Notulen  OCMW-raad

Feiten en Overwegingen

De OCMW-raad,

Gelet op het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen.
Gelet op de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
Gelet op de wet van 15 januari 1990 betreffende de oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, in het bijzonder artikels 24, 25 en volgende.
Gelet op het koninklijk besluit van 12 augustus 1993, m.b.t. de organisatie van de informatieveiligheid bij de instellingen van sociale zekerheid, in het bijzonder artikels 2, 3 en 4 waarin onder meer bepaald wordt dat over de schriftelijke en gemotiveerde adviezen vanwege de informatieveiligheidsdienst uiterlijk binnen een termijn van 3 maanden beslist wordt, en latere wijzigingen.
Gelet op zijn beslissing van 9 juli 2008 betreffende de machtiging van KINA pv. om een informatieveiligheidsconsulent aan te stellen.
Gelet op de beslissing van het vast bureau van 20 december 2021 om de informatieveiligheidsconsulent van KINA p.v. tevens aan te stellen als data protection officer (DPO).
Gelet op de minimale normen inzake de veiligheid op het niveau van de instellingen die deel uitmaken van het netwerk van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid.
Gelet op de omzendbrief van de POD Maatschappelijke Integratie van 15 december 2008 waarbij de OCMW’s worden opgedragen om de regelmatigheid van het gebruik van de KSZ-toegang door zijn medewerkers op geregelde tijdstippen te controleren.
Gelet op de logcontrole uitgevoerd op 24 juni 2024 door Karen Verheyen, DPO, stafmedewerker informatieveiligheid KINA p.v..

Feiten en Overwegingen

De OCMW-raad,

Gelet op het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen.
Gelet op de Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW’s. en latere wijzigingen.
Gelet op de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen, in het bijzonder artikel 54, § 1 en 3.
Gelet op de wet van 12 januari 2007 betreffende de opvang van asielzoekers en andere categorieën van vreemdelingen, en latere wijzigingen, ook wel opvangwet genoemd.
Gelet op de modaliteiten betreffende de financiële tussenkomst van het Agentschap bepaald door het koninklijk besluit van 24 juli 2012 tot regeling van de terugbetaling door het Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers van de kosten van de materiële hulp door de openbare centra voor maatschappelijk welzijn toegekend aan een begunstigde van de opvang gehuisvest in een plaatselijk opvanginitiatief, zoals aangepast door het koninklijk besluit van 19 oktober 2023.
Gelet op de omzendbrieven aan de Lokale Opvanginitiatieven over de financiële tussenkomst, het beheer van de conventies en de opvangplaatsen, en over de samenwerking tussen de OCMW’s en het Federaal Agentschap voor de opvang van asielzoekers, hierna genoemd Fedasil.
Gelet op de overeenkomst met Fedasil van 6 januari 2003, betreffende de goedkeuring tot oprichting van een Lokaal Opvanginitiatief in Zandhoven, waarna op 24 januari 2003 fiat werd gegeven om hiermee effectief van start te gaan.
Gelet op de huidige plaatsenconfiguratie voor het Lokaal Opvanginitiatief in Zandhoven dat geldig is vanaf 2019, zoals vooropgesteld door Fedasil bij brief van 28 juni 2018 en 27 augustus 2018, met name 5 alleenstaande vrouwen en 2 alleenstaande mannen, waarvan kennis werd genomen door de OCMW-raad van 6 november 2018.
Gelet op de lopende conventies tussen het OCMW Zandhoven en Fedasil betreffende de materiële opvang van asielzoekers in het lokaal opvanginitiatief in Pulderbos (Rozenlaan 49 – 2242 Pulderbos) (5 alleenstaande vrouwen), en in Zandhoven (Liersebaan 50 – 2240 Zandhoven) (2 alleenstaande mannen).
Gelet op zijn beslissing van 17 september 2020 waarbij akkoord werd verleend om een projectvoorstel voor noodwoningen, in combinatie met 2 plaatsen voor het Lokaal Opvangintiatief, in te dienen bij het agentschap Wonen Vlaanderen, voor de aankoop, afbraak en bouw van een woning gelegen in Massenhoven (Liersebaan 153 - 2240 Massenhoven), ten kadaster gekend, sectie A, nummer 1027_A_0098_N_000_00 en waarbij het vast bureau gelast werd met de verdere samenstelling van het dossier.
Gelet op de beslissing van de Vlaamse regering, ons meegedeeld op 14 december 2020, betreffende de gunstige beoordeling van het ingediende projectvoorstel van Zandhoven en toekenning van een subsidie van 50% van de subsidieerbare kosten met een maximum van 225.020,13 euro.
Overwegende dat de bouwwerken van de woning in Massenhoven (Liersebaan 153 – 2240 Massenhoven) eind april 2024 werden voltooid – dat de gemeente in eigen beheer na voorlopige oplevering heeft gezorgd voor de afwerking binnen alsook de buitenaanleg – dat de woning vanaf eind juni 2024 gebruiksklaar is.
Gelet op de voorliggende overeenkomst met Fedasil voor de opvang van asielzoekers betreffende de materiële opvang van asielzoekers (2 alleenstaande mannen) in het lokaal opvanginitiatief in Massenhoven (Liersebaan 153 – 2240 Massenhoven), voor onbepaalde duur en ingaande op 25 juni 2024.

Overwegende dat het goedkeuren van een overeenkomst onder de bevoegdheid van de OCMW-raad valt;- dat door de snelle ingebruikname van de woning het vast bureau bij hoogdringendheid de overeenkomst heeft goedgekeurd alsmede besloten heeft tot opzegging van de 2 geconventioneerde LOI plaatsen in Zandhoven (Liersebaan 50 - 2240 Zandhoven);- dat dit niet kon wachten tot de eerstvolgende OCMW-raad van 19 september 2024.
Overwegende dat het vast bureau om voormelde reden op 24 juni 2024 bij hoogdringendheid de overeenkomst heeft goedgekeurd;- dat in deze beslissing opgenomen werd dat de beslissing ter bekrachtiging aan de eerstvolgende zitting van de OCMW-raad zou worden voorgelegd.
Overwegende dat met de inhoud van deze overeenkomst akkoord gegaan kan worden.
Overwegende dat OCMW Zandhoven bij het afsluiten van de overeenkomst vertegenwoordigd moet zijn;- dat het derhalve noodzakelijk is twee personen aan te stellen die bij de ondertekening van bedoelde overeenkomst OCMW Zandhoven zullen vertegenwoordigen en gerechtigd zijn dit contract rechtsgeldig te ondertekenen.
Overwegende dat met de creatie van deze plaatsen tegemoet wordt gekomen aan de vraag van Fedasil aan de OCMW’s om geschorste plaatsen zo snel mogelijk terug te openen en om nieuwe plaatsen te creëren aangezien het opvangnetwerk verzadigd is – dat wordt overgegaan tot de aanvraag van een premie in het kader van het impulsfonds.

Bij de bespreking van dit agendapunt, hoort de OCMW-raad tussenkomsten van:
- dhr. Vanslambrouck J., die het volgende verklaart: "Wij kunnen dit punt niet goedkeuren. Het praktisch belang hiervan voor onze gemeente is inderdaad beperkt, maar deze overeenkomst kadert in het algemeen asielbeleid. Dat beleid bestaat uit het steeds meer inrichten van nieuwe opvangplaatsen en uit het afleggen van verklaringen dat we de instroom moeten beperken door een overeenkomst op Europees niveau. Dat wordt telkens opnieuw verklaard. Vandaag nog in de Kamer door Nicole De Moor, staatssecretaris voor asiel en migratie. Het blijft bij verklaringen, terwijl men helemaal niet hoeft te wachten op Europa. Landen als Nederland, Zweden en Duitsland nemen wel degelijk maatregelen."
- dhr. Belmans W., die het volgende verklaart: "a) Twee technische opmerkingen:

• Er is voor de ontwerptekst van de overeenkomst een oud document opgediept, waarin Theo Francken nog genoemd wordt als staatssecretaris voor Asiel en Migratie
• Wij moeten hier vandaag een beslissing bekrachtigen van het Vast Bureau van 24 juni. Nochtans was er nog een gemeenteraad op 27 juni. Waarom werd die beslissing niet uitgesteld tot 27 juni? Of waarom werd op 27 juni die beslissing nog niet bekrachtigd?

b) Algemener:
In de ontwerptekst staat o.a.: “Overwegende dat met de creatie van deze plaatsen tegemoet wordt gekomen aan de vraag van Fedasil aan de OCMW’s om geschorste plaatsen zo snel mogelijk terug te openen en om nieuwe plaatsen te creëren aangezien het opvangnetwerk verzadigd is – dat wordt overgegaan tot de aanvraag van een premie in het kader van het impulsfonds.”
Er wordt hier geen enkele nieuwe plaats gecreëerd, alhoewel de vraag naar opvangplaatsen zeer groot is. Zandhoven breekt liever een woning af, dan ze ter beschikking te stellen voor de opvang van asielzoekers die op straat moeten slapen? Dat is voor mij onaanvaardbaar."
Nadat schepen Maes M. geantwoord heeft op de gestelde vragen, gaat de raad over tot de bespreking van het volgend punt van de dagorde.

Feiten en Overwegingen

De OCMW-raad,

Gelet op het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen, in het bijzonder artikel 78 , tweede lid, 10°.

Gelet op de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016 in het bijzonder artikelen 2, 6°, 43, § 1, tweede lid en 47.

Gelet op de principiële beslissing van de raad van bestuur van de dienstverlenende vereniging Cipal (verder Cipal dv genoemd) van 27 april 2023 tot gunning via een openbare procedure van de overheidsopdracht waarvan het voorwerp bestaat uit “Verwerving van ICT-infrastructuur en bijhorende dienstverlening ”.

Gelet op de opdrachtdocumenten goedgekeurd door de raad van bestuur van Cipal dv:

• het selectiedocument waar het stelt (punt 3.7): “Cipal dv zal in de zin van artikel 2, 6° van de Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht kunnen optreden als aankoopcentrale voor alle deelnemers in de dienstverlenende vereniging Cipal. Deze besturen zullen zich, net als hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, op de aankoopcentrale kunnen beroepen om een totaaloplossing in het kader van de te sluiten raamovereenkomst die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, af te nemen, zonder dat zij verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst.
  (…)
  Cipal dv zal in het kader van onderhavige opdracht tevens kunnen optreden als aankoopcentrale voor (zonder dat deze entiteiten verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst):
• Alle andere Vlaamse gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten;
• het bestek waar het stelt (punt 4.8): “Cipal dv oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelende toezicht op de uitvoering van de raamovereenkomst uit, terwijl de afnemer de leiding van en het toezicht op de levering van de door de afnemer geplaatste bestelling uitoefent.”
• Het bestek waar het stelt (punt 4.6): “Gezien de raamovereenkomst niet exclusief is, behoudt de opdrachtgever - net als elke andere afnemer - steeds de vrijheid om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren.”;

Gelet op de beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 20 juni 2024 waarbij voornoemde opdracht aan Dustin Belgium NV (Wingepark 5B - 3110 Rotselaar) werd gegund.

Overwegende dat het OCMW van de mogelijkheid tot afname van de raamovereenkomst via de opdrachtencentrale kan gebruik maken waardoor het krachtens artikel 47, § 2 van de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016 vrijgesteld is van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren.

Overwegende dat het aangewezen is dat het OCMW gebruik maakt van de opdrachtencentrale om volgende redenen:

• de in de raamovereenkomst voorziene ICT-infrastructuur voldoen aan de behoefte van het bestuur;
• het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en geld betekent;
• Cipal dv beschikt over knowhow en technische expertise inzake de aankoop van ICT-infrastructuur door aanbestedende overheden
• dat het OCMW niet verplicht is tot enige afname van de raamovereenkomst (geen afnameverplichting);
• dat de nodige budgetten beschikbaar zijn.

Feiten en Overwegingen

De OCMW-raad,

Gelet op het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 in het bijzonder artikel 263 dat stelt dat de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn bepalen wanneer hen een opvolgingsrapportering, met een stand van zaken van de uitvoering van het meerjarenplan, wordt voorgelegd;- dat er minstens voor het einde van het derde kwartaal een opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar voorgelegd wordt.

Gelet op het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 in het bijzonder artikel 171 §4 3° dat stelt dat de algemeen directeur in overleg met het managementteam voor de opmaak van het voorontwerp van de beleidsrapporten en de opvolgingsrapportering zorgt.

Gelet op het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 in het bijzonder artikel 176 dat stelt dat de financieel directeur onder functionele leiding van de algemeen directeur instaat voor het opstellen, in overleg met het managementteam, voor het voorontwerp van de beleidsrapporten en de opvolgingsrapportering.

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering over de beleids- en beheercyclus van de lokale besturen in het bijzonder artikel 29.

Overwegende dat sinds de invoering van BBC 2020 de verplichting opgelegd is om minstens éénmaal per jaar, in de loop van het derde kwartaal, aan de raad te rapporteren over de stand van zaken van de beleidsdoelstellingen over de eerste 6 maanden van het jaar, en dit zowel op inhoudelijk als financieel vlak;- dat zo alle raadsleden 3x per jaar een rapport krijgen over de beleidsdoelstellingen en de uitvoering hiervan, namelijk bij de jaarlijkse aanpassing van het meerjarenplan, bij de vaststelling van de jaarrekening en minstens bij één tussentijds opvolgingsrapport.

Overwegende dat de opvolgingsrapportering minstens de volgende elementen bevat:

• een stand van zaken van de prioritaire acties of actieplannen van het meerjarenplan
• een overzicht van de geraamde en de gerealiseerde ontvangsten en uitgaven voor het lopende jaar (schema J1 en T2)
• in voorkomend geval, de wijzigingen in de assumpties die gekozen werden bij de opmaak van het meerjarenplan of de aanpassing ervan
• in voorkomend geval, de wijzigingen in de financiële risico’s.

Feiten en Overwegingen

Gezien er tijdens de raadzitting van heden geen verdere opmerkingen worden gemaakt over de redactie van de notulen van de OCMW-raad van 27 juni 2024, overeenkomstig art. 32 van het decreet Lokaal Bestuur, zijn de notulen van bedoelde zitting, goedgekeurd.