Besluit  gemeenteraad

REGLEMENT INZAKE
HET ONTLENEN VAN DIVERSE MATERIALEN

1. Aanvraag tot gebruik

1.1 Enkel verenigingen of groepen met maatschappelijke zetel op het grondgebied van de gemeente Zandhoven kunnen materialen ontlenen.

1.2 Deze organisaties mogen de materialen uitzonderlijk ook ontlenen:

• wijken of gehuchten van de gemeente
• andere gemeentebesturen

1.3 De aanvraag voor het ontlenen van de materialen gebeurt bij het college van burgemeester en schepenen van de gemeente Zandhoven met het daartoe voorziene aanvraagformulier.

1.4 De aanvrager zoals gedefinieerd in artikel 1.1 en artikel 1.2 mag de aanvraag voor het ontlenen van de materialen ten vroegste zes maanden voor de dag waarop de materialen ontleend worden bij het college indienen. De gemeentelijke diensten en gemeentescholen mogen deze aanvraag eerder dan zes maanden op voorhand indienen.  

1.5 De aanvraag moet ten laatste één maand voor de dag waarop de materialen ontleend worden bij het college ingediend zijn. Gebeurt de aanvraag niet binnen deze termijn, dan moet de aanvrager de hoogdringendheid van zijn aanvraag aantonen.

1.6 Enkel het college van burgemeester en schepenen van Zandhoven is bevoegd om toelating te geven tot gebruik van de materialen. De burgemeester kan toelating geven in geval van hoogdringendheid. De aanvrager moet zelf aantonen dat het om een spoedgeval gaat.

1.7 Het college bezorgt de aanvrager een antwoord op zijn vraag. Hierin staat duidelijk vermeld of de ontlening werd toegestaan of niet.

1.8 Komen er meerdere aanvragen binnen om de materialen te ontlenen op eenzelfde datum of voor eenzelfde periode, dan is de volgende voorrangsregeling van toepassing:

1. Is er een aanvraag bij voor een festiviteit die door het gemeentebestuur zelf wordt georganiseerd, dan krijgt deze aanvraag absolute voorrang.
2. Is er een aanvraag bij voor een festiviteit die met de medewerking of de steun van het gemeentebestuur georganiseerd wordt, dan krijgt deze aanvraag voorrang.
3. Is er bij de aanvragen géén zoals bedoeld onder a) of b) hierboven, dan is de datum waarop de aanvraag door het gemeentebestuur ontvangen werd bepalend.

2. Plichten van de gebruikers

2.1 De materialen moeten in zijn oorspronkelijke staat behouden blijven. De materialen mogen enkel gebruikt worden voor het doel waarvoor ze ter beschikking werden gesteld.

2.2 Wanneer de periode van gebruik verstreken is, moet de huurder de materialen degelijk en volgens de regels van de kunst proper maken zodat deze door een volgende huurder opnieuw gebruikt kunnen worden.

2.3 Alle goederen dienen na gebruik terug op dezelfde plaats en in dezelfde staat als bij levering, verzameld te worden.

2.4 De schade die aangericht wordt aan de materialen door fout gebruik of door nalatigheden van de aanvrager worden tegen werkelijke kost doorgerekend.

2.5 Indien de materialen niet tijdig werden aangevraagd of er worden niet tijdig extra materialen aan de aanvraag toegevoegd, kan de aanvrager verplicht worden deze materialen zelf op te halen aan het gemeentemagazijn. De aanvrager is dan zelf verantwoordelijk voor het vervoer en de eventuele schade aan de materialen tijdens dit vervoer.

3. Stalling, vervoer en onderhoud materialen

3.1 Wanneer de materialen met waarborg door de huurder bij de technische dienst teruggebracht worden zullen ze gecontroleerd worden. Zijn de materialen in orde, dan wordt de waarborg op het opgegeven bankrekeningnummer teruggestort of in cash terugbetaald. Zijn de materialen niet in orde, dan houdt het gemeentebestuur de waarborg in.
 
3.2 Het gemeentebestuur staat in voor het normale onderhoud van de materialen. Bij eventuele betwistingen wordt het burgerlijk wetboek over huurovereenkomsten gevolgd.

3.3 De gemeente Zandhoven is verantwoordelijk voor het stallen van de materialen wanneer die niet verhuurd zijn.