stafmedewerker krijgt tijdens de uitvoering van de opdracht binnen de lokale besturen een bureel ter beschikking. KINA zorgt voor een draagbare PC en een headset. De materiële middelen (vb. print- en kopieermogelijkheid, papier, postzegels, klassement, documentatie, bureaumateriaal) worden kosteloos door de lokale besturen ter beschikking gesteld.
De stafmedewerker moet gebruik kunnen maken van een veilige internetverbinding.
De stafmedewerker moet, in het kader van zijn specifieke opdracht, gebruik kunnen maken van de relevante databanken waarbij de lokale besturen aangesloten zijn. In het geval dat er specifieke software noodzakelijk is (vb. voor statistische analyse), stellen de lokale besturen deze ter beschikking.
5.4.2. Personeel
In het kader van dit project wordt een stafmedewerker Kwaliteitszorg van KINA ingezet. Afhankelijk van de aard van de opdracht en de specialiteit van de KINA-medewerker kunnen sommige opdrachten door een collega worden uitgevoerd. In samenspraak met de lokale verantwoordelijke kan beroep gedaan worden op een lokale secretariaatsmedewerker voor administratieve ondersteuning.
5.4.3. Verzekering
De taken die de stafmedewerkers uitoefenen op de verschillende lokale besturen zijn verzekerd door de polis Burgerlijke Aansprakelijkheid van KINA p.v. Dit wil zeggen dat de individuele lokale besturen niets meer hoeven door te geven van activiteiten die ter plaatse worden uitgevoerd door de KINA- stafmedewerkers. Op deze polis is er wel één uitzondering, namelijk dat de schade berokkend aan goederen van het plaatselijk bestuur die aan medewerkers worden toevertrouwd niet verzekerd is.
5.5. Informatie
Verzamelen van de benodigde informatie:
Verstrekken van informatie (rapportage):
5.6. Kwaliteit
De ondersteuning van een KINA-stafmedewerker moet het volgende bewerkstelligen:
5.7. Deontologische aspecten
Aan de lokale besturen wordt de volledige medewerking gevraagd, zodat de KINA-stafmedewerker in alle neutraliteit en objectiviteit de ondersteuning kunnen uitoefenen, en zich bijgevolg niet kunnen inlaten met interne aangelegenheden en problematieken.
Indien er op de lokale besturen verschillende medewerkers van KINA in verschillende projecten werkzaam zijn:
5.8. Bescherming van persoonsgegevens
Het lokaal bestuur stelt de stafmedewerker kwaliteitszorg op de hoogte van de interne werking omtrent de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens (AVG) en de verwachtingen in dit kader t.a.v. het OCMW.
De stafmedewerker kwaliteitszorg wordt onmiddellijk in kennis gesteld indien naar hun mening een handeling inbreuk oplevert op de AVG, het lokale informatieveiligheidsbeleid of op andere Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepalingen inzake gegevensbescherming.
5.8.1.Vertrouwelijkheid
De stafmedewerker zal zich ervan onthouden bedrijfsgeheimen in de zin van artikel I.17/1, 1° van het Wetboek van economisch recht, onrechtmatig te verkrijgen, te gebruiken of openbaar te maken. De werknemer zal zich er ook van onthouden geheimen in verband met persoonlijke of vertrouwelijke aangelegenheden, waarvan hij in de uitoefening van het werk kennis kan hebben, bekend te maken.
Indien de stafmedewerker een verzoek krijgt om persoonsgegevens ter beschikking te stellen door een daartoe bevoegde instantie overeenkomstig een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling, beoordeelt deze eerst of het verzoek bindend is en of hij/zij op grond van gedrags- en beroepsregels aan het verzoek moet voldoen. Als er geen strafrechtelijke of andere juridische belemmeringen zijn, dan stelt de stafmedewerker kwaliteitszorg het lokaal bestuur op de hoogte van dit verzoek, binnen een termijn dat het voor het lokaal bestuur mogelijk is om eventuele rechtsmiddelen tegen de verstrekking van de Persoonsgegevens in te stellen.
De stafmedewerker verbindt er zich toe:
De stafmedewerker erkent het belang van deze verplichtingen tot vertrouwelijkheid en tot het naleven van de regels inzake de bescherming van persoonsgegevens conform de AVG, zowel ten aanzien van KINA als de besturen waar KINA mee samenwerkt.
5.9. Vroegtijdige beëindiging van de opdracht en schorsing van de opdracht
Indien de opdrachtgever na ondertekening van het contract de samenwerking wil stopzetten buiten de in dit contract vastgestelde einddatum, is deze een vergoeding verschuldigd aan KINA ter compensatie van het gederfde inkomstenverlies.
Indien gewerkt wordt met een contractueel vastgelegd uurpakket:
De opdrachtgever is een vergoeding verschuldigd van 75% van het vastgelegde uurtarief voor elke nog niet-gepresteerde uur binnen het contractueel vastgelegde uurpakket. Voor de reeds gepresteerde uren betaalt de opdrachtgever uiteraard het volledige contractueel vastgelegde uurtarief.
Na het verstrijken van het jaar wordt een verrekening gemaakt waarbij een creditnota voor de deelnemende besturen wordt opgemaakt en het teveel betaalde bedrag wordt teruggestort door KINA p.v.
De lokale besturen kunnen nooit aanspraak maken op het betalen van penaliteiten of schadevergoedingen.
Artikel 2.
Mevrouw Paula Henderickx en mevrouw Annick Smeets, respectievelijk voorzitter OCMW-raad en algemeen directeur, worden gemachtigd het projectplan “financiële coördinatie Dwaallicht” te ondertekenen namens OCMW Zandhoven.
Artikel 3.
De kosten verbonden aan het projectplan waarvan sprake in artikel 1 worden gefactureerd aan Dwaallicht.
Artikel 4.
Een afschrift van deze beslissing zal aan KINA p.v. (Antwerpsesteenweg 503 - 2390 Malle), de dienst Mens & Welzijn en aan de dienst Financiën bezorgd worden.
De OCMW-raad,
Overwegende dat steeds meer zelfstandigen geconfronteerd worden met financiële en persoonlijke uitdagingen na de coronajaren in 2020-2021, de oorlog in Oekraïne, de torenhoge inflatie en hoge energieprijzen in 2023;- dat de specifieke kennis om deze mensen te steunen en te helpen, vaak ontbreekt.
Gelet op de dienstverlening van DYZO (DYnamiseren van Zelfstandige Ondernemers (Willebroekkaai 37 – 1000 Brussel) die gratis ondersteuning biedt op economisch, juridisch en psychologisch vlak aan ondernemers.
Overwegende dat ook een lokaal bestuur beroep kan doen op de dienstverlening van DYZO voor haar ondernemers in moeilijkheden.
Gelet op de verschillende mogelijkheden om als lokaal bestuur met DYZO samen te werken:
Overwegende dat voor de begeleiding van de ondernemers in moeilijkheden de samenwerking ‘op maat’ op dit ogenblik volstaat;- dat het lokaal bestuur de dossierkost van deze begeleiding voor haar rekening neemt en deze kost niet kan doorrekenen aan de betrokken ondernemer.
Overwegende dat het noodzakelijk is om voor deze samenwerking een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten tussen OCMW Zandhoven en DYZO m.b.t. de samenwerking op maat, dat de rechten en plichten van beide partijen omschrijft.
Gelet op het ontwerp dat voorligt.
Overwegende dat OCMW Zandhoven bij het afsluiten van de overeenkomst vertegenwoordigd moet zijn;- dat het derhalve noodzakelijk is twee personen aan te stellen die bij de ondertekening van bedoelde overeenkomst OCMW Zandhoven zullen vertegenwoordigen en gerechtigd zijn deze overeenkomst rechtsgeldig te ondertekenen.
Artikel 1.
Zijn goedkeuring te verlenen aan de “Samenwerkingsovereenkomst op maat”:
| Samenwerkingsovereenkomst tussen OCMW Zandhoven en DYZO VZW Samenwerking op maat |
Tussen de ondergetekenden:
OCMW Zandhoven waarvan de zetel gevestigd is te Liersebaan 12, 2240 Zandhoven hier rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw Annick Smeets en mevrouw Paula Henderickx, respectievelijk algemeen directeur en voorzitter OCMW-raad, hierna genoemd ‘het OCMW Zandhoven‘.
en
DYZO vzw (ondernemingsnummer 0554 898 792), waarvan de zetel gevestigd is Willebroekkaai 37 te 1000 Brussel, hier rechtsgeldig vertegenwoordigd door
de heer Wim Aerts (Algemeen Directeur), hierna genoemd ‘DYZO,
wordt overeengekomen als volgt:
Voorwerp van de overeenkomst
Artikel 1
In het kader van de samenwerking met OCMW Zandhoven verbindt DYZO er zich toe om:
Artikel 2
In het kader van deze samenwerkingsovereenkomst verbindt het OCMW Zandhoven er zich toe om:
Per dossier, alles inbegrepen, hanteert DYZO een basistarief van € 250 (DYZO is niet btw-plichtig), dat jaarlijks op 1 januari aangepast wordt aan de evolutie van het indexcijfer van de gezondheidsprijzen.
Deze indexatie gebeurt als volgt:
(€ 250 * nieuwe index)/aanvangsindex
De aanvangsindex is de gezondheidsindex van de maand december 2021 (gezondheidsindex 2013=100 12/2021G – 115,60).
De nieuwe index is de gezondheidsindex van de maand december van het kalenderjaar voorafgaand aan het jaar van de begeleiding.
Het geïndexeerd bedrag voor 2023 is € 276,58
Artikel 3
De begeleiding gebeurt door de medewerker(s) van DYZO. DYZO verstrekt aan de persoon in kwestie informatie en advies omtrent zijn of haar rechten, plichten, wettelijke mogelijkheden,…
DYZO zal de persoon in kwestie ook helpen met het uitvoeren van bepaalde prestaties (niet exhaustieve opsomming):
De gevolgen van de genomen beslissing(en) liggen steeds bij de persoon zelf (en dus niet bij DYZO), die er ook de gevolgen (juridisch, sociaalrechtelijk,…) van draagt. DYZO kan de persoon in kwestie voorafgaand aan de prestaties ook vragen om een opdrachtbrief te tekenen, waarin de taak, opdracht van DYZO duidelijk wordt omschreven.
Indien de medewerker van DYZO niet gelooft in (de haalbaarheid van) de continuering van de onderneming, zal dit ook zo gecommuniceerd worden aan (1) de persoon in kwestie en (2) het OCMW Zandhoven.
Indien de adviezen van DYZO niet systematisch opgevolgd worden of indien de persoon in kwestie onvoldoende meewerkt (informatie aanreiken,…), kan Dyzo na voorafgaand overleg met het OCMW Zandhoven de begeleiding stopzetten.
Artikel 4
Beide partijen verbinden zich er toe om op regelmatige basis de samenwerking te evalueren. Op vraag van één van de partijen, wordt binnen de zes weken een afspraak belegd.
Artikel 5
De overeenkomst gaat in vanaf 1/02/2024 en wordt afgesloten voor onbepaalde duur.
Elke partij kan er een einde aan stellen mits de andere partij hiervan schriftelijk op de hoogte te stellen ten minste drie maanden voor de jaarlijkse vervaldag. De jaarlijkse vervaldag wordt vastgesteld op 31 december.
Artikel 6
Exoneratieclausule: DYZO vzw kan op geen enkele manier aansprakelijk gesteld worden voor de door haar verstrekte informatie, haar verstrekte adviezen en haar handelingen tijdens de begeleidingen van de (ex-) ondernemers in moeilijkheden.
Artikel 2.
Mevrouw Annick Smeets en mevrouw Paula Henderickx, respectievelijk algemeen directeur en voorzitter OCMW-raad, worden gemachtigd deze samenwerkingsovereenkomst te ondertekenen namens OCMW Zandhoven.
Artikel 3.
Een afschrift van deze beslissing en de samenwerkingsovereenkomst zullen aan de dienst Mens & Welzijn, aan DYZO (Willebroekkaai 37 – 1000 Brussel) en de dienst Secretariaat worden bezorgd.
Gezien er tijdens de raadzitting van heden geen verdere opmerkingen worden gemaakt over de redactie van de notulen van de OCMW-raad van 14 december 2023, en overeenkomstig art. 32 van het decreet Lokaal Bestuur, zijn de notulen van bedoelde zitting, goedgekeurd.
Namens OCMW-raad,
Annick Smeets
algemeen directeur
Paula Henderickx
voorzitter OCMW-raad