Notulen  gemeenteraad

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST VOOR GEZAMENLIJKE
OPDRACHTEN VAN DIENSTEN
Op gewestweg N14 te Zandhoven tussen kmpt 22.1 en 23.9, op N116 vanaf kruispunt N14 tot kmpt 15.1 (missing link) en op aanliggende gemeentewegen

TUSSEN :

Het VLAAMSE GEWEST,
vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering,
bij delegatie, in de persoon van
Kathy Vandenmeersschaut,
Administrateur-generaal van het Agentschap Wegen en Verkeer,

hierna genoemd ‘het Gewest’.

EN

De NV AQUAFIN,
naamloze vennootschap naar Belgisch recht,
met zetel te 2630 Aartselaar, Dijkstraat 8 en
ingeschreven in de kruispuntbank voor ondernemingen onder
RPR nummer 0440691388,
vertegenwoordigd door
Glenn Van Olmen, Directeur Business Development en
Danny Baeten, Directeur Projecten,

hierna genoemd ‘Aquafin’

EN

Pidpa,
vertegenwoordigd door de Raad van Bestuur door wie optreedt
Mieke Van den Brande, voorzitter, en
Eddy Troosters, Directeur-generaal,

hierna genoemd “Pidpa”.

EN

Het gemeentebestuur van Zandhoven,
vertegenwoordigd door de gemeenteraad, voor wie optreedt,
Hans Soetemans, voorzitter van de gemeenteraad en
Annick Smeets, algemeen directeur,
die handelen ter uitvoering van de beslissing van de gemeenteraad van 23 april 2026,

hierna genoemd ‘de gemeente’.

Aangezien het Gewest de volgende diensten wenst uit te laten voeren, nl.:

• Ontwerpstudie herinrichting N14 te Zandhoven tussen kmpt 22.1 en 23.9 alsook de herinrichting van N116 tussen het Netekanaal en N14 (zie bijlage 1);
• Ontwerp van RWA in de N14 (voor opvang van hemelwater op de rijbaan);
• Ontwerpstudie van de groeninrichting en het bufferbekken voor de opvang van hemelwater op perceel 364A en op het openbaar domein gelegen tussen dit perceel en de N14 (zie plan in bijlage 2); 
• Ontwerpstudie van het overstromingsgebied van de Tappelbeek op perceel 363B en 364A (in eigendom van provincie Antwerpen) en eventueel op percelen 12A en 13V (in eigendom van Natuurpunt). Zie plan in bijlage 2;
• Opmaak van het vergunnings- en aanbestedingsdossier voor de projectzone;
• Organiseren en leiden van communicatie en participatiemomenten;
• Leiding en toezicht van de uitvoeringswerken van herinrichting van dit project;

Aangezien Pidpa de volgende diensten wenst uit te laten voeren: 

• Ontwerpstudie van het gescheiden RWA-DWA-stelsel in Liersebaan tussen Kanaalstraat en E313 (Zie bijlage 1);
• Opmaak van het vergunnings- en aanbestedingsdossier voor de projectzone;
• Organiseren en leiden van communicatie en participatiemomenten;
• Leiding en toezicht van de uitvoeringswerken van herinrichting van dit project;

Aangezien Aquafin de volgende diensten wenst uit te laten voeren, nl.:

• Ontwerpstudie van het gescheiden RWA-DWA-stelsel op het volledige projecttracé, met uitzondering van het gedeelte in de Liersebaan tussen de Kanaalstraat en de E313 (zie bijlage 1);
• Ontwerpstudie van de pompstations die noodzakelijk blijken uit de studie van de nieuwe RWA binnen dit project;
• Opmaak van het vergunnings- en aanbestedingsdossier voor de projectzone;
• Organiseren en leiden van communicatie en participatiemomenten;
• Leiding en toezicht van de uitvoeringswerken van herinrichting van dit project;

Aangezien de gemeente de volgende diensten wenst uit te laten voeren, nl.:

• Ontwerpstudie herinrichting N14 te Zandhoven; alsook studie van voetpaden en parkeerplaatsen/ -stroken in de projectzone; 
• Organiseren en leiden van communicatie en participatiemomenten;
• Leiding en toezicht van de uitvoeringswerken van herinrichting van dit project.

De kosten van de algemene studies (opmaak van vergunnings- en aanbestedingsdossier, informeren omwonenden, …) zal pro rata verdeeld worden tussen de partijen volgens ieders aandeel in het project volgens het principe uitgeschreven in artikel 16 van deze overeenkomst.

Aangezien elke verwijzing in deze overeenkomst en het bestek naar de aanbesteder of ambtenaren daarvan indien dit Aquafin betreft, moet gelezen worden als een verwijzing naar Aquafin, haar aangestelden en/of haar contractanten.

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 25 januari 2013 tot bepaling van de nadere regels betreffende de financiering en de samenwerking voor het mobiliteitsbeleid;

Aangezien alle partijen van oordeel zijn dat de opdrachten in het algemeen belang dienen te worden samengevoegd.

Deze overeenkomst vervangt de tussen Vlaams Gewest, Pidpa, Aquafin, NV De Scheepvaart en gemeentebestuur Zandhoven afgesloten samenwerkingsovereenkomst d.d. 09/2012 en het tussen Vlaams Gewest, Pidpa, Aquafin, De Vlaamse Waterweg en gemeentebestuur Zandhoven afgesloten addendum d.d. 03/2018.

WORDT OVEREENGEKOMEN HETGEEN VOLGT:

ARTIKEL 1 - Aanbesteder

Het Gewest, Aquafin, pidpa, de gemeente en de provincie beslissen de hogervermelde opdracht in het algemeen belang, samen te voegen en het Gewest aan te duiden om in hun gezamenlijke naam bij de gunning en de uitvoering van de opdracht als aanbesteder op te treden, overeenkomstig artikel 48 van de Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

Elke partij staat in voor het projectmanagement van haar eigen aandeel. Met andere woorden, iedere partij staat in voor de actieve opvolging van haar aandeel in de diensten. Indien één der partijen de hiervoor vermelde verplichtingen niet naleeft, zal de ingebreke gebleven partij instaan – nadat deze in gebreke is gesteld - voor de eventuele kosten van projectmanagement welke de partijen ten voordele van de ingebreke gebleven partij hebben gemaakt en zal de ingebreke gebleven partij tevens de andere partijen volledig vrijwaren.

ARTIKEL 2 - Voorwerp van de studieopdracht

De aanbesteder staat, overeenkomstig de wetgeving op de overheidsopdrachten, in voor de gunning van de studieopdracht waarop voorliggende samenwerkingsovereenkomst betrekking heeft.

Deze studieopdracht omvat:

• het ontwerp van de werken;
• opmaak projectnota;
• voorbereiding / opmaak grondverwervingsplannen en -dossiers;
• opmaak omgevingsvergunningsaanvraag;
• opmaak van aanbestedingsdossier;
• de opdracht voor de leiding van de werken;
• het toezicht op de werken;
• …

De aanbesteder maakt de opdrachtdocumenten op en legt die ter goedkeuring voor aan de andere partijen.
De aanbesteder mag de studieopdracht slechts publiceren nadat alle partijen zich ondubbelzinnig akkoord hebben verklaard met de opdrachtdocumenten en zich formeel en uitdrukkelijk akkoord hebben verklaard met het aandeel in de studieopdracht dat ze financieel ten laste nemen.
Alle partijen staan, ook financieel, in voor de studie en de goedkeuring van het ontwerp voor het deel van de opdracht dat te hunnen laste is. Zij nemen tegenover de aanbesteder de volledige verantwoordelijkheid voor dit ontwerp, de administratieve en technische bepalingen die zij ter zake in de opdrachtdocumenten van de werken laten inlassen, en alle wijzigingen of bijwerken die tijdens de uitvoering van de opdracht noodzakelijk blijken en verband houden met de uitvoering van de werken te hunnen laste, waarbij zij steeds rekening houden met de vereisten van de eventueel beschikbare modelleringsgegevens.

ARTIKEL 3 - Gunning van de studieopdracht

De aanbesteder schrijft de plaatsingsprocedure uit, staat in voor de opening van de inschrijvingen, maakt het gunningsverslag op en wijst de opdracht toe. Hierbij wordt wel rekening gehouden met het feit dat de studieopdracht één ondeelbaar geheel uitmaakt en dat de volledige studieopdracht in principe moet toevertrouwd worden aan de in aanmerking komende bieder voor de totaliteit van de studieopdracht (alle delen samen).
De aanbesteder zal het contract sluiten nadat alle partijen hebben ingestemd met het gunningsvoorstel en op ondubbelzinnige wijze een schriftelijke verklaring hebben afgelegd dat zij akkoord gaan met het gedeelte van de studieopdracht ten laste van hen en dat zij voor de betaling ervan de nodige financiële middelen hebben voorzien.
Desnoods verzoekt de aanbesteder de inschrijver(s) om een verlenging van de verbintenistermijn van de inschrijving(en) in afwachting van de verklaring van de andere partijen. In elk geval zullen zij een beslissing nemen omtrent de al dan niet toewijzing binnen de twee maanden nadat ze hierom door de aanbesteder werden verzocht. Zo niet kan de partij die verantwoordelijk is voor de vertraging de financiële gevolgen ervan ten laste gelegd worden.

ARTIKEL 4 - Leiding van de studieopdracht

De aanbesteder duidt de leidend ambtenaar aan.
De leidend ambtenaar neemt de leiding van de studieopdracht waar. Dit betekent dat alleen hij gemachtigd is om opdrachten te geven aan de opdrachtnemer, proces-verbaal van ingebrekestelling op te maken, proces-verbaal van oplevering van de studieopdracht op te maken, de studieopdracht te schorsen, vorderingsstaten goed te keuren, verrekeningen voor te stellen en op te maken, eventuele ambtshalve maatregelen voor te stellen, enzovoort.
De andere partijen mogen op hun kosten gemandateerde waarnemers aanstellen die de studieopdracht ten laste van hen mogen opvolgen. Deze gemandateerde waarnemers kunnen schriftelijk advies geven aan de leidend ambtenaar.
De gemandateerde waarnemers zijn tevens gerechtigd om rechtstreeks opmerkingen, instructies of vragen (hierna genoemd rechtstreekse communicatie) aan de ontwerper te bezorgen over het deel ten laste van de partij namens wie de gemandateerde waarnemer optreedt en dit zonder afbreuk te doen aan de bepalingen van het tweede lid.
De partijen dragen de volledige verantwoordelijkheid voor het advies dat hun gemandateerde waarnemers verstrekken, alsook voor de rechtstreekse communicatie, en staan in voor de kosten hiervan.
Voor beslissingen die betrekking hebben op het deel ten laste van (een) bepaalde partij(en) zal de leidend ambtenaar voorafgaand aan zijn beslissing advies vragen aan deze partij(en). In elk geval dient dit advies te worden gegeven binnen een termijn van twee weken om de vlotte vooruitgang van de studieopdracht te garanderen. Indien echter noodzakelijk om het vlotte verloop van de opdracht te garanderen, dan zal deze termijn desgevallend worden ingekort tot een redelijke termijn die expliciet vermeld wordt in de adviesvraag.
In principe is dit advies bindend. Wanneer de leidend ambtenaar meent dat hierdoor het project in zijn geheel in het gedrang komt, bijvoorbeeld door belangenconflicten en/of onvoorziene omstandigheden (zoals bvb. het uitblijven van beslissingen, …) en de opdracht niet in overeenstemming met de vooropgezette planning kan worden uitgevoerd, zal de leidend ambtenaar deze situatie binnen de twee werkdagen met de vertegenwoordigers van alle partijen bespreken en zullen zij in onderling overleg binnen de twee werkdagen een beslissing proberen te nemen. Deze beslissing dient vervolgens schriftelijk te worden meegedeeld aan alle partijen. Komen partijen niet overeen binnen die termijn, dan is de leidend ambtenaar gemachtigd om een beslissing te nemen in het belang van het project als geheel. Deze beslissing dient door de leidend ambtenaar schriftelijk te worden meegedeeld aan alle partijen.

ARTIKEL 5 - Opdracht voor opdrachtnemer

De opdrachtnemer wordt belast met de taken zoals omschreven in artikel 2.
In het bestek en de opmetingen, opgesteld door de opdrachtnemer, worden de werken ten laste van het Gewest, ten laste van Aquafin , ten laste van Pidpa, ten laste van de gemeente, telkens onder een afzonderlijk deel of onder een gezamenlijk deel – met vermelding van verdeelsleutel - vermeld. Deze werken maken het voorwerp uit van afzonderlijke door de aannemer op te stellen vorderingsstaten. Inzonderheid in artikel 95 KB Uitvoering van de administratieve bepalingen van het bijzonder bestek zal de bijzondere aandacht van de aannemer hierop gevestigd worden.

ARTIKEL 6 - Borgtocht

Voor zover de aanbesteder daartoe beslist en overeenkomstig de wetgeving overheidsopdrachten, wordt de opdrachtnemer verzocht een borgtocht te stellen.
Indien een borgtocht wordt gesteld, dan heeft deze betrekking op de totaliteit van de studieopdracht. De aanbesteder kan eventueel de volledige borgtocht inhouden, maar zal die uiteraard geheel of gedeeltelijk aanwenden ten voordele van deze partijen ten aanzien van wie de opdrachtnemer tekortgeschoten is en dit in verhouding tot de werkelijke kostprijs.
De aanwending van de borg zal enkel gebeuren op aanvraag en/of goedkeuring van de betrokken partijen.

ARTIKEL 7 - Wijziging aan de studieopdracht

Als de leidend ambtenaar tijdens de uitvoering van de studieopdracht een belangrijke wijziging van de opdracht of de plannen, in zoverre toegestaan overeenkomstig de wetgeving overheidsopdrachten, voor het gedeelte ten laste van één of meerdere andere partijen noodzakelijk acht, wordt vóór de betekening van het schriftelijk wijzigingsbevel of de contractwijziging aan de opdrachtnemer de schriftelijke goedkeuring van de betrokken partij(en) bekomen met de voorgestelde wijzigingen. De leidend ambtenaar zal, rekening houdend met de aard en/of het belang van de wijziging, hiervoor een redelijke termijn bepalen.
Komt er geen reactie van de partijen en/of komen de partijen niet overeen binnen de bepaalde termijn, dan wordt de procedure zoals omschreven in artikel 4 opgestart.

ARTIKEL 8 - Veiligheidscoördinator-ontwerp

Tijdens de studiefase van het ontwerp van de werken stelt de aanbesteder, overeenkomstig de overheidsopdrachtenwetgeving en de reglementering met betrekking tot de veiligheid op tijdelijke of mobiele bouwplaatsen, één gemeenschappelijke veiligheidscoördinator-ontwerp aan.
De partijen bepalen in onderling overleg de modaliteiten omtrent de toewijzing.
Zolang de veiligheidscoördinator-ontwerp niet is aangesteld mag degene die met het ontwerp is belast de uitwerking van het project niet aanvatten of verderzetten.
Alle partijen zien erop toe dat de veiligheidscoördinator-ontwerp zijn opdrachten, samenhangend met hun aandeel in de samengevoegde opdrachten, te allen tijde volledig en adequaat vervult, dat hij betrokken wordt bij alle etappes van de werkzaamheden betreffende de uitwerking, wijzigingen en aanpassingen van het ontwerp van het bouwwerk en dat hij alle informatie krijgt die nodig is voor de uitvoering van zijn/haar opdrachten. Hiertoe wordt hij uitgenodigd op alle vergaderingen i.v.m. het ontwerp en ontvangt hij alle verwezenlijkte studies binnen een termijn die hem toelaat zijn opdrachten uit te voeren.
De veiligheidscoördinator zal een Veiligheids- en Gezondheidsplan (VGP) voor de samengevoegde opdracht opstellen, rekening houdende met de veiligheidsvoorschriften van de partijen.
Alle partijen nemen met betrekking tot de praktische uitvoering van deze verbintenissen ten aanzien van de aanbesteder de volledige verantwoordelijkheid op.
De aanbesteder ziet erop toe dat de veiligheidscoördinator-ontwerp bij het einde van zijn opdracht een exemplaar van het geactualiseerde veiligheids- en gezondheidsplan, het geactualiseerde coördinatiedagboek en het postinterventiedossier aan alle partijen bezorgt.

ARTIKEL 9 - Milieuhygiënisch bodemonderzoek

Overeenkomstig de wetgeving overheidsopdrachten en de bepalingen van het Vlarebo zal de aanbesteder instaan voor het opstellen van een Technisch Verslag en de conformverklaring ervan door een erkende bodembeheerorganisatie. In voorkomend geval zal de aanbesteder hiervoor een aparte overeenkomst afsluiten met een bodemsaneringsdeskundige. De aanbesteder voegt het door een erkende bodembeheerorganisatie conform verklaarde Technisch verslag toe aan het aanbestedingsdossier.

ARTIKEL 10 - Archeologisch vooronderzoek en archeologienota

Indien vereist overeenkomstig het Onroerenderfgoeddecreet van 12 juli 2013 en het Onroerenderfgoedbesluit van 16 mei 2014, wordt een archeologienota toegevoegd aan de omgevingsvergunningsaanvraag.
Overeenkomstig de wetgeving overheidsopdrachten en conform het onroerend erfgoeddecreet zal de aanbesteder instaan voor de aanstelling van een archeoloog i.f.v. het opstellen van een archeologische nota en het indienen van deze nota voor de bekrachtiging ervan door de bevoegde instantie.
Indien de archeologische nota verder onderzoek vereist zoals bv. vooronderzoek met bodemingreep, zullen de partijen – daar een ad hoc benadering noodzakelijk is - in onderling overleg de verdere modaliteiten bepalen.

ARTIKEL 11 - Sloopopvolgingsplan

Overeenkomstig de wetgeving overheidsopdrachten en de bepalingen van art. 4.3.5. van het VLAREMA zal de aanbesteder instaan voor het opstellen van een sloopopvolgingsplan door een deskundige en de conformverklaring ervan door een erkende sloopbeheerorganisatie.
De aanbesteder voegt het door een erkende sloopbeheerorganisatie conform verklaarde sloopopvolgingsplan toe aan het aanbestedingsdossier.

ARTIKEL 12 - Bemalingen

Indien dit nodig blijkt en volgt uit de studie, wordt door de aanbesteder binnen de studieopdracht een deskundige aangesteld met betrekking tot de opmaak van de bemalingsstudie en de beschrijving van de eventueel uit te voeren zettings-en bemalingsproef en dit volgens de richtlijnen bemalingen ter bescherming van het milieu van de Vlaamse Milieumaatschappij. Kosten hieraan verbonden zijn onderling te verdelen onder de rioolbeheerders.

ARTIKEL 13 - Vergunningen en onteigeningen

Elke partij staat in voor het verwerven van de vergunningen die nodig zijn voor de uitvoering van de werken te zijnen / haren laste alsook voor de eventuele onteigeningen. Desgevallend worden de vergunningsaanvragen gebundeld door de aanbesteder.
In geval van een gebeurlijke betwisting van de vergunning door derden, zullen de partijen op wiens aandeel de betwisting slaat, vrijwillig tussenkomen in de procedure. Minstens zullen zij tijdig hun volledige medewerking verlenen.

ARTIKEL 14 - Schade ontstaan tijdens of als gevolg van de opdracht

Elke partij is aansprakelijk voor de schade die door haar of in haar opdracht is veroorzaakt.
Schade die aan geen enkele partij kan worden toegewezen, wordt verdeeld onder alle partijen, a rato van hun financieel aandeel in de kosten van de werken.
Wanneer een verhaal door derden wordt uitgeoefend, vrijwaart elke aansprakelijke partij de andere partijen. Elke partij komt, op eenvoudig verzoek van één van de andere partijen, vrijwillig tussen in elke procedure die zou worden gevoerd.
Voor zover niet kan worden uitgemaakt of eventuele schade en/of geschillen betrekking hebben op de opdracht ten laste van de ene of de andere partij, zullen de partijen de gebeurlijke aansprakelijkheid op zich nemen op basis van het aandeel van elk der partijen in de samengevoegde opdracht en instaan voor eventuele financiële gevolgen van deze aansprakelijkheid.

ARTIKEL 15 - Kostenverdeling en betaling

§1 - Studieopdracht

De opdracht van de opdrachtnemer voor de studie en het ontwerp van de werken wordt uitgevoerd, deels voor rekening van het Gewest, deels voor rekening van Aquafin, deels voor rekening van Pidpa, deels voor rekening van de gemeente.
Het studiecontract zal principieel opgedeeld worden in 2 delen, namelijk:
De kosten van de algemene studies:
Deze kosten zullen pro rata verdeeld worden tussen de partijen volgens ieders aandeel in het project. De tussentijdse facturen van het studiebureau worden verdeeld tussen de partijen volgens hun aandeel in de conceptraming, zijnde 63,76% voor het Gewest, 33,56% voor Aquafin, 2,68% voor Pidpa en 0% voor de gemeente.
Na gunning van de werken wordt de verdeelsleutel geëvalueerd en gecorrigeerd op basis van het effectieve aandeel van de partijen in het gunningsbedrag van de werken. De gemeente betaald op dit moment eenmalig een vast bedrag van 2 500€ voor de ontwerpstudie van de voetpaden en parkeervoorzieningen. De studiekosten die worden gemaakt tijdens de uitvoering van de werken worden verdeeld volgens de verdeelsleutel vastgesteld op basis van het aandeel van de partijen in het gunningsbedrag van de werken.
Kosten welke toewijsbaar zijn aan een bepaald aandeel, wordt gedragen door de partij op wiens aandeel het betrekking heeft.
Indien dit nodig blijkt en volgt uit de studie, wordt een bemalingsstudie en de beschrijving van de eventueel uit te voeren zettings-en bemalingsproef opgemaakt. Kosten hieraan verbonden zijn onderling te verdelen onder de rioolbeheerders.
Elke partij kan een bijkomend deel toevoegen aan dit studiecontract dat zij dan 100% ten laste nemen.
Per deel maakt de opdrachtnemer afzonderlijke schuldvorderingen, vorderingsstaten en facturen op en bezorgt een kopie ervan aan de aanbesteder.
Alle partijen beschikken over 20 kalenderdagen om de schuldvorderingen en vorderingsstaten (inclusief eindafrekening) na te zien en/of eventueel te verbeteren.
De al dan niet verbeterde schuldvorderingen en vorderingsstaten worden ter goedkeuring voorgelegd aan de leidende ambtenaar.
De aanbesteder stuurt binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst de schuldvordering en vorderingsstaat de goedgekeurde betalingsbundel van de andere delen terug naar de andere partijen en nodigt tezelfdertijd de opdrachtnemer uit om zijn factuur in te dienen bij de respectievelijke partijen. De facturen t.l.v. het Gewest dienen te verlopen via e-Invoicing. De aanbesteder zal daartoe de nodige bepalingen verwerken in de administratieve bepalingen van het bijzonder bestek van de studieopdracht.
Alle partijen zullen de facturen betalen conform de bepalingen van het bijzonder bestek of conform de bepalingen van de tussen de partijen en de opdrachtnemer gesloten ereloonovereenkomst.

§2 - Veiligheidscoördinator-ontwerp

De kosten verbonden aan de aanstelling en de uitvoering van de taken van de veiligheidscoördinator-ontwerp worden evenredig verdeeld tussen alle partijen op basis van het geraamde aandeel van elk van de partijen in de samengevoegde opdracht (raming exclusief BTW).
A rato van het aandeel van elk van de partijen in de gezamenlijke opdracht en afhankelijk van de modaliteiten van diens bijzonder bestek, wordt door de veiligheidscoördinator-ontwerp een afzonderlijke schuldvordering en factuur opgemaakt en verstuurd aan de respectievelijke partijen bij de aflevering van het veiligheidsplan, het coördinatiedagboek en het post-interventiedossier. De veiligheidscoördinator-ontwerp bezorgt een kopie van de betalingsbescheiden aan de aanbesteder.
De schuldvorderingen t.l.v. het Gewest dienen verstuurd te worden naar schuldvorderingen.awv@mow.vlaanderen.be. De facturen t.l.v. het Gewest dienen te verlopen via e-Invoicing. Hieromtrent worden de nodige afspraken gemaakt.

§3 - Milieuhygiënisch bodemonderzoek

Alle kosten i.v.m. het milieuhygiënisch bodemonderzoek worden door alle partijen gedragen a rato van hun geraamde aandeel in het grondverzet.
Dit betreft o.a. – niet-limitatief – volgende kosten:

• het aanstellen van een erkend bodemsaneringdeskundige;
• het opmaken van het technisch verslag;
• de conformverklaring van het technisch verslag door een erkende bodembeheerorganisatie;
• de kosten voor het milieuhygiënisch onderzoek, nodig voor de opmaak van het technisch verslag;
• extra gerelateerde prestaties door het studiebureau.

Voor alle kosten vermeld in artikel 9 kan de aanbesteder een vordering opmaken voor de kosten die zij heeft gemaakt voor de andere partijen. Elk van de partijen staat in voor de tijdige betaling.
De schuldvorderingen t.l.v. het Gewest dienen verstuurd te worden naar schuldvorderingen.awv@mow.vlaanderen.be. De facturen t.l.v. het Gewest dienen te verlopen via e-Invoicing. Hieromtrent worden de nodige afspraken gemaakt.

§4 - Archeologisch vooronderzoek en archeologienota

Alle kosten i.v.m. het archeologisch vooronderzoek en de archeologienota worden door alle partijen gedragen a rato van het aandeel in de kosten van de werken van elke partij.
Dit betreft o.a. – niet-limitatief – volgende kosten:

• het aanstellen van een erkend archeoloog;
• het opmaken van de archeologienota (al dan niet volgende het uitgestelde traject - inclusief eventuele terreinonderzoeken);
• de conformverklaring van de archeologienota;
• extra gerelateerde prestaties door het studiebureau;
• het uitvoeren van eventuele vervolgonderzoeken, indien dit opgenomen is in het programma van maatregelen van de archeologienota.

Voor alle kosten vermeld in artikel 10 kan de aanbesteder een vordering opmaken voor de kosten die zij heeft gemaakt voor de andere partijen. Elk van de partijen staat in voor de tijdige betaling.
De schuldvorderingen t.l.v. het Gewest dienen verstuurd te worden naar schuldvorderingen.awv@mow.vlaanderen.be. De facturen t.l.v. het Gewest dienen te verlopen via e-Invoicing. Hieromtrent worden de nodige afspraken gemaakt.

§5 - Sloopopvolging

Alle kosten i.v.m. de sloopopvolging worden door alle partijen gedragen a rato van het aandeel in de kosten van de werken van elke partij.
Dit betreft o.a. – niet-limitatief – volgende kosten:

• het aanstellen van een deskundige;
• voorbereidend onderzoek;
• uitvoeren van een inventarisatie ter plaatse en veldonderzoek bestaande uit (kern)boringen en/of proefsleuven;
• Rapportage inventarisatie van de aanwezige materialen, cfr. de van toepassing zijnde procedures en eventueel controlebezoek;
• Opmaak sloopopvolgingsplan;
• …

Voor alle kosten vermeld in artikel 11 kan de aanbesteder een vordering opmaken voor de kosten die zij heeft gemaakt voor de andere partijen. Elk van de partijen staat in voor de tijdige betaling.
De schuldvorderingen t.l.v. het Gewest dienen verstuurd te worden naar schuldvorderingen.awv@mow.vlaanderen.be. De facturen t.l.v. het Gewest dienen te verlopen via e-Invoicing. Hieromtrent worden de nodige afspraken gemaakt.

§6 - Bemalingen

De kosten voor de opmaak van de bemalingsstudie, alsook de eventuele proefkosten, worden gedragen door de partijen - voor wie de desbetreffende deelopdracht relevant is voor haar aandeel in de werken - a rato van het aandeel van elk van de partijen in de werken waarvoor een bemalingsstudie nodig is. Indien extra studiewerk vereist is (bv. ingevolge PFAS–vervuiling), zal het ereloon voor de studie gedragen worden door de partij(en) op wiens aandeel dit extra studiewerk betrekking heeft.
Elk van de partijen staat in voor de tijdige betaling, zie hiervoor §1.
De schuldvorderingen t.l.v. het Gewest dienen verstuurd te worden naar schuldvorderingen.awv@mow.vlaanderen.be of dienen te verlopen via eContracting. De facturen t.l.v. het Gewest dienen te verlopen via e-Invoicing. Hieromtrent worden de nodige afspraken gemaakt.

§7 - Sonderingen

De kosten voor de sonderingen naar nutsleidingen worden ten laste genomen door de partij voor wiens aandeel in de werken de sonderingen dienen uitgevoerd te worden.
Bij sonderingen nodig voor de aanleg van hemelwaterafvoerleiding (RWA) langs de gewestweg wordt de kostprijs verdeeld overeenkomstig omzendbrief OW 98/4 van 10 maart 1999 en dit pro rata volgens ieders aandeel in de aan te leggen RWA.
Elke partij staat zelf in voor de tijdige betaling.

§8 – Laattijdige betalingen

In geval van laattijdige betaling door één van de partijen, al dan niet als gevolg van het niet respecteren van de termijnen zoals vermeld in §1, staat de partij die deze termijnen niet heeft gerespecteerd in voor de daaruit voortvloeiende verwijlintresten en andere schadevergoedingen en zal deze de andere partijen volledig vrijwaren.

ARTIKEL 16 - Boetes, straffen en kortingen wegens minwaarde

De boetes, straffen en kortingen wegens minwaarde die duidelijk overeenstemmen met een bepaald aandeel, komen ten goede aan de betrokken partij. De andere boetes, straffen en kortingen wegens minwaarde die niet onmiddellijk toewijsbaar zijn aan een bepaalde partij, worden pro rata het geraamde aandeel in de werken verdeeld over de verschillende partijen.

ARTIKEL 17 - Oplevering. Vrijgave borgtocht.

Aangezien het één globale opdracht betreft, wordt de oplevering verleend voor de volledige opdracht, dus voor alle delen samen. De vrijgave van de borgtocht – voor zover gesteld - heeft eveneens betrekking op de gehele opdracht.
Voor de oplevering worden alle betrokken partijen minimum twee weken vooraf in kennis gesteld per aangetekend schrijven. Iedere partij wordt aldus de mogelijkheid geboden om, tegensprekelijk, zijn opmerkingen te formuleren en desnoods te laten opnemen in het proces-verbaal van oplevering.
Als de partijen oordelen dat de studieopdracht niet opgeleverd kan worden, geven zij hierover een duidelijke motivatie.
Het proces-verbaal van oplevering wordt door de leidend ambtenaar opgesteld en een afschrift wordt bezorgd aan alle betrokken partijen.

ARTIKEL 18 - Verzekeringen

Elke partij staat in voor het afsluiten van de nodige polissen ter verzekering van risico’s en aansprakelijkheden m.b.t. haar aandeel in de opdracht.
Elke partij zorgt ervoor dat de aansprakelijkheid van haar aandeel in de opdracht gedekt is en vrijwaart de andere partijen.

ARTIKEL 19 - Vertrouwelijkheid van gegevens

Bij de verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze opdracht handelen partijen in overeenstemming met de bepalingen van de wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming, hierin begrepen de Algemene Verordening Gegevensbescherming of Verordening 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG.

ARTIKEL 20 - Inwerkingtreding

Deze samenwerkingsovereenkomst treedt in werking van zodra alle partijen deze hebben ondertekend.

ARTIKEL 21 - Ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst

Partijen komen overeen dat:

• Een elektronische handtekening in de zin van een geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening overeenkomstig de Europese eIDAS Verordening nr. 910/2014 of
• gescande kopieën van de handgetekende overeenkomst in elektronisch formaat, dezelfde wettelijke bewijskracht bezitten als een handgetekend origineel document.

Aangezien deze overeenkomst digitaal wordt ondertekend, wordt in overeenstemming met artikel 8.20 Nieuw BW slechts één (digitaal) exemplaar van deze overeenkomst opgemaakt.
Gelieve er rekening mee te houden dat in de onderliggende gegevens van de digitale handtekening uw rijksregisternummer zichtbaar is. Door uw digitale handtekening te plaatsen verklaart u zich akkoord dat uw rijksregisternummer kenbaar is voor de ontvanger van het document.

Projectovereenkomst
Beleidsdoelstelling 2, specifieke doelstelling 1, oproep nr. 247,
Projectnummer 2354,
2.1-Sint-Stefanuskerk te Zandhoven

TUSSEN

De Afdeling Europese Programma’s
van het Agentschap Innoveren & Ondernemen
als vertegenwoordiger van de Vlaamse Regering,
vertegenwoordigd door
de heer Bart Dewandeleer, in de hoedanigheid van EFRO-beheersautoriteit.
Adres: Agentschap Innoveren & Ondernemen, Simon Bolivarlaan 17, 1000 Brussel

Hierna de “beheersautoriteit” genoemd.

En

Gemeente Zandhoven,
met als EFRO-identificatienummer 1502 en als
ondernemingsnummer 0207.539.220,
vertegenwoordigd door
de heer Hans Soetemans, in zijn hoedanigheid van voorzitter van de gemeenteraad en
mevrouw Annick Smeets, in haar hoedanigheid van algemeen directeur.
Adres: Liersebaan 12, 2240 Zandhoven

Hierna de “promotor” genoemd.

Wordt een projectovereenkomst (hierna de ‘projectovereenkomst’) afgesloten met als voorwerp de uitvoering van het EFRO-project ‘2.1-Sint-Stefanuskerk te Zandhoven’ met projectnummer 2354 dat goedgekeurd werd op twee oktober tweeduizendvijfentwintig, hierna het EFRO-project genoemd. Met EFRO-project wordt een project bedoeld dat in het kader van het EFRO-programma Vlaanderen 2021-2027 wordt uitgevoerd. Het programma is terug te vinden op www.efro.be en wordt beheerd door het Agentschap Innoveren & Ondernemen.

Artikel 1: Basisverplichtingen promotor

De promotor moet het goedgekeurde EFRO-project, zoals vastgelegd in de laatste versie van de projectdefinitie (i.e. het door de beheersautoriteit goedgekeurde inhoudelijk en financieel overzicht van het project), volledig uitvoeren en hierover tijdig rapporteren aan de beheersautoriteit.
De meest recente versie van de projectdefinitie in het EFRO E-loket maakt integraal deel uit van deze overeenkomst.
Iedere aanpassing van de projectdefinitie leidt tot een nieuwe versie, welke de voorgaande in haar volledigheid vervangt.
De promotor respecteert alle bepalingen van de toepasselijke Europese regelgeving, de nationale wetgeving en de programmahandleidingen, inclusief eventuele toekomstige aanpassingen eraan. Eventuele toekomstige aanpassingen aan de programmahandleiding en andere programmarichtlijnen zijn van toepassing vanaf het moment dat deze op de website www.efro.be worden gepubliceerd.
De promotor is verantwoordelijk voor de coördinatie van het EFRO-project, het management, de inhoud en de financiële afwikkeling van de EFRO-steun. De promotor verbindt zich ertoe de nodige rechten te verzamelen om persoonsgegevens in het kader van de projectuitvoering te mogen verzamelen en te mogen rapporteren in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De beheersautoriteit gaat na of de voorwaarden, zoals bepaald in de projectovereenkomst, de laatste versie van de projectdefinitie en van de EFRO-handleidingen zijn vervuld om EFRO-steun uit te betalen aan de promotor.

Artikel 2: EFRO-project: projectvoorstel en –definitie:

De voorwaarden, zoals vermeld in de beslissingsbrief die door de beheersautoriteit aan de promotor wordt verzonden, maken integraal deel uit van het goedgekeurde projectvoorstel. Het projectvoorstel is het inhoudelijk en financieel overzicht van het EFRO-project zoals deze initieel is ingediend in het EFRO E-loket door de promotor. Het goedgekeurde projectvoorstel wordt automatisch de eerste projectdefinitie. De projectperiode wordt bepaald in de projectdefinitie.
Indien op latere datum een wijziging aan dit EFRO-project wordt goedgekeurd door de beheersautoriteit, geldt de door de beheersautoriteit gevalideerde laatste projectdefinitie (inclusief begroting en financieringsplan) in het EFRO E-loket als de goedgekeurde en enig geldige projectdefinitie. Dit kan een impact hebben op onder andere de artikelen 3, 4, 10 en 20 rekening houdend met de wijzigingen zoals hier vermeld. Ingeval van een goedgekeurde wijziging van de projectdefinitie blijft deze projectovereenkomst van toepassing.

Artikel 3: Projectbegroting

De totale EFRO-projectuitgaven worden, conform de tabellen opgenomen in de laatst goedgekeurde projectdefinitie, geschat op 405.529,69 EUR. Deze EFRO-projectuitgaven dienen bij de rapportering, zoals beschreven in de programmahandleiding, bewezen te worden. De uiteindelijke bewezen uitgaven kunnen hoger zijn dan de initieel geschatte uitgaven.
De na controle aanvaarde subsidiabele EFRO-projectuitgaven kunnen maximaal 446.082,66 EUR bedragen, dit volgens de regels opgenomen in de programmahandleiding. Het maximale bedrag aan EFRO-steun blijft ongewijzigd.
In het geval van een onvoorziene toename van de subsidiabele kosten van het project, buiten de wil van de promotor, kan de beheersautoriteit een verhoging van de subsidiabele EFRO-projectuitgaven en de bijhorende EFRO-steun toestaan. De beheersautoriteit zal hiertoe de door de promotor aangeleverde verantwoording inzake de aard van de toename en het onvoorzienbaar karakter ervan beoordelen. De promotor dient daarenboven alle redelijke maatregelen te nemen om de onvoorziene toename van kosten te beperken en dient waar mogelijk hierop reeds te anticiperen door een ondubbelzinnige prijsherzieningsclausule in contracten op te nemen.

Artikel 4: Financieringsplan

Het financieringsplan van het EFRO-project wordt vastgesteld conform de tabellen opgenomen in de laatste goedgekeurde projectdefinitie.
De EFRO-subsidie bedraagt maximaal 162.211,87 EUR en maximaal 40,00 % van de aanvaarde subsidiabele EFROprojectuitgaven zoals vermeld in artikel 3. Het laagste van voorgaande twee maxima bepaalt de EFRO-subsidie.
Wanneer blijkt dat de promotor minder subsidiabele EFRO-projectuitgaven heeft gemaakt in het kader van dit EFROproject, zal de EFRO-subsidie vermeld in bijgaand financieringsplan verhoudingsgewijs verminderd worden met inachtname van de EFRO-regelgeving.

Artikel 5: Rapporteringsschema

De factuurdatum van de ingediende facturen van de promotor moet binnen de projectperiode vallen of maximum één maand erna (d.w.z. tussen start- en einddatum plus één maand).
Betaaldata van facturen kunnen tot drie maanden na bovenstaande projectperiode vallen en uiterlijk tot 31/12/2029, zijnde de einddatum van het programma.
Er dient viermaandelijks gerapporteerd te worden via het EFRO E-loket, zowel inhoudelijk als financieel.
Ten laatste vier maanden na de einddatum van het EFRO-project moet de promotor een eindrapport indienen via het  EFRO E-loket. Het eindrapport bevat:

• een inhoudelijk gedeelte met rapportering over de indicatoren en over de algemene resultaten van het project;
• een financieel gedeelte met rapportering over de ingediende resterende projectkosten. 

De beheersautoriteit kan afwijkende rapporteringstermijnen bepalen.

Artikel 6: Betalingen

Uitbetaling van de EFRO-steun kan enkel indien de projectovereenkomst en de van toepassing zijnde regelgeving volledig worden nageleefd. Indien deze projectovereenkomst en/of regelgeving niet of niet volledig gerespecteerd blijken te zijn, wordt overgegaan tot een verminderde uitbetaling, een niet-betaling of een terugvordering van de EFRO-subsidie (eventueel met intresten).
De promotor verzamelt, coördineert en verifieert alle nodige informatie, zowel van de eigen organisatie als die van de copromotor(en), voor de bewijsvoering in functie van de rapportering bedoeld in artikel 5. De promotor rapporteert rechtstreeks aan de beheersautoriteit.
De betalingen gebeuren aan de promotor op het rekeningnummer dat op de laatste rapportering vermeld wordt en op basis van de beschikbaarheid van EFRO-middelen bij de beheersautoriteit.
De promotor verplicht zich er toe op zijn beurt aan de copromotor(en) het deel van de EFRO-subsidie te storten dat hem/hen toekomt, zoals onderling overeengekomen en aldus geformuleerd in de samenwerkingsovereenkomst tussen de promotor en de copromotor(en).

Artikel 7: Copromotoren

De promotor is verplicht om, indien van toepassing, een samenwerkingsovereenkomst te ondertekenen met de copromotor om zo de verantwoordelijkheden van elkeen te preciseren. De promotor blijft verantwoordelijk tegenover de beheersautoriteit bij een inbreuk van de copromotor(en) op de verplichtingen voortvloeiende uit deze projectovereenkomst of de toepasselijke regelgeving.
Een model van de samenwerkingsovereenkomst wordt als bijlage bij deze projectovereenkomst gevoegd.
De samenwerkingsovereenkomst bevat minimaal de volgende elementen:

• de EFRO-regelgeving moet eveneens door de copromotor nageleefd worden;
• de na te leven verplichtingen die voortvloeien uit deze projectovereenkomst en de EFRO-handleidingen gelden ook voor de copromotor.

De promotor beheert het geheel van de uitbetaalde EFRO-subsidie volgens de modaliteiten omschreven in de projectovereenkomst.
De promotor bezorgt een ondertekende versie van de samenwerkingsovereenkomst met de copromotoren aan de beheersautoriteit binnen 30 dagen na ondertekening van de projectovereenkomst.

Artikel 8: Begeleidingscomité

Voor dit EFRO-project wordt een begeleidingscomité opgericht dat de voortgang van het project bewaakt. Dit comité bestaat uit de promotor (en desgevallend alle copromotoren), een vertegenwoordiger van het EFRO-contactpunt en een vertegenwoordiging van de beheersautoriteit (facultatief). Een begeleidingscomité vindt tenminste vier maal plaats: bij de voorwaardelijke goedkeuring van het project, bij de ondertekening van de projectovereenkomst, halverwege de projectuitvoering en vlak voor de effectieve afsluiting van het project.

Artikel 9: Informatieplicht en recht van controle

De promotor is verplicht volgende personen op eenvoudig verzoek informatie te bezorgen over het gesteunde EFROproject, alsook inzage in de projectboekhouding: vertegenwoordigers van de betrokken overheden (Europees, nationaal en regionaal), de beheersautoriteit, de auditautoriteit (i.e. de onafhankelijke instantie bevoegd voor de uitvoering van de tweedelijnscontroles op de EFRO-projecten) en de door hen aangestelde personen.
Gezien de rechtsgrond hiervoor in artikelen 72, 73, 74, 75 en 76 van Verordening (EU) nr. 2021/1060 bepaald wordt, is de eventuele verwerking van persoonsgegevens bij de uitvoering van deze taken niet in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wanneer bij het uitvoeren van deze taak persoonsgegevens worden gedeeld met verwerkers (bv. een externe accountant), dan worden daarbij steeds de bepalingen van de AVG nageleefd.
Op eenvoudig verzoek van de beheersautoriteit verleent de promotor alle medewerking aan controles, evaluatieonderzoeken en kwaliteitsaudits. De beheersautoriteit heeft het recht om gevolg te geven aan de conclusies van de controles, evaluatieonderzoeken en kwaliteitsaudits van de hierboven genoemde instanties.
De promotor doet onverwijld mededeling aan het programmasecretariaat over feiten en omstandigheden, waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat zij invloed kunnen hebben op het voortbestaan van de EFRO-subsidie, alsook van een verzoek aan de rechtbank tot verlening van uitstel van betaling, een gerechtelijke reorganisatie of een faillissement van de promotor, dan wel van één van de copromotoren.

Artikel 10: Regelgeving

De promotor verbindt er zich toe om in het kader van de uitvoering van het EFRO-project de Europese verordeningen en gedragsbepalingen in verband met de Europese Structuur- en Investeringsfondsen, in het bijzonder het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling, alsook de bepalingen inzake mededingingsrecht en staatssteun en alle andere toepasselijke regelgeving na te leven.
Het relevante regelgevende Europese kader inzake de Europese Structuur- en Investeringsfondsen, en in het bijzonder het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling wordt omschreven in:

• Verordening  (EU) Nr. 2021/1060 van het Europees Parlement en de Raad van 24 juni 2021 houdende gemeenschappelijke bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds Plus, het Cohesiefonds, het Fonds voor een rechtvaardige transitie en het Europees Fonds voor maritieme zaken en visserij en aquacultuur en de financiële regels voor die fondsen en voor het Fonds voor asiel, migratie en integratie, het Fonds voor interne veiligheid en het Instrument voor financiële steun voor grensbeheer en visumbeleid;
• Verordening (EU) Nr. 2021/1058 van het Europees Parlement en de Raad van 24 juni 2021 betreffende het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling en het Cohesiefonds. 

Door te participeren aan het EFRO-programma onderschrijft de aanvrager de volgende principes:

• De eerbiediging van de grondrechten en de naleving van het ‘Handvest van de grondrechten van de Europese Unie’;
• Dat de gelijkheid van vrouwen en mannen, gendermainstreaming en de integratie van een genderperspectief worden gewaarborgd;
• De naleving van het Verdrag van de Verenigde Naties inzake de rechten van personen met een handicap (UNCRPD).

Het relevante regelgevende Europese kader inzake staatssteun wordt onder andere verder gedefinieerd en omschreven in: 

• Artikel 107 en 108 van het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie;
• Verordening (EU) Nr. 651/2014 van de Commissie van 17 juni 2014 waarbij bepaalde categorieën steun op grond van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag met de interne markt verenigbaar worden verklaard; 
• Verordening (EU) Nr. 2023/2831 van de Commissie van 13 december 2023 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun;
• Het besluit van de Commissie van 20 december 2011 betreffende de toepassing van artikel 106, lid 2, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op staatssteun in de vorm van compensatie voor de openbare dienst, verleend aan bepaalde met het beheer van diensten van algemeen economisch belang belaste ondernemingen;
• Verordening (EU) Nr. 360/2012 van de Commissie van 25 april 2012 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun verleend aan diensten van algemeen economisch belang verrichtende ondernemingen.

Deze steun wordt toegekend op basis van het Besluit van de Vlaamse Regering van 25 september 2015 betreffende steun aan projecten in het kader van het Europees Fonds voor de Regionale Ontwikkeling en het Europees Sociaal Fonds, zoals gewijzigd bij het besluit van de Vlaamse Regering van 23 december 2022. Meer in het bijzonder wordt deze steun toegekend op basis van hoofdstuk 2 van het besluit inzake steun die niet onderworpen is aan de staatssteunregels.
De projectverantwoordelijke kan geen rechten ontlenen aan bovenstaande informatie. Indien bij enige controle of door een bevoegde rechtsinstantie wordt vastgesteld dat er effectief sprake is van ongeoorloofde staatssteun, zal EFRO-steun (met intrest) worden teruggevorderd.
Indien van toepassing of indien opgelegd door de beheersautoriteit, dient de promotor zich integraal aan de wetgeving op de overheidsopdrachten te houden.
Het relevante regelgevende Europese kader inzake de wetgeving op de overheidsopdrachten wordt onder andere verder gedefinieerd en omschreven in:

• De Europese Richtlijn 2014/24/EU van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten en tot intrekking van Richtlijn 2004/18/EG 
• De Europese Richtlijn 2014/23/EU van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van concessieovereenkomsten; 
• De Europese Richtlijn 2014/25/EU betreffende het plaatsen van opdrachten in de sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten en houdende intrekking van Richtlijn 2004/17/EG. 

Het nationale basiskader van de regelgeving inzake overheidsopdrachten is hier eveneens van toepassing. 

Artikel 11: Communicatie en publiciteit

Aanvaarding van de financiering impliceert dat de promotor ermee akkoord gaat dat de gegevens van het project zoals opgenomen in artikel 49 van Verordening (EU) Nr. 2021/1060 worden opgenomen in een gepubliceerde lijst van begunstigden, onder meer op de website www.efro.be. Daarin zullen o.a. minstens de naam van de begunstigden, de namen van de concrete acties en de daarvoor uitgetrokken bedragen aan overheidsgelden worden vermeld. Ook een samenvatting van het EFRO-project kan hieraan toegevoegd worden.
De publicitaire verplichtingen zoals beschreven in de programmahandleiding en nader gespecifieerd in de laatst goedgekeurde projectdefinitie dienen integraal gevolgd te worden.

Artikel 12: Wijzigingen

Elke wijziging van de promotor, zowel financieel als inhoudelijk, aan de goedgekeurde projectdefinitie, moet tijdig aangevraagd worden bij de beheersautoriteit en moet grondig gemotiveerd worden.
De beheersautoriteit beslist vervolgens om deze wijziging al dan niet goed te keuren, brengt de promotor op de hoogte van de beslissing en maakt indien nodig een nieuwe projectdefinitie aan in het EFRO E-loket.

Artikel 13: Projectresultaten

Alle intellectuele eigendomsrechten, zowel materieel als immaterieel, welke voortvloeien uit het project behoren toe aan de promotor. De promotor heeft het recht om deze eigendomsrechten vast te stellen.
Niettegenstaande bovenstaande bepalingen, worden de projectresultaten (i.e. omschrijving van de realisaties van het project) vrij publiekelijk ter beschikking gesteld door de promotor en copromotor(en). De beheersautoriteit en andere relevante stakeholders (zoals de Europese Commissie) behouden zich het recht voor om de resultaten te gebruiken voor informatie- en communicatiedoeleinden met betrekking tot het programma.
Wanneer er reeds intellectuele en industriële eigendomsrechten bestonden die ter beschikking werden gesteld aan het project, zullen deze volledig gerespecteerd worden. Deze blijven ten allen tijde het volledige eigendom van degene die ze ter beschikking stelt.

Artikel 14: Overige steun

Het EFRO-project kan voor een uitgave in het kader van dit project geen andere Europese steun ontvangen dan uit dit EFRO-programma Vlaanderen 2021-2027. De ingediende kosten mogen dus op geen enkele wijze dubbel gesubsidieerd of overgefinancierd worden.

Artikel 15: Creëren van een ethische cultuur

De beheersautoriteit en de promotor verbinden zich er toe hoge juridische, ethische en morele normen te handhaven en zich te houden aan de principes van integriteit, objectiviteit en eerlijkheid.
Er wordt hierbij actief gestreefd naar de creatie van een open cultuur die onzuivere activiteiten afweert, die inzet op de preventie en opsporing van fraude en die procedures ontwikkelt voor een adequate afhandeling van ongeoorloofde handelingen.
Bij de uitoefening van eenieders taken zal een nultolerantie inzake bedrog en corruptie gehanteerd worden. De waarden en normen van de deontologische code van de Vlaamse Overheid dienen nageleefd te worden door alle partijen.
Meer informatie over de deontologische code en het integriteitsbeleid van de Vlaamse Overheid vindt u op: 
https://www.vlaanderen.be/werken-voor-vlaanderen/integriteitszorg-bij-de-vlaamse-overheid/de-deontologischecode-van-de-vlaamse-overheid 

Artikel 16: Sancties

Als de promotor zich schuldig maakt aan een schending van één of meerdere bepalingen van de projectovereenkomst, m.i.v. de bijlagen daarbij, of de op de EFRO-projecten toepasselijke regelgeving kan de beheersautoriteit, rekening houdend met de aard en de ernst van de vastgestelde schending, één of meerdere van de volgende sancties opleggen:

• Het tijdelijk of definitief stopzetten van de EFRO-steun en of andere door het Agentschap Innoveren & Ondernemen beheerde programmamiddelen;
• Het geheel of gedeeltelijk terugvorderen van de EFRO-steun en/of andere door het Agentschap Innoveren & Ondernemen beheerde programmamiddelen;
• Het uitsluiten van het recht op EFRO-steun en/of andere door het Agentschap Innoveren & Ondernemen beheerde programmamiddelen voor een welbepaalde periode of zelfs definitief.

Daarnaast is de promotor individueel verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van het project conform de projectdoelstellingen zoals opgenomen in de meest recente projectdefinitie. Bij niet-uitvoering, onvolledige uitvoering, niet correcte uitvoering en/of niet-tijdige uitvoering en verantwoording van uitgaven, kan de beheersautoriteit beslissen de resterende EFRO-subsidie geheel of gedeeltelijk te schrappen en reeds betaalde EFRO-subsidies (eventueel met intrest) terug te vorderen.

Artikel 17: Projectadministratie en Bewaarplicht

De promotor organiseert een overzichtelijk administratief dossier, dat zowel betrekking heeft op de promotor zelf, als op de eventuele copromotoren die bij het EFRO-project worden betrokken. Voor het project dient de promotor een afzonderlijk boekhoudsysteem te hanteren of adequate boekhoudcodes te gebruiken voor alle uitgaven en inkomsten m.b.t. het project. De promotor verbindt er zich toe op eenvoudig verzoek alle bewijsstukken over te maken en deze te bewaren en toegankelijk te houden. Bij digitale archivering dienen promotor en copromotoren er over te waken dat deze voldoet aan de nationale wetgeving en dat er voor auditdoeleinden op vertrouwd kan worden.
Alle ondersteunende documenten betreffende het EFRO-project blijven gedurende vijf jaar ter beschikking. De periode van vijf jaar start vanaf het einde van het jaar waarin het eindsaldo werd betaald. In geval van staatssteun is de bewaartermijn 10 jaar na de laatste steunverlening binnen het programma 21-27.

Artikel 18: Elektronische handtekening

De partijen gaan akkoord dat definitieve statuswijzigingen die bevestigd worden door een geauthentiseerde gebruiker van het EFRO E-loket en die geregistreerd worden in de database van de toepassing steeds een officiële handtekening betekenen in overeenstemming met richtlijn 2014/910/EG rond elektronische handtekening op de plekken waar de geauthentiseerde gebruiker een definitieve statuswijziging doorvoert. Deze handtekening onderschrijft de statuswijziging en de gehele inhoud van hetgeen van status wijzigt.
De gebruiker van het EFRO E-loket handelt steeds actief als persoon namens de promotor. De gebruiker wordt steeds beschouwd als lid van de organisatie van de promotor en handelend namens de organisatie.

Artikel 19: Overdracht promotorschap

Indien na ondertekening van onderhavige projectovereenkomst, het promotorschap wordt overgedragen aan een andere rechtspersoon als nieuwe promotor, blijft de promotor gehouden de verplichtingen voortvloeiende uit deze projectovereenkomst na te komen indien de beheersautoriteit oordeelt dat deze nieuwe promotor in gebreke blijft.
In dit geval verbindt de promotor zich ertoe, op vraag van de beheersautoriteit, een nieuwe projectovereenkomst af te sluiten waarin hij het promotorschap voor de resterende duur van het project terug overneemt.

Artikel 20: Bijzondere goedkeuringsvoorwaarden

Er werden geen bijzondere goedkeuringsvoorwaarden opgelegd.

Artikel 21: Deelbaarheidsclausule

Indien één of meerdere bepalingen van deze projectovereenkomst ongeldig of niet-afdwingbaar worden verklaard, blijven de overige bepalingen van de overeenkomst onverkort gelden.

Artikel 22: Toepasselijk recht

Het Belgisch recht is van toepassing op de projectovereenkomst.

Artikel 23: Geschillenbeslechting

De partijen gaan akkoord om eventuele geschillen aangaande de uitvoering van de projectovereenkomst in eerste instantie onderling te regelen op een informele wijze.
Indien de voormelde informele regeling niet tot een oplossing komt, zal het geschil worden voorgelegd aan de rechtbank.
Ieder geschil tussen partijen op grond van of in verband met de projectovereenkomst behoort tot de exclusieve bevoegdheid van de Nederlandstalige kamers van het gerechtelijke arrondissement Brussel.

Beheersovereenkomst betreffende
Kerk Sint-Amelberga

Tussen enerzijds

Gemeente Zandhoven,

met zetel te 2240 Zandhoven, Liersebaan 12,

met ondernemingsnummer 0207539220,

alhier vertegenwoordigd door:

De heer Hans Soetemans, voorzitter van de gemeenteraad Zandhoven;

Mevrouw Annick Smeets, algemeen directeur van de gemeente Zandhoven;

Beiden handelend krachtens beslissing van de gemeenteraad van 23 april 2026.

Eigenaar/mede beheerder van het hierna beschreven goed, hierna genoemd: de gemeente Zandhoven.

En anderzijds

De Stichting Kempens Landschap,

met zetel te 2018 Antwerpen, Koningin Elisabethlei 22,

met ondernemingsnummer 0749.895.122,

alhier vertegenwoordigd door:

de heer DE BACKER, Philippe, directeur Stichting Kempens Landschap, wonende te 2580 Putte, Biezenstraat 4a;

Handelend krachtens beslissing van het Bestuursorgaan.

Beheerder van het hierna beschreven onroerend goed, hierna genoemd: Stichting Kempens Landschap (KL).

ARTIKEL 1: TOEPASSINGSGEBIED

1.

De onderhavige beheersovereenkomst is van toepassing op de als monument beschermde kerk Sint-Amelberga gelegen te 2240 Zandhoven, De Linden. Zoals bekend bij het kadaster: 11054C0190/00_000.

ARTIKEL 2: DOELSTELLING EN WERKING

1.

De onroerende goederen worden in beheer gegeven aan Stichting Kempens Landschap onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat deze ze enkel aanwendt met het oog op het verwezenlijken van: “de verwerving, de bescherming, de valorisatie en het gebeurlijk herstel van het leefmilieu, landschap, natuur- en cultuurpatrimonium in de provincie Antwerpen en inzonderheid de instandhouding, herstel en beheer, de ontsluiting van beschermde goederen in haar bezit of in haar beheer, waaronder een voorbeeldrol op vlak van onroerenderfgoedzorg wordt opgenomen en bijdragen aan het verhogen van het draagvlak”, zoals geformuleerd in de statuten van de Stichting Kempens Landschap.

2.

In overeenstemming met de rechtsgevolgen met betrekking tot beschermde goederen voert Stichting Kempens Landschap de nodige instandhoudings-, beveiligings-, beheers-, en restauratiewerken uit om het behoud en onderhoud van het beschermde goed te verzekeren (zogenaamd actief behoudsbeginsel). Voorafgaand aan het uitvoeren van de nodige beheerwerken dient steeds de schriftelijke toelating te worden bekomen van de gemeente Zandhoven. Stichting Kempens Landschap verbindt er zich toe zich te houden aan de rechtsgevolgen en bepalingen gestipuleerd in het vigerende onroerenderfgoeddecreet.

3.

Erfgoedpremies bij het agentschap Onroerend Erfgoed worden ingediend door Stichting Kempens Landschap, die als bouwheer verantwoordelijk is voor de opvolging van de werkzaamheden en deze bijhoudt in een onderhoudslogboek. Stichting Kempens Landschap dient over alle nodige toelatingen of vergunningen te beschikken voor de uit te voeren handelingen of werken.

4.

De gemeente Zandhoven blijft verantwoordelijk voor het afsluiten van een brandverzekering voor kerk Sint-Amelberga voor de volledige waarde van het betreffende goed en de eventuele inhoud.

ARTIKEL 3: DUUR EN WIJZIGINGEN

1.

Gelet op de verantwoordelijkheid als bouwheer en ambitie wordt de onderhavige beheersovereenkomst afgesloten voor 10 jaar te rekenen vanaf de ondertekening. Indien alle partijen akkoord gaan, kan de overeenkomst na deze termijn verlengd worden.

2.

De beheerovereenkomst kan tussentijds worden gewijzigd in een addendum mits gezamenlijke schriftelijke goedkeuring door de gemeente Zandhoven en het directiecomité van Stichting Kempens Landschap.

3.

Bij de ontbinding van één van de partijen wordt de beheersovereenkomst integraal overgenomen door haar rechtsopvolger. Indien er significante wijzigingen worden aangebracht aan het doel van de overeenkomst, beslissen de gemeenteraad en de Raden van Bestuur van de respectievelijke partijen over het behoud, de wijziging of de verbreking zonder rechtsgevolgen van de beheersovereenkomst.

4.

Deze overeenkomst eindigt vroegtijdig indien ten minste zes maanden vóór de stopzetting door Stichting Kempens Landschap of de gemeente Zandhoven een opzegging wordt betekend per aangetekende brief. Hierin wordt de motivatie van de stopzetting opgenomen, gebaseerd op de artikels van onderhavige overeenkomst. Bij tussentijdse stopzetting van de overeenkomst dienen de rechtsgevolgen voor afgesloten engagementen, contracten en/of subsidies in acht te worden genomen. Met betrekking tot de aanvullende premie van 10 percent dient in dergelijk geval deze aan het agentschap Onroerend Erfgoed te worden terugbetaald.

5.

Op het einde van de overeenkomst komen de beheerwerken uitgevoerd aan kerk Sint-Amelberga ten goede van de gemeente Zandhoven zonder dat hiervoor enige vergoeding verschuldigd is aan Stichting Kempens Landschap.

ARTIKEL 4: OPVOLGING

1.

De opvolging van het beheer van de site wordt opgenomen door een beheerscommissie. Hierin zijn alvast vertegenwoordigd: Stichting Kempens Landschap, het agentschap Onroerend Erfgoed en de gemeente Zandhoven. Deze commissie komt minimaal éénmaal per kalenderjaar samen om de evaluatie van de beheerwerken te bespreken. Het uitvoeren van beheerwerken kan zoals eerder aangegeven enkel na voorafgaande schriftelijke goedkeuring door de gemeente Zandhoven.

2.

In de beheerscommissie wordt besproken wie bepaalde werken uitvoert. Afhankelijk van het type en de omvang van het werk kan de uitvoering worden opgenomen door de eigen diensten van de gemeente Zandhoven, Stichting Kempens Landschap of door gespecialiseerde firma’s.

3.

Het dagelijks beheer en het normale onderhoud van kerk Sint-Amelberga blijven onder de verantwoordelijkheid van gemeente Zandhoven.

4.

Stichting Kempens Landschap houdt een onderhoudslogboek bij om goed onderhoud van de site en de daaraan gekoppelde premie te kunnen aantonen. Indien opgevraagd door Stichting Kempens Landschap levert de gemeente Zandhoven hiertoe bijkomende bewijsstukken inzake werkzaamheden aan.

5.

Stichting Kempens Landschap en de gemeente Zandhoven zijn verplicht alle werkzaamheden in het kader van deze beheersovereenkomst die een impact hebben op kerk Sint-Amelberga zo snel mogelijk onderling te bespreken.

ARTIKEL 5: EXTERN GEBRUIK

1.

Stichting Kempens Landschap erkent alle mogelijke lopende concessies, samenwerkingsverbanden en contracten afgesloten door de gemeente Zandhoven met betrekking tot kerk Sint-Amelberga. De gemeente Zandhoven bezorgt de nodige afschriften van alle lopende contracten. Er mogen door de gemeente Zandhoven geen nieuwe contracten of overeenkomsten voor concessies of werkzaamheden aan het onroerend goed worden afgesloten die een impact hebben op de in onderhavige overeenkomst beschreven beheerwerken zonder toestemming van Stichting Kempens Landschap. De gemeente Zandhoven betrekt Stichting Kempens Landschap als beheerder tijdig en voorafgaand aan het aangaan van nieuwe engagementen inzake kerk Sint-Amelberga.

2.

Alle partijen kunnen aanvragen voor gebruik, opnames, evenementen en aanverwante aanbrengen. In overleg wordt bepaald of deze aanvragen stroken met de ‘geest’ en draagkracht van de site en welke inzet van materiaal en mensen noodzakelijk zijn om de activiteit vlot te laten verlopen. De aanvragen verlopen via de gemeente Zandhoven.

3.

De richtlijnen voor gebruik en/of verhuring bepalen de gestandaardiseerde tarieven en randvoorwaarden. De Stichting Kempens Landschap kan 6 maal per jaar gratis gebruik maken van de infrastructuur van het beschreven goed en communiceert hierover tijdig met de gemeente Zandhoven

ARTIKEL 6: COMMUNICATIE

1.

Het initiatief voor pers gerelateerde communicatie omtrent kerk Sint-Amelberga ligt bij de Stichting Kempens Landschap en wordt op voorhand met de gemeente Zandhoven afgetoetst (lay-out, inpassing huisstijlen, integratie logo’s, etc.). Dit wat betreft patrimoniumbeheer, onroerend erfgoed en toerisme. Gemeente Zandhoven is het aanspreekpunt voor andere activiteiten.

2.

Stichting Kempens Landschap verkrijgt in ruil voor zijn rol als beheerder visibiliteit op de site.

LOT

OPPERVLAKTE

WIJZE VAN BEBOUWING

10

576 m²

half open bebouwing

Samenwerkingsovereenkomst
Organisatie Zomerschool Zandhoven 2026

TUSSEN

Gemeente Zandhoven
hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door,
de heer Hans Soetemans, voorzitter gemeenteraad en
mevrouw Annick Smeets, algemeen directeur

EN

WoSpo vzw
Naam contactpersoon: Cedric Dupon
Adres: Keerbaan 42, 2160 Wommelgem
Telefoon: 0479 44 15 60 - E-mailadres: info@WoSpo.be
Rekeningnummer: BE14 3631 5652 3583
Ondernemingsnummer: 839.869.055

wordt als volgt overeengekomen:

Artikel 1. Doelstelling

In opdracht van de gemeente staat WoSpo vzw in voor de organisatie van de zomerschool in Zandhoven van 3 tem 14 augustus 2026.
Met de zomerschool richten we ons tot kinderen uit Zandhoven of die in Zandhoven school lopen met een leerachterstand. Gedurende twee weken volgen zij een leertraject op maat, gekoppeld aan sport en spel.
Het project kadert in de subsidieaanvraag die het lokaal bestuur Zandhoven heeft ingediend of zal indienen bij de Vlaamse overheid in het kader van het decreet over de organisatie van zomerscholen van 3 juni 2022 en van het Besluit van de Vlaamse regering van 2 september 2022 tot bepaling van de procedure van indiening, goedkeuring en evaluatie van de projecten voor de organisatie van zomerscholen, en de wijze van toekenning van de projectsubsidies voor de organisatie van zomerscholen.

Artikel 2. Verbintenissen van WoSpo vzw

WoSpo vzw verbindt zich tot uitbouw van de zomerschool in Zandhoven volgens de voorwaarden bepaald in de oproep van de Vlaamse overheid.
Het gaat over volgende taken:

1)

Coördinatie uitbouw zomerschool:

• Organisatie overleg en afstemming met het lokaal bestuur en de zes basisscholen
• Opmaak actieplanning en tijdslijn
• Opmaak individuele infofiche kinderen i.s.m. zorgcoördinatoren
• Inschrijvingen leerlingen i.s.m. zorgcoördinatoren
• Communicatie ouders (briefwisseling, organisatie infosessies, ….)
• Aanleveren van alle bewijsstukken die noodzakelijk zijn voor de Vlaamse subsidie

2)

Pedagogische uitbouw Zomerschool

• Rekrutering & verloning vrijwillige begeleiders Zomerschool
• Inhoudelijke ondersteuning begeleiders Zomerschool
• Uitwerking lesprogramma & verwerking individuele fiches per kind

3)

Coördinatie Zomerschoolweken

• Dagelijkse opvolging aanwezige leerlingen
• Communicatie met ouders
• Opvolging en ondersteuning begeleiders op de werkvloer

4)

Evaluatie Zomerschool

• Terugkoppeling van de individuele resultaten van de leerlingen naar de zorgleerkrachten van de betrokken scholen.
• Evaluatie van de werking in functie van toekomstige organisatie met alle betrokkenen (begeleiders, scholen en lokaal bestuur)

Deze taken worden uitgevoerd in overleg en samenwerking met het diensthoofd Mens & Welzijn van het lokaal bestuur Zandhoven.
In nauw overleg met het lokaal bestuur zorgt WoSpo ervoor dat de uitbouw van de zomerschool binnen de vooropgestelde subsidie blijft.
Het lokaal bestuur neemt als penhouder van het project formeel de beslissingen met een belangrijke financiële impact.

Artikel 3. Verbintenissen van gemeente Zandhoven

De gemeente Zandhoven verbindt zich tot

• Ter beschikking stellen van (binnen & buiten) locatie & onderhoud hiervan
• Indienen van het subsidiedossier bij de Vlaamse overheid binnen de gestelde termijn
• Het bedrag van de subsidie, na ontvangst te storten aan WoSpo vzw als volgt:

√

25% na goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst door de gemeenteraad

60% bij aanvang van de zomerschool op 3 augustus 2026

√

15% na indiening van de eindverantwoording door WoSpo vzw waarbij een gedetailleerd overzicht wordt gegeven van alle gemaakte kosten, beperkt tot het bedrag van de totale kosten

Artikel 4. Rapportering

De voortgang van het project wordt op gezette tijdstippen besproken op het overleg van het kernteam dat de uitbouw van de zomerschool opvolgt en dat minstens bestaat uit een vertegenwoordiging van het coördinatieteam van WoSpo vzw, een vertegenwoordiging van het lokaal bestuur en het diensthoofd Mens & Welzijn.
WoSpo vzw bezorgt voor 31 augustus 2026 een eindrapportering met een overzicht van alle gemaakte kosten, gestaafd met de nodige bewijsstukken, zoals bepaald in de bijlage “Financieel overzicht Uitbouw zomerschool 2026’”.

Artikel 5. Communicatie

In de publicaties over het project en in het kader van deze samenwerkingsovereenkomst dient duidelijk vermeld te worden dat de zomerschool een initiatief is van het lokaal bestuur van Zandhoven.
Elke publicatie en/of communicatieve activiteit in uitvoering van het project gebeurt steeds na overleg.

Artikel 6. Aansprakelijkheid

De gemeente Zandhoven kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor schade aan personen of goederen die, rechtstreeks of onrechtstreeks, het gevolg is van activiteiten van WoSpo vzw die betrekking hebben op het uitvoeren van deze samenwerkingsovereenkomst.

Artikel 7. Duur van de overeenkomst

Deze overeenkomst wordt afgesloten voor een periode nodig voor de voorbereiding, uitvoering en afwerking van de zomerschool 2026.

Artikel 8. Geschillen

In geval van gerechtelijke betwisting over de uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst zijn alleen de rechtbanken van Antwerpen, afdeling Antwerpen bevoegd.

Engagementsverklaring
Inloophuis Dementie Zandhoven

Inloophuis Dementie Zandhoven is een initiatief van:

1. Alzheimer Liga Vlaanderen
2. AZ Voorkempen
3. Eerstelijnszone Voorkempen
4. Familiehulp
5. Lokaal bestuur Zandhoven
6. Palliatieve hulpverlening Antwerpen
7. Regionaal Expertisecentrum Dementie Orion
8. Woonzorgcentrum Onze Lieve Vrouw van Troost
9. Woonzorgcentrum Pniël
10. Ziekenhuis aan de Stroom (ZAS)

Deze partners vormen samen de stuur- en werkgroep.

1)

Opzet van het engagement

• Het realiseren van een Inloophuis Dementie voor mensen met (een vermoeden van) dementie en hun naasten.
  • Een informatiepunt waar je met allerlei vragen over geheugenproblemen en/of dementie terecht kan. De medewerkers detecteren noden en behoeften van mensen met dementie en hun mantelzorgers, verschaffen basisinfo en helpen de weg te vinden naar het juiste zorgaanbod. Je wordt gericht doorverwezen.
  • Een ontmoetingspunt waar mensen met (een vermoeden van) dementie en hun naasten lotgenoten kunnen ontmoeten, ervaringen delen en samen activiteiten doen. 
  • Vanuit alle partners zullen pas gediagnosticeerde mensen met dementie en hun naasten naar het inloophuis doorverwezen worden wanneer blijkt dat desbetreffende personen nood hebben aan verdere informatie en/of lotgenotencontact.
  • Er zijn steeds minstens drie zorgprofessionals en drie vrijwilligers aanwezig tijdens het inloopmoment. De betrokken organisaties uit de stuurgroep nemen de inzet van zorgprofessionals op zich, aangevuld met medewerkers (bij voorkeur referentiepersonen dementie) vanuit de woonzorgcentra en thuiszorgdiensten (bij voorkeur diensten voor Gezinszorg) uit de eerstelijnszone. De vrijwilligers worden ingezet door Alzheimer Liga Vlaanderen.

2)

Periode en frequentie

De samenwerking loopt van 3 juni 2026 tot en met 3 juni 2029. Na drie jaar wordt de werking door de stuurgroep geëvalueerd.
Het inloophuis is vanaf 4 juni 2026 elke eerste donderdag van de maand geopend vanaf 13.30u tot 16.30u (met uitzondering van feestdagen).

3)

Locatie van het Inloophuis

Ontmoetingscentrum Den Blijk
Amelbergastraat 15
2240 Zandhoven

4)

Opzet van de stuurgroep

• De stuurgroep is samengesteld uit de bovenvermelde partnerorganisaties.  
• De leden van de stuurgroep engageren zich om het inloophuis binnen hun organisatie, hun netwerk en de eerstelijnszone verder uit te dragen. 
• De stuurgroep volgt de financiën van het inloophuis op. 
• De stuurgroep garandeert de werking van het inloophuis. Hiervoor zal ze minstens drie keer per jaar samen komen om de werking te evalueren en bij te sturen. Er wordt telkens voorafgaand aan de vergadering een agenda samengesteld waarbij alle leden van de stuurgroep hun agendapunten kunnen aanbrengen.
• Er wordt een roterend voorzitterschap opgenomen dat jaarlijks verandert. Het voorzitterschap houdt volgende taken in: opmaak van uitnodiging, agenda en verslag.

5)

Opzet van de werkgroepen

De werkgroep van de zorgprofessionals wordt gecoördineerd door ECD Orion.

• De zorgprofessionals zorgen mee voor de permanentie in het inloophuis waarbij ze de hulpverleningsgesprekken voor hun rekening nemen.

De werkgroep van vrijwilligers wordt gecoördineerd door Alzheimer Liga Vlaanderen.

• De vrijwilligers zorgen mee voor de permanentie en een activiteitenaanbod in het inloophuis.
• Alle betrokken vrijwilligers ondertekenen een afsprakennota en zijn op die manier verzekerd.

6)

Engagement partners

6.1)

Alzheimer Liga Vlaanderen engageert zich voor:

• Actieve deelname aan de stuurgroep.
• Regelmatige aanwezigheid in het inloophuis als coach voor vrijwilligers. 
• Coördinatie en opvolging van de activiteiten, georganiseerd door het inloophuis. 
• Coördinatie van de werkgroep van vrijwilligers, o.a.:
  • Rekrutering en selectie van de kandidaat-vrijwilliger
  • Registratie en verzekering van de vrijwilligers
  • Vorming, supervisie en intervisie van de vrijwilligers

6.2)

AZ Voorkempen engageert zich voor:

• Actieve deelname aan de stuurgroep.

6.3)

Eerstelijnszone Voorkempen engageert zich voor:

• Actieve deelname aan de stuurgroep.
• Bekendmaking van dit inloophuis binnen de ELZ.

6.4)

Familiehulp engageert zich voor:

• Permanentie in het inloophuis met een frequentie van 4 keer per jaar.

6.5)

Lokaal bestuur Zandhoven engageert zich voor:

• Actieve deelname aan de stuurgroep.
• Coördinatie van de communicatie rond het Inloophuis Dementie. 
• Beheer van de inkomsten en uitgaven van het Inloophuis Dementie.
• Beheer van het permanentie-overzicht van de werkgroep.

6.6)

Palliatieve hulpverlening Antwerpen

• Actieve deelname aan de stuurgroep
• Permanentie in het inloophuis met een frequentie van 4 keer per jaar

6.7)

Regionaal Expertisecentrum Dementie Orion engageert zich voor:

• Actieve deelname aan de stuurgroep.
• Coördinatie van de zorgprofessionals.

6.8)

Woonzorgcentrum Onze Lieve Vrouw van Troost engageert zich voor:

• Permanentie in het inloophuis met een frequentie van 6 keer per jaar.

6.9)

Woonzorgcentrum Pniël engageert zich voor:

• Permanentie in het inloophuis met een frequentie van 6 keer per jaar.

6.10)

Ziekenhuis aan de Stoom (ZAS) engageert zich voor:

• Permanentie in het inloophuis met een frequentie van minstens 3 keer per jaar.

7)

Financiële afspraken

• Gemeente Zandhoven beheert de inkomsten en uitgaven van het Inloophuis Dementie. Zij zorgen voor een transparante terugkoppeling tijdens de bijeenkomsten van de stuurgroep.
• We hanteren het basisprincipe dat de inkomsten uit sponsoring, subsidies, … voor het Inloophuis Dementie de uitgaven moeten dekken. Er wordt dus geen jaarlijkse financiële bijdrage verwacht van de partners uit de stuurgroep of de werkgroep
• De gemaakte onkosten worden bekostigd met de financiën van het inloophuis na overleg met de partners uit de stuurgroep.

Naam partner

Aantal vertegenwoordigers

Lokaal Overleg Kinderopvang

alle stemgerechtigde en niet-stemgerechtigde leden

Jeugdraad

Maximum 2

Cultuurraad

Maximum 2

Sportbabbel

Maximum 2

PROJECTPLAN KINA p.v.
Bovenlokaal sociale economiebeleid

1.

INLEIDING: KINA als welzijnsvereniging – een  regionale aanpak voor lokale noden

KINA is een vereniging van 25 OCMW’s in het arrondissement Antwerpen, die hun krachten gebundeld hebben in één organisatie die inspeelt op de versterking van hun lokaal welzijnsbeleid. Dankzij de samenwerking binnen een welzijnsvereniging overschrijdt elk OCMW zijn lokale mogelijkheden. Zij benutten de gezamenlijke capaciteit (kennis, experten, dienstverlening, infrastructuur, …), waardoor zij hun doelstellingen kunnen halen door gebruik te maken van de schaalgrootte. KINA p.v. is de vereniging van, voor en door haar OCMW’s!
Het ondersteuningsaanbod is gedurende de voorbije jaren telkens op vraag en op maat van de leden-OCMW gegroeid. De OCMW-leden kunnen beroep doen op de medewerkers van KINA die op verschillende domeinen expertise hebben opgebouwd. Hierbij werken we steeds vraaggericht, zowel bij de opstart van een dienstverlening als bij de verdere uitbouw. Dynamisch en flexibel speelt KINA in op de ondersteuningsbehoeften van haar leden. Voor vele van onze leden zijn we in tussentijd een onmisbaar verlengstuk van de eigen werking geworden. Dit is ook waaraan we in de toekomst willen blijven werken: samenwerking mogelijk maken om het lokaal welzijnsbeleid te versterken. Zo bieden we een regionale aanpak voor lokale noden. Samen verleggen we grenzen!
Dit projectplan kadert binnen de ondersteuning vanuit het team sociale economie voor het bovenlokaal sociale economiebeleid. Via het bovenlokaal sociale economiebeleid zet KINA zich, samen met de deelnemende besturen, in voor intergemeentelijke samenwerking ter stimulering van de lokale sociale economie.
In dit projectplan worden de doelstellingen en de beheeraspecten van de ondersteuning beschreven, om aan te geven hoe de samenwerking tussen enerzijds welzijnsvereniging KINA p.v. en anderzijds het lokaal bestuur Zandhoven, zal verlopen en onder welke voorwaarden dit zal gebeuren.

2.

PROBLEEMSTELLING

Lokale besturen staan voor een steeds grotere opdracht. Activering groeit uit tot een centraal thema binnen het lokaal beleid. De verwachting om inwoners met een (grote) afstand tot de arbeidsmarkt te ondersteunen, begeleiden en toeleiden, wordt steeds groter. De opdracht blijft echter complex: wetgeving verandert snel, samenwerking met partners vraagt een continu afgestemd beleid, en werkgeversbetrokkenheid wordt steeds crucialer in het ondersteunen van inwoners met een afstand tot de arbeidsmarkt.
De Vlaamse overheid gaf de lokale besturen een regierol op het vlak van sociale economie. In hun rol van regisseur ontwikkelden de lokale besturen een visie op hoe de sociale economie lokaal vorm moest krijgen. Ze stimuleerden en ondersteunden samenwerking binnen de sociale economie én tussen de sociale en reguliere economie. Om deze opdracht op te nemen konden lokale besturen samenwerken. Welzijnsvereniging KINA p.v. trad sinds 2014 op als regisseur sociale economie voor heel wat lokale besturen binnen haar werkingsgebied.
Op 1 januari 2026 veranderde de manier waarop lokale besturen middelen ontvangen voor het lokaal sociale economiebeleid. De oorspronkelijke subsidies voor de lokale regierol sociale economie en werk en de Aanvullende Lokale Diensten (ALD) worden omgezet naar een algemene, rechtstreekse financiering van de lokale besturen. KINA kan derhalve niet langer rechtstreeks een subsidie voor de regierol sociale economie en werk ontvangen en ook de werkingssubsidie ALD vervalt binnen de grote pot middelen voor de financiering van het lokaal sociale economiebeleid.
Vanaf 2026 worden de middelen voor de lokale regierol sociale economie en werk én voor de aanvullende lokale diensten (ALD) samengebracht in één structurele, algemene financiering van 17,3 miljoen euro. Deze structurele financiering is bedoeld om het lokaal sociale economiebeleid duurzaam te versterken.
Elke gemeente ontvangt vanaf 2026 jaarlijks het bedrag dat haar werd toegekend op basis van doelgroep- en omgevingsparameters, voor de volledige duur van de lokale legislatuur (2026–2030). De middelen worden automatisch en rechtstreeks uitbetaald via de algemene financiering, zonder bijkomende administratieve lasten. De financiering ondersteunt, versterkt en bouwt het lokaal sociale economiebeleid verder uit, waarbij het lokaal bestuur zelf beslist hoe de middelen worden ingezet in functie van de lokale noden en beleidsprioriteiten.
De verantwoordelijkheid van het lokaal sociale economiebeleid ligt bij elk individueel lokaal bestuur, maar door een klein gedeelte van de middelen te reserveren voor een bovenlokaal sociale economiebeleid kan KINA ondersteuning, expertise en regionale samenwerking bieden.  Op deze manier blijft KINA inspelen op de noden van de aangesloten lokale besturen.

3.

DOELSTELLINGEN

Deze samenwerking heeft tot doel dat KINA ondersteuning biedt bij het bovenlokale sociale economiebeleid van het lokaal bestuur Zandhoven. De stafmedewerkers van KINA zullen onder meer volgende taken opnemen, waarbij het lokaal bestuur de prioriteiten en tijdsinvestering bewaakt:

• Overleg en samenwerking: KINA wil een sterke en dynamische overlegstructuur uitbouwen die lokale besturen, partners en werkgevers in de regio verbindt. Dit gebeurt via een combinatie van inspiratiemomenten, thematische uitwisseling en beleidsafstemming.
• Expertise: Binnen deze pijler zorgen we ervoor dat lokale besturen steeds op de hoogte zijn van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving, subsidies en beleidsinitiatieven die relevant zijn voor sociale economie en werk. We volgen beleidsinformatie nauwgezet op en vertalen deze op een begrijpelijke en toegankelijke manier.
• Werkgeversbenadering: Een belangrijke uitdaging binnen het sociaaleconomisch beleid is het actief betrekken en motiveren van werkgevers bij het creëren van kansen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Werkgevers spelen een cruciale rol in het realiseren van inclusieve werkvloeren en het versterken van de sociale economie. Daarom ontwikkelen we gerichte instrumenten en organiseren we diverse activiteiten om werkgevers te informeren, te stimuleren en te ondersteunen.
• Flexibiliteit en bijsturing: We begrijpen dat de behoeften en prioriteiten van lokale besturen en hun partners in de loop van de tijd kunnen veranderen. Daarom is flexibiliteit een essentieel onderdeel van onze aanpak.

4.

METHODOLOGIE

Inzet van de expertise van de stafmedewerkers sociale economie van KINA p.v.:

• De medewerkers voeren de opdrachten uit die door het lokaal bestuur Zandhoven geformuleerd worden.
• Regelmatig overleg met de medewerkers van het lokaal bestuur Zandhoven teneinde bijkomende gegevens te verzamelen.
• De medewerkers van KINA trachten via proces- en termijnbewaking de vooropgestelde doelstellingen samen met het bestuur te realiseren. De eindverantwoordelijkheid voor de planning blijft steeds bij het lokaal bestuur.
• De activiteiten van de medewerkers worden op regelmatige basis teruggekoppeld aan het bestuur.

5.

BEHEERSASPECTEN

5.1.

OPVOLGING

KINA neemt geenszins de eindverantwoordelijkheid over van de lokale besturen betreffende de realisatie van de in dit projectplan omschreven doelstellingen.
De contactpersoon voor de uitvoering en opvolging van dit contract is (naam en functie):

• Sofie Pareit, diensthoofd mens en welzijn

Bij alle problemen die niet louter van inhoudelijke aard zijn (organisatorische, contractueel, personeel …), zal het lokaal bestuur rechtstreeks contact opnemen met de directeur dienstverlening of de algemeen directeur van KINA p.v. om dit te bespreken. Deze zaken worden niet besproken met de medewerker zelf.

5.2.

TIJD

Deze overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van één jaar, hierna werkjaar genoemd, waarbij de stafmedewerker sociale economie van KINA gedurende 2,5 dagen per week prestaties levert voor de betrokken 9 lokale besturen in het project (Brecht, Essen, Kalmthout, Ranst, Schelle, Schilde Wijnegem, Zandhoven, Zoersel).
Het werkjaar start telkens op 1 januari en wordt bij stilzwijgen automatisch voor eenzelfde termijn verlengd. Het eerste werkjaar neemt aanvang op 01/01/2026.
Ten laatste drie maanden voorafgaand aan het verstrijken van het werkjaar, stelt een partij die het project wil stopzetten de andere partij hiervan schriftelijk in kennis.
De effectieve tijdsinvestering in het project is sterk afhankelijk van:

• de doelstellingen (mate waarin het lokaal bestuur de uitwerking van het project beoogt);
• de intensiteit (mate waarin het lokaal bestuur eerder coaching dan wel een concrete uitwerking verwacht);
• de aanvangssituatie.

De taken en doelstellingen die in dit projectplan beschreven staan, zijn richtinggevend en dienen steeds bekeken te worden in het kader van het aantal begeleidingsuren waarop het lokaal bestuur beroep doet. KINA, noch de ingezette medewerker, nemen hierin de verantwoordelijkheid van het lokaal bestuur over m.b.t. het bereiken van de vooropgestelde doelstellingen en verplichtingen. De dienstverlening van KINA is ondersteunend en afhankelijk van de medewerking en beschikbare informatie verkregen van het lokaal bestuur.

Afwezigheid van de door KINA aangeduide medewerker schorst deze overeenkomst enkel indien na grondige navraag blijkt dat de andere medewerkers van KINA geen ruimte hebben in hun agenda (lopende projecten bij andere OCMW-leden en KINA p.v.) om de taken van de afwezige medewerker over te nemen. Desgevallend wordt een tariefvermindering toegepast volgens de modaliteiten vermeld in het schrijven van KINA aan de OCMW’s op 20/10/2022.

5.3.

PRESTATIES EN VERGOEDINGEN

De stafmedewerkers sociale economie presteren het in 5.2 omschreven aantal dagen per week voor de betrokken lokale besturen in het project (Brecht, Essen, Kalmthout, Ranst, Schelle, Schilde Wijnegem, Zandhoven, Zoersel).
De financiering van het project gebeurt op basis van een basisforfait van €13.521,5 per halve dag per week voor één jaar. Dit tarief wordt jaarlijks geïndexeerd door middel van een vergelijking van het indexcijfer van mei 2024 (gezondheidsindex basis=2013) met het indexcijfer van december van het voorgaande jaar. Bovendien worden er werkingsmiddelen voorzien voor het project en deze zijn geraamd op 8.125,74 euro voor 2026. De verdeling personeelskost en werkingsmiddelen zal jaarlijks geëvalueerd en eventueel bijgestuurd worden door de stuurgroep.
Om dit project te financieren zal elk lokaal bestuur dat deelneemt aan VONK, lokaal sociale economiebeleid van KINA, 25% van de middelen die zij ontvangt, doorstorten aan KINA.  Dit zorgt ervoor dat lokale besturen het grootste deel van het budget vrij kunnen inzetten, terwijl er tegelijk voldoende ruimte is om bovenlokale samenwerking, expertiseopbouw en gezamenlijke acties te organiseren. Deze 25% komt gemiddeld overeen met het bedrag dat de lokale besturen gezamenlijk investeerden via de vroegere subsidie voor de regierol.
Lokaal bestuur Zandhoven zal dus een bedrag van 6.932,49 euro (25% van het totale bedrag van 27.729,96 euro) overmaken aan KINA voor het lokaal sociale economiebeleid/VONK.
Indien het aantal deelnemende besturen tijdens de looptijd van het project daalt tot minder dan 8, behoudt KINA zich het recht om het forfaitair tarief proportioneel te herzien.
De KINA-medewerker noteert zijn prestaties en de gedane tijdsinvestering per dag in een overzicht dat op regelmatige basis aan het lokaal bestuur wordt bezorgd, zodat zij hieruit de vordering en tijdsinvestering kunnen afleiden. Eventuele opmerkingen worden binnen de week na ontvangst doorgegeven aan de directeur dienstverlening of de algemeen directeur van KINA p.v. De uren dienen het volledige werk van de medewerker(s) binnen deze opdracht te omvatten.

5.4.

ORGANISATIE

De medewerker zal de taken voor het lokaal bestuur Zandhoven ter plaatse bij KINA uitvoeren. KINA, als juridisch werkgever, coördineert de afspraken in verband met de infrastructuur, de werkplaatsen, de tewerkstellingsvoorwaarden en de dienstverleningsmodaliteiten van de medewerker, met dien verstande dat de lokale besturen ter plaatse kosteloos de nodige infrastructuur beschikbaar stelt voor de KINA-medewerker. Het lokaal bestuur kan toestemming geven aan de medewerker om de uren voor het bestuur elders te presteren.

5.4.1.

MIDDELEN

De KINA-medewerker krijgt binnen het lokaal bestuur tijdens zijn/haar aanwezigheid een bureel ter beschikking. KINA zorgt voor een draagbare PC. De materiële middelen (vb. print- en kopieermogelijkheid, papier, postzegels, klassement, documentatie, bureaumateriaal) worden kosteloos door het lokaal bestuur ter beschikking gesteld. De KINA-medewerker moet voor raadpleging en opzoekingswerk permanent gebruik kunnen maken van een internetverbinding.
De KINA-medewerker moet gebruik kunnen maken van alle informatie die nodig is voor de uitoefening van de functie. In geval specifieke software noodzakelijk is stelt het lokaal bestuur deze ter beschikking.

5.4.2.

PERSONEEL

In het kader van dit project wordt een stafmedewerker van KINA ingezet. Afhankelijk van de aard van de opdracht en de specialiteit van de KINA-medewerker kunnen sommige opdrachten door een collega worden uitgevoerd. In samenspraak met de lokale verantwoordelijke kan beroep gedaan worden op een lokale secretariaatsmedewerker voor administratieve ondersteuning.

5.4.3.

VERZEKERING

De taken die de KINA-medewerkers uitoefenen op de verschillende lokale besturen zijn verzekerd door de polis Burgerlijke Aansprakelijkheid van KINA p.v. Dit wil zeggen dat de individuele lokale besturen niets meer hoeven door te geven van activiteiten die ter plaatse worden uitgevoerd door de KINA-medewerkers. Op deze polis is er wel één uitzondering, namelijk dat de schade berokkend aan goederen van het plaatselijk bestuur die aan medewerkers worden toevertrouwd niet verzekerd is.

5.5.

INFORMATIE

• Verzamelen van de benodigde informatie:
• mondelinge toelichting;
• verslagen van overlegmomenten;
• kwantitatieve gegevens;
• mate en het gemak waarmee de medewerker de nodige informatie krijgt aangereikt of daarentegen zelf de informatieverzameling dient uit te voeren, zal een grote invloed hebben op de tijdsbesteding.
• Verstrekken van informatie moet gebeuren aan de volgende persoon:
• Sofie Pareit, diensthoofd mens en welzijn

5.6.

KWALITEIT

De ondersteuning door de KINA-stafmedewerkers moet het volgende bewerkstelligen:

• Het moet bijdragen tot de realisatie van doelstellingen geformuleerd onder punt 3.
• De deskundige inzet van de stafmedewerkers van KINA moet leiden tot een kwalitatieve invulling van de taken en opdrachten om de vooropgestelde doelstellingen te behalen.
• Dagelijks wordt er schriftelijk bijgehouden wat er die dag gepresteerd is.

5.7.

DEONTOLOGISCHE ASPECTEN

Van de plaatselijke besturen wordt de volle medewerking gevraagd, zodat onze KINA-medewerkers in alle neutraliteit en objectiviteit hun job kunnen uitoefenen en zich bijgevolg niet kunnen inlaten met interne aangelegenheden en problematieken.
Indien er op het plaatselijk bestuur verschillende medewerkers van KINA p.v. in verschillende projecten werkzaam zijn:

• gebeurt de communicatie per project rechtstreeks met de betrokken medewerker;
• gebeurt communicatie over mogelijke problemen en organisatorische vragen bij KINA p.v. -aangelegenheden in het algemeen rechtstreeks met KINA p.v. zelf, d.w.z. de directeur dienstverlening of de algemeen directeur.

Vragen i.v.m. de uurregeling, de projectovereenkomsten en het aantal uren worden ook gesteld aan KINA p.v. en niet aan de medewerker zelf.

5.8.

BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

Het lokaal bestuur stelt de KINA-medewerker op de hoogte van de interne werking omtrent de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens (AVG) en de verwachtingen in dit kader t.a.v. het OCMW.
De medewerker wordt onmiddellijk in kennis gesteld indien naar hun mening een handeling inbreuk oplevert op de AVG, het lokale informatieveiligheidsbeleid of op andere Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepalingen inzake gegevensbescherming.

5.8.1.

VERTROUWELIJKHEID

De KINA-medewerker zal zich ervan onthouden bedrijfsgeheimen in de zin van artikel I.17/1, 1° van het Wetboek van economisch recht, onrechtmatig te verkrijgen, te gebruiken of openbaar te maken.  De werknemer zal zich er ook van onthouden geheimen in verband met persoonlijke of vertrouwelijke aangelegenheden, waarvan hij in de uitoefening van het werk kennis kan hebben, bekend te maken.
Indien de KINA-medewerker een verzoek krijgt om persoonsgegevens ter beschikking te stellen door een daartoe bevoegde instantie overeenkomstig een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling, beoordeelt deze eerst of het verzoek bindend is en of hij/zij op grond van gedrags- en beroepsregels aan het verzoek moet voldoen. Als er geen strafrechtelijke of andere juridische belemmeringen zijn, dan stelt de medewerker het lokaal bestuur op de hoogte van dit verzoek, binnen een termijn dat het voor het lokaal bestuur mogelijk is om eventuele rechtsmiddelen tegen de verstrekking van de Persoonsgegevens in te stellen.
De KINA-medewerker verbindt er zich toe:

• zich alleen toegang te verschaffen tot persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de hem/haar toevertrouwde opdracht in het kader van de verwerking van persoonsgegevens;
• de persoonsgegevens voor geen ander doel aan te wenden dan nodig voor de uitoefening van de professionele taken
• persoonsgegevens waarvan hij/zij kennis heeft genomen in de uitoefening van het werk, alleen toe te vertrouwen aan anderen in de mate dat dit voor de uitvoering van zijn/haar opdracht voor de werkgever noodzakelijk is en op voorwaarde dat de persoon aan wie deze gegevens kenbaar worden gemaakt gemachtigd is er kennis van te nemen;
• de toegangscodes en/of wachtwoorden om zich toegang tot bepaalde persoonsgegevens te verschaffen niet kenbaar te maken.
• Een inbreuk op persoonsgegevens onmiddellijk te melden aan de verantwoordelijke of DPO van het lokale bestuur

De KINA-medewerker erkent het belang van deze verplichtingen tot vertrouwelijkheid en tot het naleven van de regels inzake de bescherming van persoonsgegevens conform de AVG, zowel ten aanzien van KINA als de besturen waar KINA mee samenwerkt.

5.9.

VROEGTIJDIGE BEËINDIGING VAN DE OPDRACHT EN SCHORSING VAN DE OPDRACHT

Indien de opdrachtgever na ondertekening van het contract de samenwerking wil stopzetten voordat de volledige uitvoering van het vastgelegde uurpakket gerealiseerd kon worden of buiten de in dit contract vastgestelde einddatum, is deze een vergoeding verschuldigd aan KINA p.v. ter compensatie van het gederfde inkomstenverlies.

• Indien gewerkt wordt met een jaarlijks forfaitbedrag:

De opdrachtgever is een vergoeding verschuldigd van 6,25% van het jaarlijkse forfaitbedrag voor elke maand waarvoor de prestaties niet konden uitgevoerd worden door de stopzetting van de samenwerking door de opdrachtgever. (6,25% = 1/12^e van het jaarbedrag aan 75%)

Welzijnsvereniging KINA p.v. – lokaal bestuur Zandhoven
Opdrachtgever: lokaal bestuur Zandhoven
Contactpersoon: Sofie Pareit, diensthoofd mens en welzijn
Projectverantwoordelijke: Welzijnsvereniging KINA p.v.

FUNCTIEBESCHRIJVING

financieel directeur

Naam van de functie:

Financieel directeur

Chef van de functie:

Gemeenteraad

Weddeschaal:

Decretale graad

Plaats in de organisatie:

De financieel directeur rapporteert aan de algemeen directeur, aan het college van burgemeester en schepenen, aan het vast bureau, aan de gemeenteraad en aan de raad voor maatschappelijk welzijn, al naargelang hun bevoegdheden..

Doel van de functie:

De financieel directeur is belast met de leiding (plannen, organiseren, opvolgen en coördineren) over de financiële activiteiten van de diensten van de gemeente en het OCMW en kijkt erop toe dat de financiële situatie van deze instellingen steeds correct wordt weergegeven. Verder staat hij/zij in voor de financiële analyse, advisering en de controle van het beleid en draagt hij/zij bij tot een effectief, efficiënt en zuinig bestuur..

INHOUD VAN DE FUNCTIE

Is, in overleg met het managementteam, verantwoordelijk voor de opmaak van de voorontwerpen van de beleidsrapporten en de opvolgingsrapportering van de gemeente en het OCMW. Voorts staat de financieel directeur ook in voor de financiële planning op lange termijn (meerjarenplan), middellange termijn (budgetten) en korte termijn (thesauriebeheer).

Staat in voor het voeren en afsluiten van de boekhouding en stelt, in overleg met het managementteam, de jaarrekening van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn op.

Staat in volle onafhankelijkheid in voor het debiteurenbeheer en in het bijzonder voor de invordering van de fiscale en niet-fiscale ontvangsten en het verlenen van kwijting.

Is verantwoordelijk voor de financiële analyses en stelt rapporten op om inzichten in financiële processen door te geven.

Stuurt het financieel management van de organisatie. Hij/zij staat in voor een correcte toepassing van de fiscale wetgeving en ziet toe op de wettelijkheid en regelmatigheid van de financiële verrichtingen..

Geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de eigen financiële dienst. Dit doet hij/zij met respect voor de regels van het personeelsbeleid. Hij/zij beschikt over een competent en gemotiveerd team dat de opdrachten en de doelstellingen van de financiële dienst kan realiseren.

Streeft een goed extern contact na. Dit doet hij/zij door een goede externe communicatie te onderhouden met de relevante personen en instanties en door de het OCMW en de gemeente te vertegenwoordigen.

Is mee verantwoordelijk voor het opzetten van interne financiële controlemechanismen en oefent zelf ook preventief bepaalde controletaken uit.

Verricht alle werkzaamheden die passen in het doel van de functie.

FUNCTIEPROFIEL

Kennis

Heeft een grondige kennis regelgeving financiën gemeente en OCMW

Heeft een grondige kennis beleids- en beheerscyclus gemeente en OCMW

Heeft een grondige kennis van lokale belastingen

Heeft een grondige kennis financieel management.

Heeft kennis van de basisregelgeving op het niveau van het bestuur (decreet lokaal bestuur, organieke wet van 8 juli 1976 betreffende OCMW’s, wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie, wetgeving openbaarheid van bestuur, wetgeving overheidsopdrachten, …)

Heeft een uitstekende mondeling en schriftelijk uitdrukkingsvermogen.

Kan medewerkers motiveren en weet een goede teamgeest op te bouwen.

Heeft een grote verantwoordelijkheidszin.

Kan nauwkeurig en ordelijk werken.

Kan de werkzaamheden efficiënt organiseren.

Kan vertrouwelijke gegevens op een discrete manier behandelen.

Is bereid om buiten de normale diensturen te presteren.

Is eerlijk en betrouwbaar.

Deze functiebeschrijving is niet limitatief en kan steeds worden aangepast aan de evolutie van de organisatorische behoeften en/of noodzaken.

BEOORDELINGSCRITERIA

A = van geen belang

1 = voldoet niet

B = van beperkt belang

2 = voldoet

C = van belang

3 = voldoet goed

D = essentieel

4 = voldoet ruim

5 = voldoet uitstekend

A

B

C

D

1

2

3

4

5

KWALITEIT

x

Fouten vermijden

x

Werk verzorgen

KWANTITEIT

x

Hoeveelheid werk

x

Kunnen werken onder tijdsdruk

AANPAK

x

Eigen werkplanning

x

(Probleem)situaties kunnen inschatten

x

Hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden

x

Gevolgen van acties kunnen inschatten

x

Creativiteit

x

Besluitvaardigheid

x

Initiatief nemen

COMMUNICATIEVE VAARDIGHEDEN

x

Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid

x

Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

x

Kennis kunnen overdragen

KLANTVRIENDELIJKHEID

x

Inzicht in vragen en behoeften van klanten

x

Klantvriendelijk reageren

HOUDING

x

Doorzettingsvermogen

x

Verantwoordelijkheidszin

x

Bereid zijn tot extra inzet

x

Gevoel voor dienstverlening

x

Respect voor interne regels

x

Anderen motiveren en overtuigen

x

Samenwerken met anderen

x

Met tact en souplesse optreden

LEIDINGGEVEN (ook informeel)

x

Voor anderen plannen en organiseren

x

Delegeren

x

Controleren

x

Medewerkers begeleiden en stimuleren

x

Met medewerkers overleggen en hen informeren

x

Vergaderingen leiden

KENNIS

x

Vakkennis

x

Kennis van gemeentelijke diensten

x

Hulpmiddelen kunnen gebruiken en bedienen

AANVULLENDE ASPECTEN

x

Beoordelen van eigen personeel

…

BENOEMINGSVOORWAARDEN

1. Bezit een diploma dat toegang geeft tot een A-niveau:  houder zijn van een masterdiploma, ofwel een diploma van het universitair onderwijs of een diploma van het hoger onderwijs van twee cycli dat gelijkgesteld werd met universitair onderwijs
2. Vertoont een gedrag dat in overeenstemming is met  de eisen van de functie waarvoor er gesolliciteerd is.
3. Geniet de burgerlijke en politieke rechten.
4. Bezit de Belgische nationaliteit.
5. Is medisch geschikt.
6. Voldoet aan de vereiste taalkennis.
7. Slaagt voor de selectieproef.

BEVORDERINGSVOORWAARDEN

1. titularis zijn van een graad van niveau A of B.
2. ten minste 2 jaar graadanciënniteit hebben in niveau A of ten minste 4 jaar graadanciënniteit in niveau B.
3. een gunstig evaluatieresultaat gekregen hebben voor de laatste periodieke evaluatie.
4. slagen voor de selectieproef

EXAMEN

PROGRAMMA

Het examen omvat 2 delen:

1. Schriftelijke proef (50 punten)

Een test (thuisopdracht of schriftelijke proef) die het financieel-economisch inzicht van de kandidaten toetst. Tijdens een concrete case krijg je meteen een beeld van de dagelijkse realiteit in jouw nieuwe rol. Zo kunnen we kijken hoe jij de rol zou invullen en hoe je bepaalde situaties zou aanpakken. 

2. Gesprek (50 punten)

De kandidaat wordt door de jury geëvalueerd inzake overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, de relevante ervaring, de motivatie en interesse in het werkterrein, de persoonlijkheid en de leidinggevende vaardigheden.

Om te slagen, moet de kandidaat op elk gedeelte, elke proef, onderdeel of subonderdeel van een proef ten minste 50% van punten behalen en in totaal ten minste 60% behalen op een geheel van 100 punten.

COMMISSIE

Het examen wordt afgenomen door een jury, samengesteld uit drie ambtenaren van minimaal niveau A(1), waarvan ten minste een derde niet tot het eigen gemeentepersoneel behoren en die kennis hebben van de problematiek van de gemeente.

Indien gewenst, kan één ambtenaar vervangen worden door een medewerker van hetzelfde niveau uit een privéorganisatie of een onderwijsinstelling, die vertrouwd is met of kennis heeft van de problematiek m.b.t. de inhoud van de te begeven functie.

BEOORDELAARS

Enige beoordelaar:

gemeenteraad